Pマーク(ぴーまーく)
Pマークは、プライバシーマーク(以下Pマーク)の略称です。企業が個人情報の取り扱いに対する体制を適切に整備していることを、第三者によって認証されることで、Pマークが付与されます。Pマークを発行する機関は、Pマークを運営する「一般財団法人日本情報経済社会推進協会」です。企業がPマークを取得するためには、個人情報の保護に関して、Pマークが定めたマネジメントシステム の基準を満たす必要があります。この基準とは、JIS(日本産業規格)のひとつである「JIS Q 15001」に基づいて、Pマークが設定するものです。JIS Q 15001は個人情報の保護を目的とした規格です。個人情報の保護に関する法律の遵守や必要な資源の確保といった、企業が個人情報を安全に管理するための、マネジメントシステムへの要求事項が記されています。つまり、JIS Q 15001の求める個人情報保護の体制に則った指針をPマークがつくり、その指針に正しく沿った企業がPマークを与えられるということです。2005年に個人情報保護法が施行されたことで、個人情報に対する社会の関心が高まった結果、Pマークの知名度は向上しました。
昨今では個人情報を取り扱う場面は非常に多く、Pマーク取得企業の業種は「サービス業」「製造業」「通信業」「小売業」など多岐にわたります。2023年9月時点で、Pマークを取得している企業の数は17,000社以上です。Pマークを使用するメリットとして、個人情報の取り扱いについて、消費者や取引先企業から信用を得られる点があげられます。Pマーク取得の企業は、個人情報を一定の水準で管理することが証明されており、消費者の安心につながるためです。また社会的に情報セキュリティが重視されるなか、公共事業などの入札条件に、Pマーク取得があげられることもあります。そうした入札案件は年々増加の傾向がみられ、自治体などの官公庁との契約を考える企業にとっても、Pマークの取得は重要な課題です。
Pマークを取得するためには審査を通過する必要があります。まず企業がPマーク指定の審査機関へ申請したのち、機関が実施する審査を受ける手順です。Pマークの申請にあたっては、Pマークの要求事項を満たす個人情報保護マネジメントシステムの運用実績を求められます。実績は最低でも2ヶ月以上の運用が必要とされているので、前持った準備が必須です。審査は3つに分けて、「形式審査」「文書審査」「現地審査」があります。形式審査は申請資格があるか、申請書類に不備がないかを確かめるものです。提出書類の内容によっては、書類の修正や追加の提出が求められます。次の文書審査では、企業が提出した書類が、Pマークの要求する項目に沿って作られたものであるかどうかが確認されます。文書審査の結果として「不適合」とされた項目がある場合は、修正のうえで再提出が必要です。Pマーク審査の最終段階では、現地審査が実施されます。現地審査は、実際にPマーク指定の審査員によって、企業への立ち入りで行われる審査です。申請時にPマークへ提出された個人情報保護マネジメントシステムの運用実績と、実際の業務体制が合っているか、現場でのセキュリティ対策に問題がないか等、各項目に沿ってチェックが入ります。このPマークの現地審査の際に、口頭での業務に対する確認も行われます。業務で取り扱う個人情報に関して、取得方法や保管場所、廃棄の手順についてなど詳細をヒアリングします。さらに、Pマークの審査員が必ずチェックする項目のひとつとして、入退室管理の記録があります。
入退室管理とは個人情報を保管、または扱う対象である室内への出入りをいつ、どこに、だれが入ったのかという記録を取って管理することです。入退室管理の方法としては、ドアの前に監視カメラを設置することで出入りする人物の顔を映像として入退室管理する方法があります。来客がある場合の入退室管理として、来訪時に受付で時間・指名・目的を記入してもらうといった、紙による入退室管理もひとつの方法です。近年では、顔認証や指紋認証といった生体認証システムによって、個人を特定し入退室管理する方法が採用されているケースが増えています。人の身体の一部を鍵とした生体認証は、鍵の紛失や複製の心配がありません。入退室管理は、トラブルが発生した際の追跡調査のために必要不可欠です。入退室管理を記録しておくことで、いつ、だれがその部屋に入ったのか、無人の時間帯はいつからだったのかが明確になり、問題の早期解決に役立ちます。さらに、入退室管理を整備することで社員以外の人物による不正侵入の防止になり、セキュリティ強化につながります。
Pマークにおける入退室管理の項目では、「従業員の入退室管理」と「来客の入退室管理」が設定されています。従業員の入退室管理は事務所の最初の解錠と最後の施錠を、いつ、だれが行ったかを記録します。来客の入退室管理では、対象の個人情報取り扱いエリアに、いつ、だれが、なぜ入室したかの記録が必要な項目です。この2点は現地審査の際に必須で確認される項目のため、記録や運用方法の事前確認が不可欠といえます。
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