カギ舎がご提案する入退室管理システムとは

当社がご提案する入退室管理システムは、外部からの侵入を防ぐだけではなく、内部での入室管理、情報の持ち出しの防止など、優れた機能を低コストで導入することが可能です。

今までの入退室管理といえば受付やガードマンによるものであったといえるでしょう。しかし人手による入退室管理には限界があり、内部からの情報漏えいなどセキュリティを高めることは不可能で、しかもコストが高くなるというデメリットを感じずにはいられません。

では当社がご提案する入退室管理システムは、どのような特徴を持っているのかお伝えしましょう。

• 入退室管理システムの特徴

  入退室管理システムは、セキュリティを高めたい企業や事務所に最適な電子錠を活用したシステムで、とても効率的に入室管理・退室管理を行うことができます。

  入室管理においては、ICカードやスマートフォンなどを活用して施解錠させることができますから、利用する人に対してスペアキーを渡しておく必要はありません。そのためカギの紛失に対するリスクが軽減されることになりますし、カギの管理の手間もなくなります。

  ICカードやスマートフォンなどの登録や削除は、管理しているパソコンにおいて簡単にできますので、仮に紛失した場合においてもすぐに削除設定することが可能です。

  また企業の中には、企業内でのセキュリティを高めたいと考えていることも多いでしょう。例えば機密情報や個人情報など、うっかり漏えいしてしまうと大変なことになる情報を扱っている場合です。

  外部から侵入されることだけではなく、悪質なスタッフなどが情報を持ちだそうとするようなことも考えられるかもしれません。自宅に仕事を持ち帰り、自宅パソコンから情報漏えいしてしまうということも考えられます。

  入退室管理システムには、ICカードによって入室できる部屋とできない部屋を設定できる機能（アクセスレベル）や不正に入室した際には退室できないようにする機能（アンチパスバック）、二人同時に照合をしないと入室できない機能（ツーパーソンルール）などの優れた機能を有しています。

  それらの設定は離れた場所から遠隔操作を行うことも可能ですので、例えば東京本社から大阪支社の管理を行うことも可能となります。全国各地に支社や事務所がある場合においても一括で管理することができますから、会社全体のセキュリティを標準設定させることが可能で、コスト削減にも貢献できます。

  今まで入退室管理に悩まれていた内容を解決することができるのではないでしょうか。

• コスパに優れているシステム～ローカル運用でもクラウド運用でも

  当社がご提案している入退室管理システムは、コストパフォーマンスに優れています。社内で構築されているネットワークにシステムを接続することが可能となりましたので、新たにネットワークを構築する必要がなくなったのです。

  またこの入退室システムの場合、管理するためのサーバー構築が不要であるのはもちろんのこと、専用のソフトウェアも必要にはなりません。

  以前であれば会社の規模が大きかったり、支店や支社が多い場合であれば、入退室管理システムを導入するには莫大なコストが必要でした。

  しかしカードリーダー（電子錠）に設定に必要な情報はすべて記録されることになり、これらの管理をパソコンから設定を行うことができるようになったのです。カードリーダーをLANケーブルにおいて社内ネットワークに構築することができますので、とても手軽に導入することが可能なのです。

• 拡張性に優れているため柔軟なシステム構築が可能

  当社でおすすめしている入退室管理システムの場合、新たにサーバーなどのシステムを構築する必要がなく、自社のネットワークやクラウドを活用した運用ができます。

  そのためローコストで構築することが可能で、拡張性にも優れています。東京本社から大阪支社の入退室管理を行うことも可能なのです。

  今までの入退室管理システムの場合、従来からあるような電子錠となんら変わらないものやシステムが複雑で構築するためには莫大な費用が必要になってしまいました。

  従来からの一般的な入退室管理システムを活用した場合、情報管理が必要な部屋のみ電子錠を設置し、部屋を活用するものだけがICカードなどを所有することでセキュリティを強化することが可能になります。

  しかしこれでは入室を制限するだけであるため、徹底した情報管理システムであるとはいえません。入室さえしてしまえば、情報を容易に持ちだすことができるからです。

  しかも入退室の履歴が残られないために一般の電子錠となんら変わるものではなく、スタッフの所在確認もできません。

  また入退室の履歴を残せるものについては、専用のサーバーを構築する必要があり、管理用のソフトをインストールさせねばなりませんでした。

  このようなシステムを構築する場合、かなりの費用を費やすことになります。サーバー構築費用だけではなく、ソフトのライセンス更新時期にも費用が必要になります。

入退室管理システムにおすすめの活用方法

当社がおすすめしている入退室管理システムは、社内で構築されているLANなどのネットワークを活用することができますから、専用ソフトも管理用サーバーも必要になりません。

インターネットを活用して、多彩な機能を拡張させることもできますので、離れた場所の管理も容易です。

そのため導入する企業が増えており、個人情報や機密情報を多く扱っている企業からさらに導入が進んでいくでしょう。

どのような活用方法があるのか、一例をご紹介しましょう。

• 民泊やレンタルオフィス、シェアオフィスなどに

  非特定の人がたくさん活用する場所でセキュリティを強化したい場合においては、入退室管理システムを活用するととても利便性が高くなるといえます。

  民泊の場合であれば、利用するお客様は数日程度で入れ換わる可能性があり、その都度、鍵のやり取りを行うことは管理がたいへんで手間になってしまいます。

  入退室管理システムを活用する場合では、鍵のやり取りは事前に暗証番号を伝えておけば問題ありません。その暗証番号を期限付きにしておけば、期間が終了した際には入室できないようになりますので安全です。

  また民泊をいくつか運営している場合、一括で管理することが可能になります。所有するパソコンなどにおいて管理することができますから、離れた場所であっても手軽に鍵の管理を行うことが可能です。

  暗証番号は個別で管理することができますから、レンタルオフィスやシェアオフィスなどにおいても管理が簡単にできるようになります。

  利用時間がお客様によって違う場合においては、個別に入退室管理が設定できる仕組みになっています。設定された時間外では入室することができなくなります。

  また入退室履歴を閲覧することができますから、不正な時間に入室されていて退室されていないような場合においても確認することが可能です。

• マイナンバーなど個人情報を管理したい事務所に

  マイナンバーなど機密性の高い個人情報を管理したい企業や事務所の場合であれば、特定の部屋の入退室管理を行うだけでセキュリティを強化させることが可能です。

  特的の職員だけを入室可能にし、退室管理を行うことで内部情報の持ち出しを防ぎます。

  個人情報保護法やマイナンバー法が施行され、個人情報の取り扱いがより厳格化されています。

  そのため個人情報を多く取り扱う企業だけではなく、どの企業もマイナンバーを取り扱うことがあるために、セキュリティを強化したいと考えている企業や事務所が多くあります。

  新聞やテレビなどのメディアにおいて、情報漏洩の報道を見かけることは本当に多くなりました。それらの報道を見ていると、やはり情報管理の甘さを感じずにはいられません。

  入退室管理システムを導入すれば、外部からの侵入を防ぐだけではなく、職員の情報管理に対する意識も高めることが可能となるのです。

• 勤怠管理を手軽にしたい企業に

  入退室管理システムでは、入退室の履歴が閲覧することができますので、勤怠管理を容易にすることができます。

  今までタイムカードで勤怠管理を行っていた企業においては、データ管理することが可能となりますから、労務管理の職員の手間をかなり軽減させることが可能となります。

  今までにあったタイムカードの打刻忘れを失くすことができ、正確に勤務時間を把握することができるようになります。打刻忘れの修正対応にかかる時間も削減させることができますので、大幅に業務を減らすことができるでしょう。

  また残業時間を不正に申告しているようなケースもなくなり、過剰な休憩時間などを見つけることも容易になります。

  タイムカードを使って給与計算を行っていた企業にとっては、大幅に集計業務の削減になり、人件費削減にもつながるでしょう。

• 離れた場所にある拠点を一括管理したい場合に

  いくつかの拠点を有している中規模以上の企業様においては、入退室管理システムの導入はなかなか踏み切れない問題だったのではないでしょうか。

  当社でおすすめしている入退室管理システムの場合では、クラウドで管理することができますから、ひとつの拠点ですべての拠点の入退室管理や勤怠管理などが可能になります。

  例えば民泊を経営されていて、いくつかの拠点がある場合では、鍵の管理がとても簡単になります。

  また東京に本社を構えていて、地方都市などに支社がいくつかあるような場合においても、本社で一括して管理することができるようになります。

  拠点ごとに管理部門を置いておく必要がなくなりますので、無駄な人件費の削減にも繋がることが間違いありません。

入退室管理システムの優れたセキュリティ機能

当社がおすすめする入退室管理には、優れた機能が搭載されています。どのような機能があるのか、ご紹介いたしましょう。

• 紛失や盗難

  鍵を紛失したり盗難にあった場合には、すぐさまそのICカードや暗証番号を削除することができますので、不正に入室や解除されるリスクが低くなります。不特定多数の人が活用するような扉である場合、個人ごとに設定することができますから安心です。

• アクセスレベル

  ICカードや暗証番号ごとに、通行できる扉とできない扉を設定することが可能です。個人情報や機密情報を取り扱う部屋には、その担当となっているスタッフのみ入室できるといった設定が簡単にできます。

• アンチパスバック

  共連れであればICカードなどを持っていない人でも入室することができることが、入退室管理システムのデメリットでした。しかし入室できたとしても、退室にもICカードや暗証番号が必要することができますから、安易に入室することができなくなります。

• ツーパーソンルール

  1人では入室できないように設定することができ、2人のICカードや暗証番号を同時に照合しないと解錠させることができないようになります。この設定にしておけば、複数の職員でセキュリティの意識を高めることができますので、より効果的に情報管理をすることができるようになります。

• ルートチェック

  例えばAの部屋に入室するには、Bの扉からCの扉を通過しないと入室できない、といった設定をすることができます。勝手口などから侵入しようとしても、入室することができなくなります。特定のスタッフがいる部屋を通過しないと入室できないような設定ができるので、よりセキュリティが高まります。

• タイムスケジュール

  入退室できる時間を制限させることができます。例えばスタッフの少なくなる19時以降から8時まで特定の部屋への入退室を禁止するといった設定ができますので、情報管理が必要な部屋に無駄な侵入を防ぐことができます。情報を不正に持ち出しすることも難しくなります。

• 警備連動

  もしも不正に電子錠を解錠させようとした場合、自動的に警備会社に連絡が入るように設定することができます。入退室管理システムを導入していたとしても、警備員を配置しないのは不安な場合もあるでしょう。しかしこのように警備会社への連絡が行くのであれば、むしろ安心できるものになるのではないでしょうか。

• インターロック

  入室するに当たって、2重の扉になっているところがありますが、同時に開かないように設定することができます。中の様子を外側から見ることができなくなりますし、共連れなど不正入室を防ぐこともできます。

• 在・不在管理

  入退室にカードリーダーを設置し、個別に入退室管理を行えば、どの部屋に誰が何人いるのかを把握することができるようになります。企業においては、重要な部屋に関係者だけが入室しているのか確認することができますし、シェアオフィスなどに導入する場合においても、どれだけの人数が入室しているのかなどを確認することができます。

これから求められる入退室管理に

入退室管理システムのご相談はカギ舎へ