シェアオフィス　入退室管理

近年、時間や場所にとらわれない働き方が進んでおり、在宅ワークやサテライトオフィスが注目を集めています。なかでも職場へ出勤せずに仕事をするための場所として「シェアオフィス」の需要が急速に伸びています。利用者に選ばれるシェアオフィスとするためはセキュリティの強化や利便性などが重要になってきます。今回は、シェアオフィスの運営に必要な入退室管理システムを導入するメリットや認証方法、入退室管理システムの導入方法などについて解説します。

◎シェアオフィスとは

シェアオフィスとは複数の利用者がひとつの建物や部屋を共有する事務所のことで、企業や個人事業主など多種多様な業種で働く人が同じスペースで仕事をする場所です。近年は、感染症対策や働き方改革などの影響で在宅ワークを取り入れている企業が多くありますが、自宅では仕事ができない事情があったり、生産性が上がらなかったりなどの理由で会社でも自宅でもない第3の職場としてサテライトオフィスが注目されています。サテライトオフィスとは、仕事の拠点を会社の本拠地以外の場所に設置する小さなオフィスのことで、サテライト（衛星）のように散らばっているためそう呼ばれます。シェアオフィスは、あらたにオフィスを設置するための初期投資が不要で管理の手間がなく、すぐに事務所として利用することが可能なので、サテライトオフィスとして使うには最適です。シェアオフィス内にあるスペースは、レンタル個室、コワーキングスペース、共用スペース、会議室などがあり、バーチャルオフィスとしての要素をもつシェアオフィスもあります。レンタル個室は、特定の個室を専有して借りるタイプのスペースで、たいていは月額料金を支払う方式で契約します。通常の賃貸借契約で支払うべき敷金や礼金が不要な場合が多く、入居の期間も1か月単位など短くても可能なところが多いです。レンタル個室のメリットは、入居する際の費用が賃貸借契約と比較して安くすむこと、光熱費などの維持費が不要なこと、都心の一等地など通常は入居できないような場所に事務所をかまえることができるなどがあげられます。コワーキングスペースとは専用の個室を持たず、オープンなオフィススペースに並んでいるデスクから好きな場所を選んで使用するフリーアドレス制で、カフェのようなイメージです。その都度、好きな場所に座って仕事ができますので気分転換になり、仕事がはかどるという意見もあります。その他には実際にシェアオフィス内のスペースを使わずに、住所と電話番号を記載するためにシェアオフィスの住所を借りるバーチャルオフィスがあります。バーチャルオフィスには電話受付や郵便物保管などのサービスもありますので、事務所を持たない人にとっては大変便利です。また、バーチャルオフィスで取得した住所は、会社設立に必要な法人登記が可能です。自宅のマンションやアパートなど居住を目的とした賃貸物件の契約では、法人の利用が禁止されている場合が多くあるので、そのような場合に利用する人が多くいます。シェアオフィスにある貸し会議室は、利用者が打ち合わせや来客対応の際に使用することができるスペースで時間単位での予約が可能です。最近では、ズーム会議に対応した大きなモニターが設置された会議室や、動画撮影ができるように撮影用の機材が整ったスペースもあります。都心にあって駅から近いというアクセスのよさからシェアオフィスの会議室でセミナーなど集客するイベントを開催する企業も多くあります。その他には「ドロップイン」という、定額の契約ではなく使いたいときだけその都度コワーキングスペースを利用し料金を支払うネットカフェのような形式もあります。契約の必要がなく好きな時間に好きな場所で仕事ができますので、あちらこちらを移動して仕事をするスタイルのノマドワーカーにも多く利用されています。またシェアオフィスではそれぞれが仕事をするスペースと別に共用スペースがあり、他の利用者とコミュニケーションをとることができるのが魅力のひとつで、同業者や異業種の人とコミュニケーションをとり情報収集をすることが目的でシェアオフィスを利用する人もいるそうです。

◎入退室管理システムとは

入退室管理システムとは、その名のとおり入退室を管理するためのシステムです。入退室管理システムの目的は関係者以外の侵入や情報漏洩を防止してセキュリティを強化すること、入退室できる人物や時間などを制限しコントロールすること、「だれが」「いつ」「どこに」入室したかという入退室者の履歴を把握することなどです。入退室管理システムを設置したい場所にはまず認証装置を取り付けます。入退室管理システムの設置された場所へ入室するためにはＩＣカードや生体認証などの方法で認証される必要があり、認証された人物しか室内へ入ることができません。入退室管理システムの認証装置では部外者をブロックするだけではなく、特定の人物だけを認証したり限られた時間帯だけの入室を許可したりと制限をかけて入退室者をコントロールすることが可能です。また、入退室管理システムが設置された各入口のアクセス状況や使用ログを把握し管理することができるので、トラブルが起きたときの原因究明や従業員の勤怠管理などにも役立ちます。シェアオフィスでは、入退室管理システムによってシェアオフィスの会員であることが認証されると入室が許可され、シェアオフィス内に入ったあとも会議室や専有個室など特定のスペースを利用するためにはさらに認証が必要になるので、セキュリティ強化に役立つシステムです。入退室管理システムが設置されたシェアオフィスでは従来のように物理的に鍵を貸し出すことが不要になるため、鍵の管理や紛失のリスクがなくなります。また入退室管理システムがあることで鍵の貸し借りにおいてのスタッフの人的ミスがなくなりますのでシェアオフィスの利用者が入室できないなどのトラブルもありません。

◎シェアオフィスの入退室管理システムの認証方法

シェアオフィスで入退室管理システムが設置された扉には、電気錠または電子錠の取り付けが必要です。扉の施解錠は「ストライク」と呼ばれる金属を動かすことで鍵をかけたり開けたりしますが、電気錠および電子錠はこのストライクを手動ではなく電気の力で動かします。電気錠と電子錠の違いは「電気の供給方法」にあり、電気錠は電気配線から、電子錠は電池から電気が供給されています。入退室管理システムでは、ＩＣカードやスマートフォン、生体認証などにより認証されると、電気錠や電子錠に信号が伝わり解錠されるという仕組みです。ここでは、入退室管理システムで解錠させるための認証方法について説明します。

○ＩＣカード式

シェアオフィスの運営側が発行するＩＣカードを使って入退室管理システムで認証させる方法です。ＩＣカードを入退室管理システムの認証装置にかざし、ＩＣチップの情報とシェアオフィスの登録情報が合致すれば認証されシェアオフィスへ入れます。ＩＣカードとはシェアオフィスの利用者の情報が埋め込まれたＩＣチップを搭載したカードのことで従来の磁気カードと比較して情報量が多く安全性に優れており、入退室管理の認証手段とともに会員証としても使われます。シェアオフィス運営側が発行する入退室管理専用のＩＣカードの代わりにＩＣチップを使っている他のカードや携帯電話なども登録することが可能です。SuicaやPasmoなどの交通系ＩＣカード、WAON、nanaco、楽天Edyなどの電子マネーカード、おサイフケータイ機能のついた携帯電話なども入退室管理認証のためのＩＣカードの代わりに登録できます。シェアオフィスの利用者は自分の持ち物がそのままシェアオフィスの入退室管理システムで認証されるツールとなりますのでたくさんのカードを持ち歩く必要がなく便利です。シェアオフィスの運営側は、物理的な鍵の受け渡しが不要になり鍵管理や紛失のリスクがありません。入退室管理システムのＩＣカード情報の登録は簡単で、会員登録と同時に設定することができシェアオフィスの退会の際も抹消をするだけでよいので業務の効率化につながります。

○スマートフォン

スマートフォンにダウンロードした専用のアプリで入退室管理システムの認証をさせる方法です。スマートフォンを入退室管理システムの認証装置にかざし解錠させる場合と、アプリを操作して遠隔で解錠させる場合があります。利用者にとってスマートフォンはふだんから使いなれているため、入退室管理システムで簡単に操作をすることができ、専用のアプリを使えばシェアオフィスの予約やチェックイン、支払いまでを入退室管理システムを使って一括でおこなうこともできます。スマートフォンを使った入退室管理システムではＩＣカードを用意する必要がないので、シェアオフィスの運営側はコストがかからないというメリットがあります。

○指紋認証

シェアオフィスの利用者の指紋を登録しておき入退室管理システムで認証させる方法です。人間の体を使って入退室管理システムを認証させるという生体認証は、カードやスマートフォンのように紛失や盗難のリスクがないうえ、なりすましや偽造がしにくくセキュリティ効果が高いといえます。シェアオフィスを退会した際にはＩＣカードのように回収する必要がないため、短いサイクルで入れ替わりがあるシェアオフィスでは便利です。ただし乾燥や濡れ、肌荒れなど人によっては入退室管理システムの認証時に読み取りにくい場合もあります。指紋認証は、指紋の登録時や入退室管理システムの認証の際に接触する場合があるので、感染リスクなどを気にする利用者もいるかもしれません。

○顔認証

顔認証はシェアオフィスの利用者の顔を登録しておき入退室管理システムで認証させる方法です。撮影した顔画像から目や鼻、口の特徴、輪郭などを分析して入退室管理システムに登録しておきます。利用者が入退室管理システムの認証装置であるカメラに顔を写すことで、本人かどうかを判別させることができます。顔認証による入退室管理システムは、非接触で入退室管理システムの認証が可能なうえ、顔認証と同時に検温ができたり、マスクを非着用のときに警告メッセージを出したりするものがあるので、感染症防止対策にもなります。顔認証は指紋認証と同様に紛失や盗難のリスクがない入退室管理システムの認証方法ですが、マスクや深い帽子などを着用していると入退室管理システムによっては認証されにくいことがあります。

○ＱＲコード

シェアオフィスの運営側がＱＲコードを発行し、利用者は与えられたＱＲコードを使って入退室管理システムで認証させる方法です。入退室管理システムの認証装置でＱＲコードを読み込み、シェアオフィスに登録された会員であることの確認や、どのスペースを使うか、何時間使うかなどさまざまな情報を読み込みます。ＱＲコードはデータ容量が大きくたくさんの情報を登録できることが特徴で、スマートフォンのカメラ機能で読み取りができるので入退室管理システムの導入コストが抑えられることもメリットです。また入退室管理システムの認証手段以外にも、決済機能を持っているのでシェアオフィスの利用料の支払いが可能です。

◎シェアオフィスに入退室管理システムを導入するメリット

シェアオフィスに入退室管理システムを導入することによって、セキュリティ強化や業務の効率化、利用者の利便性などいろいろなメリットがあるので、順番に解説します。

○セキュリティ強化

多数の人物が利用するシェアオフィスでは、利用者が安心して仕事ができる環境を整備するためにセキュリティが何よりも重要視されます。入退室管理システムが設置されていれば、シェアオフィスに登録されている人物だけを入退室管理システムの認証装置によって認証し、権限がない人物の利用を制限することができますので部外者の侵入防止に役立ちセキュリティ強化につながります。また入退室管理システムがあることで、シェアオフィス内であっても専有契約をしてある個室やブースなどのプライベートなスペースには他の利用者が立ち入ることができないので、機密情報を扱うことの多いオフィス空間で情報漏洩を防ぐためには入退室管理システムが必要です。シェアオフィスを利用するためにはＩＣカードやスマートフォンなどによって入退室管理システムでの認証がされますが、会員が任意に定める暗証番号を組み合わせるなど多要素認証を取り入れればさらにセキュリティが強化された入退室管理システムとなります。またシェアオフィスの利用者が手荷物を安全に保管できるようＩＣカードやスマートフォンなどで開閉可能なスマートロッカーを導入しているシェアオフィスも多くあり、入退室管理システムがあることでより安心・安全に利用することができます。

○鍵管理の簡略化

入退室管理システムが設置されていない従来のシェアオフィスでは施錠が必要なスペースの数だけ鍵が必要で、キーボックスなどで鍵を管理していました。鍵の数が多いため紛失のリスクは高く、鍵管理も煩雑です。またシェアオフィス利用時には受付でチェックインをし、スタッフが鍵を引き渡し、利用後は返却してもらうという鍵の受け渡しは手間がかかりヒューマンエラーによる鍵の間違えなどというトラブルも起こりやすいといえるでしょう。しかし入退室管理システムを導入することでＩＣカードやスマートフォン、生体認証などによって入退室管理システムの認証がされますので物理的な鍵の受け渡しが不要となり、鍵の紛失や鍵の取り違えなどの防止に役立ちます。また運営側は鍵管理の労力が不要となり、利用者は鍵受け渡しの時間的ロスがなくなり利便性が高まります。

○入退室履歴の把握

入退室管理システムを導入することでシェアオフィスの利用者の入退室履歴を把握することができます。入退室管理システムではシェアオフィスのそれぞれの扉に認証装置を設置しており入退室の記録がとられているため、煩雑になりがちな複数のスペースの入退室管理や、リアルタイムでどのスペースを何人が利用しているかなどの利用状況を入退室管理システムの管理画面で確認することが可能です。利用状況が可視化できるので、会議室の貸し出しや当日のドロップインの受け入れなどの判断が容易になり、効率的な運営ができるようになります。また事故や情報漏洩、ウイルスの持ち込みなどトラブルが起こった際には入退室管理システムによって利用者を特定し、利用時間や利用場所などの情報をもとに追跡が可能です。

○業務の効率化

シェアオフィスは、月額固定料金のレンタル個室やコワーキングスペース、日額固定の日払いによる精算、利用した時間だけの都度払いなどスペースの種類や使い方によっていろいろな料金プランがあるのが特徴です。これら複雑な利用形態も入退室管理システムを設置すれば予約から入室、退室まで管理できるため延長時間も含めて正確な利用時間が入退室管理システムの管理画面上で一括管理できるようになります。また時間貸しの会議室や、コピー機・プリンターなどの有料の備品についても入退室管理システムによって利用のログが記録できるので各利用者に紐づけて管理が可能になり、都度払いやまとめて月払いなどの精算が可能です。シェアオフィスではスペースの滞在時間や備品の利用回数などが請求に直結するため正確な利用時間の把握ができることで請求業務の効率化に役立ちます。またシェアオフィスの利用者は月単位、週単位など期間を区切って契約をしている人も多く、それぞれの有効期間をアナログで管理することはミスも起こりやすく容易ではありません。しかし入退室管理システムには、有効期間の設定や定期的な更新、紛失時に即座に失効させる機能がありますのでシェアオフィスの管理運営がスムーズになります。

○コスト削減

シェアオフィスに入退室管理システムを導入することでコストの削減が期待できます。これまでシェアオフィス内の常駐スタッフでおこなっていた業務のうち、会員登録や利用予約、チェックイン、鍵の施解錠、退室処理、支払い業務などが入退室管理システムによって半自動化、自動化にすることが可能になるからです。シェアオフィス内のスタッフを無人化あるいは少数化にすることができるため入退室管理システム導入は人件費の削減につながります。さらに入退室管理システム導入でスタッフの無人化、少人数化が実現できればシェアオフィスの営業時間延長や24時間稼働も可能になりますので利用者の利便性が向上するといえるでしょう。また入退室管理システムがあるシェアオフィスは利用者のコスト削減にも役立ちます。通常、企業がオフィスを持つ場合は、物件の賃貸借やセキュリティ強化、ネットワークの構築、入退室管理システムの導入などたいへん費用がかかりますが入退室管理システムを設置しているシェアオフィスを利用することでこれらの経費が不要となり、大幅なコスト削減につながります。また光熱費や備品管理などが不要なので入退室管理システムが導入されたシェアオフィスはコストパフォーマンスに優れており、企業にとってもシェアオフィスを利用することは経費のスリム化につながるといえます。

○入退室管理システムによる従業員の勤怠管理

シェアオフィスを利用する企業は、入退室管理システムの管理画面で従業員の勤怠管理をすることが可能になります。入退室管理システムでは入退室のログをとることができますので、従業員それぞれの出勤時間と退社時間、勤務時間、勤務日数を把握でき、入退室管理のシステムによっては入退室記録をＣＳＶデータとしてダウンロードすることも可能です。入退室管理システムのデータを労務管理ソフトと連動させて、従業員の休暇の取得状況の確認やシフト調整などにも役立てることができます。また、複数のシェアオフィスをサテライトオフィスとして契約している企業は、入退室管理システムの管理画面でだれがどこのシェアオフィスに出勤しているかも把握できます。従業員が入退社する場合の処理も、入退室管理システムなら管理画面で登録や抹消は簡単です。

○利用率の把握

入退室管理システムを設置しているシェアオフィスでは、利用者は外部からでもその利用状況を確認することができます。利用者は自身のスマートフォンなどから入退室管理システムのアプリケーションを起動してシェアオフィスのコワーキングスペースなどの座席利用率を確認できますので、混雑している時間帯を避けて利用することができ感染症対策にも効果的です。

○プライバシーマーク、ＩＳＭＳの取得が可能

プライバシーマーク制度とは企業や団体などの事業者が個人情報保護の体制や運用の状況が適切であることを第三者の審査機関が審査する制度で、認定された事業者は事業活動のなかでプライバシーマークの使用を認められます。プライバシーマークを取得すると、個人情報の取り扱いを高いレベルでおこなっている信頼性の高い事業者であると認められたことになり、取引先や顧客の信用拡大につながります。官公庁の入札に必要であったりプライバシーマークをホームページや名刺などに使用してアピールしたり、などと事業者によって目的はさまざまですが、プライバシーマーク取得事業者の数は増加傾向です。プライバシーマークが国内事業者向けの日本産業規格であるのに対してＩＳＭＳは国際事業者向けの国際標準規格ですが、情報保護という観点では同じです。複数の企業が利用しているシェアオフィスに入居していてもプライバシーマークやＩＳＭＳを取得できるのかと心配される事業者が多くありますが、シェアオフィスでも入退室管理システムを設置してあればプライバシーマークやＩＳＭＳの取得は可能です。シェアオフィスであっても「入退室管理ログなど各種ログを提出する」「入退室管理ログの保管期間を定める」「情報の機密性等の観点からフロアの構成が問題のないことを確認するためにフロア図等を出す」「各エリアにおける入退室管理に関するポリシーを明確にする」などがクリアされていればプライバシーマークやＩＳＭＳの取得に問題はありません。シェアオフィスでは、入退室管理システムを導入し運用していることが他のシェアオフィスとの差別化になり、プライバシーマークやＩＳＭＳを必要とする企業の取り込みに役立つといえます。実際にシェアオフィスに入居している企業でのプライバシーマークやＩＳＭＳの取得件数は増加傾向にあるので、シェアオフィスの運営会社もそのような事業者を受け入れるために入退室管理システムを整える必要性があるといえます。

◎入退室管理システムの導入方法

シェアオフィスに入退室管理システムを導入するには、どのように設置していくかワークスペースを整理し、設計をおこないます。シェアオフィスへの出入口、レンタル個室、コワーキングスペース、会議室等入退室管理システムを設置すべき場所や認証方法は何を採用するかなどを決めていきます。たとえばシェアオフィスに入る入口は利用者全員共通のＩＣカードにし、よりセキュリティが重視されるレンタル個室は生体認証、その都度利用者が変わる貸し会議室は権限を与えやすいＱＲコードにするなど、それぞれのスペースのセキュリティレベルや利用状況に応じて決めるとよいでしょう。実際に入退室管理システムを設置するためには電気錠または電子錠を取り付けますが、電気錠と電子錠のどちらを採用するかによって施工期間や費用にも違いが出ます。電気錠を採用する場合は、安定した電気を供給させるため配線工事ができるかどうかの確認や、扉のハンドルとシリンダーの位置など電気錠を取り付けるための十分なスペースが扉自体にあるかなどの確認が必要です。そして電気錠を設置する場合、電気工事の資格を有する人間がいない鍵業者では工事ができませんので、有資格者のいる業者を選ぶようにしましょう。電子錠であれば配線工事も不要で取り付けが簡単なため、低予算・短い工期で入退室管理システムの導入は可能ですが、電池が切れたときに使えなくなるリスクや後付けした際の頑強さなどを考慮する必要があります。電子錠は両面テープなどで既存の扉のサムターン部分に上からかぶせるなどして取り付けることが可能です。扉に穴をあけたりビスを打ったりなどの工事が不要なので、簡単に取り付けることができ原状回復も容易ですが経年とともに外れやすくなるリスクもあります。電気錠、電子錠ともに特徴やメリット、デメリットがありますので、まずは専門の鍵業者に現地調査を依頼してみるとよいでしょう。シェアオフィスに入退室管理システムの導入を検討するにあたり、コスト面は大変気になるポイントだと思います。セキュリティレベルの高い生体認証のような認証方法を導入すると、ＩＣカードやスマートフォンなどの認証方法の入退室管理システムとくらべて高額な費用がかかります。さらに入退室管理システムの認証装置を設置する箇所が多ければ多いほどコストアップします。その他、入退室管理を入室側のみ必要なのか、入室・退室とも必要なのかでも費用は変わってくるので、セキュリティ強化だけが目的のスペースであれば入室側のみの設置、利用時間の把握や勤怠管理も目的とするスペースであれば入室・退室ともに入退室管理システムの設置をするなど場所ごとに変更してもよいでしょう。そしてシェアオフィスに入退室管理システムを導入するにあたり、導入予算のほかにも入退室管理システム設備の耐用年数を考慮し、ランニングコストを想定しておくことも必要です。入退室管理システム設備の耐用年数はシステムによって異なりますが、国税庁によると「扉の施解錠等を行うためのドア自動管理装置」の耐用年数は6年と回答されています。シェアオフィスに入退室管理システムを導入する際には、セキュリティレベルや利便性、コストなどさまざまな点から検討する必要がありますが、シェアオフィス内のそれぞれのスペースでの優先度を考えながら計画するとよいでしょう。

◎まとめ

シェアオフィスの運営に必要な入退室管理システムを導入するメリットや認証方法、入退室管理システムを導入することによって得られる利便性などを解説しました。入退室管理システムを導入することによって、セキュリティの強化や鍵管理のスマート化、勤怠管理などさまざまなメリットがあります。そして在宅ワークやサテライトオフィスなどの広がりによって、急速に需要が高まってきたシェアオフィスでは運営側の管理のしやすさはもちろんのこと、利用者が安心で快適に仕事ができる場所にすることがシェアオフィスの集客には重要です。カギ舎セキュスターズではそれぞれのシェアオフィスに最適な入退室管理システム導入についてのアドバイスやご提案をさせていただいております。ご相談、お見積もりは無料ですので、シェアオフィスへ入退室管理システムの導入をご検討されている方はお気軽にお問い合わせください。

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