シェアハウス　入退室管理

シェアハウスの運営には、セキュリティ対策や鍵の管理、入居者の利便性などがとても重要です。年齢や性別の違う複数の人間が共同で暮らすシェアハウスですが、入居者がまず気にするのはセキュリティ面ではないでしょうか。シェアハウスのセキュリティが低いと不安を感じる人もいるため、シェアハウスの管理はセキュリティ対策をしっかり行い、入居者に安心感を与えることが大切です。そこで、シェアハウスに入退室管理システムを導入することで、セキュリティ強化と利便性アップの実現が可能になり、管理者は鍵管理などシェアハウスの運営を簡単・効率的に行うことができます。入退室管理とはどのようなシステムなのか、入退室管理システムの認証方法やシェアハウスにおける入退室管理のメリット・デメリット、導入方法などについて解説します。

◎シェアハウスとは

シェアハウスとはひとり1室ずつ、あるいは複数人で1室ずつ居室を持ち、リビングやキッチン、トイレ、バスルームなどを共用スペースとして使用する賃貸住宅で、共用スペースで入居者同士が交流を楽しむことができる新しいタイプの共同住宅です。シェアハウスは、契約や設備管理などシェアハウスの運営をスムーズに進めるための不動産会社や管理会社などの運営事業者が介入していることが多く、入居希望者は自分でシェアメイトを探さなくても、一般的な賃貸住宅のように不動産会社で探すことができます。一般的な賃貸住宅と比べて家賃が安い、家具や家電などが最初からついていてコストがかからない、コミュニティを形成したいなどの理由から、若い世代を中心に近年人気を集めています。最近ではシェアハウスにコンセプトが設けられていることが多く、たとえば映画好きのために巨大スクリーンのあるシアタールームが設置されている、シングルマザーが対象でキッズルームが設置されている、ミュージシャンのために防音ルームがある、映像クリエイターのために動画編集機器が充実している、犬好きが集まって犬を飼える、などさまざまな特徴があります。特定のテーマにスポットを当てたシェアハウスは同じ趣味や境遇の人間が集まるので、シェアハウス内で情報交換をしたり自身の学びに役立てたりできます。

◎入退室管理システムとは

入退室管理システムとは、入退室者の情報を管理しコントロールするシステムで、部外者の侵入防止、入退室履歴の管理、情報漏洩防止、セキュリティ強化などを目的として出入口の扉に設置されます。入退室管理システムが設置された扉はロックされており、利用者がなかに入るためにはＩＤカードや暗証番号などで認証されなければ解錠されません。管理者は、入退室管理システムのアプリケーションを使って「だれが」「いつ」「どこに」入ったかの入退室の履歴を把握することができ、時間や場所を制限する入退室のコントロールや鍵の施解錠などの入退室管理をおこなうことができます。身近なところでは、駅の自動改札で使用するSuicaやPasmoなどの交通系ＩＣカードも、入退室管理システムのひとつです。リーダーがＩＣカードを読み込み、残高が足りないカードや定期の期限が切れているカードは通過できないようになっています。またカードを購入時に氏名などを登録していれば、「いつ」「だれが」「どこの改札を通ったか」が把握できます。このような入退室管理システムをシェアハウスに取り入れることによって、部外者の侵入をブロックすることや入居者の入退室履歴を把握することが可能になりセキュリティの強化へつながります。また、入退室管理システムのさまざまな認証方式によって、これまでのシリンダーキーよりも鍵の管理が簡単になるので、シェアハウスのように複数人で利用する形式の住宅に適しています。

◎入退室管理システムの認証方式

入退室管理システムが設置された扉は「電気錠」または「電子錠」によってロックされており、入居者は認証されないとなかに入ることができません。電気錠と電子錠はどちらも電力で動く鍵のことですが、電気錠は配線された電気で動くのに対し、電子錠は内蔵された電池によって作動します。電気錠は電気が安定して供給されますが取り付けの際は配線工事が必要です。電子錠は配線工事の必要はありませんが、電池が切れたときには交換する手間がかかります。ただし最近では、ＡＣアダプタに対応する電子錠もあり選択の幅は広がっています。入退室管理システムでは、施錠されている扉を利用者が何らかの方法で認証させることで電気錠または電子錠が解錠されます。電気錠・電子錠を解錠させるための入退室管理の認証方式にはいろいろな種類があります。

○非接触型ＩＣカード式

非接触型ＩＣカード式とは、シェアハウスの入居者の情報を書き込んだＩＣチップが埋め込まれたカードをカードリーダーにかざすことで内部の情報を読み取り入退室管理システムで認証させる方法です。書き込まれたデータが簡単に読み取られてしまっていた従来の磁気カードと比べるとＩＣカードは非常に安全性が高く、銀行のキャッシュカードやクレジットカードなどにも使われており広く普及しています。このＩＣカードには読み取り方が違う「接触型」と「非接触型」があり、接触型ＩＣカードは銀行のキャッシュカードのように直接カードをリーダーに差し込みます。入退室管理システムでは、カードリーダーにかざすだけの非接触型ＩＣカードが採用されていることが多く、感染症防止対策にも役立ちます。入退室管理システムでＩＣカードを使うメリットのひとつは、登録・抹消が簡単にできることです。シェアハウスの入居者が退去したときやカードを紛失したときなどに従来のように鍵交換をする必要がなく、管理画面ですぐにそのカードだけを抹消できるので不正利用の恐れがありません。入退室管理システムで新しくカードを発行したいときも同様に管理画面で入居者情報を登録するだけなので簡単で便利です。非接触型ＩＣカード式の認証方法では、カード以外にもＩＣチップが搭載されたものであればそれを鍵として登録することが可能なので、SuicaやPasmoなどの交通系ＩＣカードやWAON、nanaco、楽天Edyなどの電子マネーカード、おサイフケータイ機能のついた携帯電話をシェアハウスの鍵として登録できます。シェアハウスの管理者にとっては入退室管理用にカードを用意しなくてよいのでコストを抑えられ、シェアハウスの入居者にとってはふだん持ち歩くものを鍵として使用できるために、別に鍵を持つわずらわしさがなくたいへん便利です。

○暗証番号式

あらかじめ設定された暗証番号をテンキーに入力して入退室管理システムで認証させ解錠する方式です。暗証番号は簡単に変更することができますので、シェアハウスの入居者が退去したときや、第三者に暗証番号を知られてしまったときなどはすぐに変更ができ安心です。また暗証番号式では鍵を持ち歩く必要がないので入居者は持ち物が少なくなり、「鍵の紛失」というリスクもありません。うっかり鍵を持って出るのを忘れてオートロックを解錠できないなどの心配もなくなります。ただし暗証番号は管理が大切で、うっかり他人に教えてしまったり簡単に予測されるような番号にしてしまったりすると部外者に不正に侵入されてしまう恐れがありますので注意が必要です。とくにシェアハウスのように複数人で居住している場合は、友人など自分への訪問者に対して暗証番号を教えてしまうことが考えられるので、入居者へは他人に暗証番号を教えることのないよう言い渡しておくことが必要です。暗証番号式では個人を特定できませんので「だれが」「いつ」入ったかという履歴を把握することはできません。

○スマートフォン

シェアハウスの入居者のスマートフォンに専用のアプリをダウンロードしてもらい管理者が権限を与えるという入退室管理システムの認証方式です。シェアハウス入居者本人のスマートフォンを使うので、入退室管理システムの管理者がＩＣカードを用意して配布する必要がありません。導入費用が抑えることができ、入居者も持ち物が少なくてすむので利便性が高まります。スマートフォンで入退室管理システムを認証させるためには、シェアハウスの入居者がアプリをダウンロードしたスマートフォンをリーダーにかざす、スマートフォンを持ったまま扉に近づく、スマートフォンを持ったままリーダーをタッチする、スマートフォンのアプリを操作して解錠するなどとスマートフォンだけでもさまざまな解錠方法があります。入退室管理システムの管理者は管理画面で入居者ごとに入退室管理の有効期限や無効化なども簡単に設定することが可能なので、シェアハウスの退去時やスマートフォンの紛失の際は簡単に登録を削除することができます。

○指紋認証式

あらかじめシェアハウスの入居者の指紋を読み込んで、指紋の切れている点や分かれている点など細かい情報をデータとして入退室管理システムに登録します。シェアハウスの入居者は読み取り機に指紋をかざして照合させ、入退室管理システムで登録した指紋と合致すれば解錠する方式です。指紋認証式は、複製やなりすましなどが非常に困難で、カードやスマートフォンのように紛失のリスクがないためセキュリティの高い認証方式です。手ぶらで外出することができ、暗証番号を忘れる、カードを忘れるなどがないため入居者にとってはメリットが大きいといえます。指紋認証式は、世の中に同じものが存在しない指紋で認証させるので、セキュリティレベルは高いのですが、反面ケガや肌荒れなど皮膚の状態によっては認証されにくいことがあるなど精度が不安定な場合もあります。指紋認証式の入退室管理システムを導入する際のポイントは、感染症対策として指紋を読み取るために、リーダーに接触する必要のない非接触タイプを選ぶことです。

○顔認証式

あらかじめシェアハウスの入居者の顔を撮影して入退室管理システムに登録しておきます。顔認証式は顔の輪郭や目、鼻、口の位置など個人の顔の特徴を入退室管理システムで分析・登録しておき、シェアハウスの出入口に設置されたカメラによって本人かどうかを照合する認証方式です。顔認証式は認証速度が速く、歩きながらでも認証されるのでハンズフリーで入れることがメリットです。カメラによる検知なので荷物をたくさん持っていたり、子どもを抱っこしているときなどは便利な上、非接触なので衛生的です。最近ではマスクをしていても認証される顔認証システムもありますが、精度の低いものでは顔写真や画像によるなりすましができてしまったり、本人であっても認証されにくかったりなどしますので精度の高さには注意が必要です。

○ワンタイム暗証番号

シェアハウスへの清掃業者や工事業者、来客などの際に一時的に発行される1回限りの暗証番号です。共用スペースがあるシェアハウスでは清掃や修繕工事、備品の納品などで業者が出入りすることがありますが1回限りの暗証番号なので再利用をすることはできず、入退室管理システムの管理者がわざわざ鍵を開けに来て立ち会う必要がないので便利です。

○リモコン式

リモコンを使って入退室管理システムでの認証をさせる方式です。カードなどのようにリモコン本体に、個別にシェアハウスの入居者の情報を登録できますので、「だれが」「いつ」利用したかなどの入退室管理が可能です。入退室管理システムが設置された場所から離れていてもリモコンを使って解錠することができるので、認証に時間をかけずにスムーズになかに入ることができます。ただし、紛失や盗難などのリスクもあるので取り扱いには注意が必要です。

このように入退室管理システムにはさまざまな認証方式があります。よりセキュリティレベルを高めるためには、暗証番号とＩＣカードの組み合わせや、指紋認証とＩＣカードの組み合わせなどダブルで認証させることも可能です。どの認証方式を採用するかはシェアハウスの規模や求めているセキュリティレベル、予算などによって検討するとよいでしょう。

◎シェアハウスでは入退室管理が重要

シェアハウスで入退室管理が重要な理由のひとつは、シェアハウスの資産価値が上がることです。不審者が入ることができない防犯性や入退室をコントロールできるセキュリティの高さ、入退室管理システムによるさまざまな認証方式、共用スペースの使い方などの入居者にとっての利便性はシェアハウスの価値を高めます。近年シェアハウスは人気が出てきており、たくさんのシェアハウスがある中で入退室管理システムを導入することは他のシェアハウスとの差別化につながりますので、入居率の向上に期待できるといえるでしょう。

◎シェアハウスで入退室管理を導入するメリット

シェアハウスで入居者を満足させ、管理運営をスムーズにするための入退室管理を導入するメリットとしては「セキュリティ強化」「鍵管理の簡略化」「入退室履歴の把握」「入退室の制限」などがあります。

○セキュリティ強化

複数の人間が住むシェアハウスでは、セキュリティの高さがとても重要です。シェアハウスを利用している、あるいは利用したいと考えている人が持っているシェアハウスに対する不安材料のひとつは「セキュリティ」です。たとえば、ほかの入居者が勝手に合鍵を知人に渡してシェアハウスとは関係のない人間が自由に出入りしているかもしれない、過去の入居者が鍵を持ったままで今でも出入りしているかもしれない、誰かが玄関の鍵をかけ忘れて不審者がシェアハウス内に侵入するかもしれない、など複数人で鍵を扱うことに対する不安があります。また玄関だけではなく、居室の鍵がピッキングされやすい簡易錠だと、同じシェアハウスに入居している人が自分の居室に入ってくるのではないかという不安を持つ人もいると思います。シェアハウスのセキュリティに対してこのような不安を抱いて入居をためらっている人も多く、それは女性であればなおさらではないでしょうか。入退室管理システムを導入すると、セキュリティレベルの高い認証方式によって許可された人物以外はシェアハウス内に入ることはできず、扉は電気錠・電子錠によってオートロックとなるので、鍵のかけ忘れの心配もなくなります。居室や共用スペースでも入退室管理システムが設置されていれば、時間や人物などで入室を制限することができるので、侵入や盗難などの心配がありません。入退室管理システムには、その他にもいろいろな防犯上効果的な機能があります。侵入者が「破壊」など無理に力を加えた方法で解錠しようとするとそれを検知して警報音が鳴り相手を威嚇したり、室内側からの解錠を制限したりするなどです。室内側からの解錠を無効に設定しておくことで、空き巣の侵入の手口である郵便受けやドアスコープから器具を挿入しての不正解錠を防げます。日中などシェアハウス内に誰もいなくなる時間帯がある場合には設定しておくと安心です。また就寝時などは室外側からの解錠を無効に設定することも可能ですが、シェアハウスのように複数人で共同生活している住宅の場合は、家に入れなくなることがあるので、設定には注意が必要です。その他には入退室管理システムと消防設備を連動させることが可能なものがあり、火災時など警報が鳴ったときに入退室管理システムが設置されたすべての扉が自動的に解錠され避難することができたり、錠本体が〇〇度以上の温度を検知すると警報が鳴ったりなど火災感知器の役割を果たすものもありますので、入居者にとっては安心・安全な設備です。このように入退室管理システムはシェアハウスのセキュリティレベルを格段に上げることが可能です。

○鍵管理の簡略化

シェアハウスの管理者にとっては、鍵の管理はわずらわしく手間がかかるものです。通常は入居者が入れ替わった場合は、退去者から鍵を返してもらったり新しく鍵を交換して新入居者に鍵を渡したりなどと、退去者・入居者ともに物理的な鍵のやり取りがあるため管理に手間がかかります。また入居者が入居中に鍵を紛失した場合は、紛失した鍵での不正侵入を避けるために鍵を交換しなければなりません。居室についてはシェアハウスでは1人1室の「個室タイプ」と複数人で1室を使用する「ドミトリータイプ」がありますが、ドミトリータイプの場合は鍵の本数が増えるため、さらに管理が煩雑になります。入退室管理システムを導入すれば、このようなシェアハウスの管理者への鍵管理の負担を少なくすることが可能です。入退室管理システムの認証方式が暗証番号や生体認証であればそもそも物理的な鍵は不要なため鍵の受け渡しや交換などの必要がありません。ＩＣカードやスマートフォンを使った認証方式であれば、入退室管理システムへの登録や削除・制限などが管理画面で簡単にできるので、入退去や紛失の際もすぐに対応することが可能です。入退室管理システムを導入することで、シェアハウスの管理者がおこなう鍵の管理は飛躍的に楽になるでしょう。

○入退室履歴の把握

シェアハウスの入退室管理システムでは管理者が「だれが」「いつ」「どこに」入室したかの履歴を把握することができます。入退室管理システムではさまざまな認証方法がありますが、いずれもシェアハウスの入居者の情報が登録されているので、だれが、いつ入室したかが記録されています。これにより入居者の入退室の履歴が入退室管理システムの管理画面で閲覧できるので、万が一シェアハウス内で窃盗などの犯罪が起こったときなどに役立ちます。また長期間シェアハウスに出入りしていない入居者の存在がわかることで、無断での退去や賃料の未払いなどのトラブルを未然に防ぐ効果もあります。このように入退室管理システムで管理されていることで、犯罪の抑制にもつながるので入居者は安心して生活することができます。

○入退室の制限

シェアハウスに入退室管理システムを導入することで入退室の制限をすることが可能になります。入退室管理システムを導入すると、シェアハウスの居室ではその部屋の入居者しか入ることができず、共用スペースでも「倉庫はＡさんとＢさんだけ入れる」「備品庫はＣさんだけ入れる」などと制限することができます。シェアハウス内で生活するうえで清掃当番や備品当番など役割を決めている場合には、入退室管理システムによって担当者以外が入れないように設定することが可能です。入退室の制限も入退室管理システムの管理画面で簡単に変更できるので、たとえば週替わりや月替わりなどといった方法も可能です。またバスルームのように「全員で共用として使うけれども利用時は1人ずつ」のようなスペースに入退室管理システムを設置すると、入退室を制限できるので便利です。たとえば「お風呂に入りたいけどだれかが使っているとすぐに入れない」「他の人が待っているかもしれないから早く上がろう」「使っている途中で急に誰かが入ってきたらいやだな」などと考えることがあるでしょう。入退室管理システムを設置することによって、時間と人物を制限できるので、あらかじめそれぞれの入居者の利用時間を設定しておけば決められた時間はひとりでゆっくりと入浴することができ、他の利用者もイライラして待つことがなくなります。

◎シェアハウスで入退室管理を導入するデメリット

シェアハウスに入退室管理を導入するデメリットは、まず初期費用がかかるという点です。シェアハウスに入退室管理を導入するためには、電気錠または電子錠を出入口の数だけ設置しなければならず、ＩＣカードやリモコンキーを採用する場合は入居者の数だけそれらが必要となります。そして入退室管理のためのアプリケーションの導入やインターネット環境の整備などソフト面でも費用がかかる場合もあります。しかし、入退室管理システムを導入することでシェアハウスの資産価値が上がり、入居者の満足度や入居率にも好影響を与えることにつながるので、長期的に見れば入退室管理システムの導入はかかったコストを回収できるケースが多いです。シェアハウスで入退室管理システムを導入するもうひとつのデメリットは、エラー時の対策が必要ということです。一般的なシリンダーキーを使っているシェアハウスであれば、起こりうるトラブルといえば「鍵を失くした」や「鍵が壊れた」が主だと思います。管理者が鍵を持っていって開けてあげたり、鍵屋を手配して修理したりすればすむことです。しかし入退室管理でエラーが起きたときは、入退室管理システムの異常なのかカードやリモコンキーの異常なのかなど原因が何通りも考えられ、場合によっては入退室管理システムの会社に対応してもらわなければならないこともあります。エラーが起こった際の対処法について事前に確認して、入居者にも周知しておくことが必要です。

◎シェアハウスで入退室管理を導入するためには

シェアハウスで入退室管理を導入する際は、まずどの出入口を対象とするかを決めましょう。玄関だけ、玄関と居室、玄関と居室とその他共用スペースなど入退室管理の対象を決めたうえで、電気錠または電子錠が設置可能かどうかの確認が必要です。つづいて入退室管理での認証方法はどのタイプを採用するかを検討します。シェアハウスの規模や入退室管理システムを導入したい目的、シェアハウスの管理運営のしやすさなどから入退室管理の認証方法を決め、場所ごとに時間や人物を制限する必要があればそれも整理しておきます。だいたいの方向性が決まったら入退室管理システムの業者に現地調査を依頼して見積もりをしてもらいましょう。入退室管理システムの導入に際してもっとも気になる点はコストパフォーマンスではないでしょうか。入退室管理システム導入にかかる費用は機器の設置やアプリケーションの導入、利用料など入退室管理システムによって違いがありますので、入退室管理システムを導入する目的がセキュリティ強化なのか利便性なのか、希望の認証方法が何であるかなどを明確にして相談することでより正確な費用が見積もられます。シェアハウスに入退室管理システムを導入するための費用は高額になることもあるため、少しでもその費用を抑えたいと思われるかもしれませんが、入退室管理システム導入後のサポート体制がしっかり整っているかは必ず確認しておくようにしましょう。多少費用がかかっても入退室管理システムを導入する段階でのサポート体制や、入退室管理システム導入後の緊急時対応があるのかどうか、コールセンターがありトラブル時に迅速で丁寧な対応をしてくれるような入退室管理システムを選ぶことをおすすめします。入退室管理システム導入のための機器を設置した後は、認証方法によりますが入居者の情報を登録する作業にかかります。ＩＣカードやスマートフォン、生体認証などは事前の登録が必要です。管理画面で登録をおこなう場合、たとえば「ＩＣカード001番はＡさん」「ＩＣカード002はＢさん」などと、管理番号と個人を紐づけることになり、それによって個別に入退室のコントロールや履歴を把握することが可能になります。入退室管理システムを導入する際はシェアハウスの入居者に対して入退室管理システムについてしっかりと説明しておくことが重要です。入居者によっては入退室管理システムのセキュリティの高さを、「何か疑われているのでは？」と不快に感じたり、また使い慣れていない入退室管理システムの認証方法に不安を感じる人もいるかもしれません。入退室管理システムを導入する目的やセキュリティ強化によるメリット、認証方法などについてしっかりと説明し理解を求めたうえで、入居者が安心して利用できるシェアハウスにしましょう。

◎まとめ

シェアハウスにおいて入退室管理が重要な理由やその導入方法、メリットやデメリット、認証方式などについて解説しました。シェアハウスにおいては入居者の満足度を高めることが入居率アップのためには重要です。入退室管理システムを導入することでセキュリティは強化され、生活するうえでの利便性もシェアハウスの入居者にとっては魅力となります。多くのシェアハウスが存在するなかで他社との差別化のためにも、入退室管理システムの導入はおすすめです。また、管理者の方で現在シェアハウスの運営について鍵管理などのわずらわしさがあるのであれば入退室管理システムを導入することで問題を解決することができます。シェアハウスの利用者は安心・快適な生活を送ることができ、管理者にとっては管理運営が楽になる入退室管理システムの導入をぜひご検討ください。カギ舎では、入退室管理システムの導入に関するご相談を承っており、小さな疑問にもわかりやすく丁寧に説明をいたします。入退室管理システムのことはお気軽にカギ舎へお問い合わせください。

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