◎オフィス向け出入管理システムが求められる背景

オフィスの中には個人情報や重要な機密書類が数多く存在しますが、情報漏洩や不正侵入が一度でも起きてしまうと経済的な損失や顧客・取引先の信用を失うことになるため、情報セキュリティを守ることは重要な経営課題のひとつと言えます。一方でオフィスでは社員をはじめ、来客や業者、警備員などがそれぞれ必要な範囲をスムーズに移動できる必要があります。多くの人にカードを発行するため、異動や退職、紛失時の停止処理など即時に必要に応じた対応も求められますが、これらの一連の課題を解決してくれるのがオフィス向け出入管理システムです。オフィス向け出入管理システムとはMIWA社が製造する電気錠システムのひとつで、扉に取りつけたデバイスへ非接触ICカードなどの鍵をかざして電気錠を開錠する製品です。オフィスの利用を想定したオフィス向け出入管理システムであれば、上記の問題解決に加え、入退室の記録を残して閲覧ができるので、万が一の事故が発生したときの確認がスムーズです。またオフィス向け出入管理システムから出力する情報を人事担当者が勤怠管理に応用することもでき、通常の会社の業務管理にも適したものであると言えるでしょう。

◎オフィス向け出入管理システム『PicoA』

オフィス向け出入管理システム『PicoA(ピコア)』は2010年に次世代アクセスコントロールシステムとして発売された電気錠です。pico＋Access Control System＝“とても小さいアクセスコントロールシステム”という名称の由来の通り、オフィス向け出入管理システム『PicoA」のカードリーダーはとてもコンパクトです。オフィス向け出入管理システムの専用ソフトだと1物件あたり最大20ゲート、最大500IDを管理できます。そのためオフィス向け出入管理システムを建物内で以下のように使えます。

・例1：ビルテナントの出入口

事務所を借りるとき、テナントにとってビルのセキュリティへの配慮や入退館の管理方法は大切な判断要素となります。特に特定の部屋やフロアを借りるようなテナントにとっては同じ建物に他社関係者も出入りするため、ビル自体の管理体制がより重要な関心事となります。事業用賃貸物件の管理システムの種類は多くありますが、オフィス向け出入管理システムならMIWA社の従来のものより約半分の費用で設置できます。オフィス向け出入管理システムを出入口に設定すれば、受付や通用口が無人となる曜日や時間帯でもテナント社員やスタッフの出入館を記録可能です。

・例2：特定の部屋の扉

事務所では通常の情報や書類とは別に、より高いセキュリティレベルが求められるサーバーや重要書類を管理するときがあります。キャビネットや金庫にしまって鍵をかけることもありますが、重要契約書や人事関連文書など膨大な書類やサーバーなど保管対象が膨大になるときは、事務フロアと部屋を物理的に分けてオフィス向け出入管理システムを導入する方法が適切です。会社の内部扉にオフィス向け出入管理システムを設置すれば、警備員や一般社員の入退室制限はもちろん、入退室のたびに行き来した人と時間の記録を残すことができるため、万が一に備えられます。

◎オフィス向け出入管理システム『PicoA』の利用者側のメリット

電気錠を採用したオフィス向け出入管理システムは、多くの人が出入りする場所でも記録を残したい場所でも目的にあわせた活用ができます。以降ではオフィス向け出入管理システムの利用者にとってのメリットをご紹介します。

・小型だから見た目がすっきり

これまでの出入管理システムは、電気錠、電気錠制御盤、カードリーダーなどのデバイスが独立しているため、設置場所をそれぞれ確保する必要がありました。しかしオフィス向け出入管理システムはカードリーダーの中に電気錠、電気錠制御盤などが集約しているため、設置場所も配線も少なくて済みます。しかもオフィス向け出入管理システムのカードリーダーは幅5cm、高さ12cm（室外側寸法）の小さなデバイスで見た目もすっきりしています。電気錠をMIWA社のインテリジェント本締電気錠IEDMにすることで、設置が必要な機器をさらに減らせます。

・通行者の利便性が良い

壁や袖パネルにカードリーダーがある製品では、例えば通行証をネックストラップにかけているときは、扉の前に立ちながら通行証をわざわざ伸ばしてかざす必要がありました。しかしオフィス向け出入管理システムはカードリーダーが扉に設置するため、よりスムーズな通行を実現します。また電気錠の開錠にはFeliCa®やMIFARE®、おサイフケータイ®を使用できますが、これらの製品は交通機関の自動改札機に使われている程読み取り速度が速いため、待ち時間なく開けられるので快適です。

◎オフィス向け出入管理システム『PicoA』の管理者側のメリット

施設の経営者・管理者は、社員の入社・異動・退職のタイミングに合わせて都度カードの設定をしなければなりません。また入退室の記録を定期的にチェックし、万が一に備えて一定期間保管が求められます。ここではオフィス向け出入管理システムの管理者にとってのメリットをご紹介します。

・導入費用が従来の半分

従来の製品は電気錠、電気錠制御盤などの本体機器費と施工費用がそれぞれ発生していました。しかしオフィス向け出入管理システムはMIWA社の従来と比較して、導入費用を約半分に削減できました。さらにお客様がFeliCa®、MIFARE®、おサイフケータイ®を既に現在使っているようでしたら、カードを新たに購入する必要がなくカードの購入費用もかかりません。

・社員が簡単にカード登録・抹消可能

社員の人事異動に伴うカードの発行や抹消は適時適切に行いたいものです。オフィス向け出入管理システム用の専用ソフトウェアを使えば、Windowsが搭載されたお持ちのパソコンにPaSoRiをつけることで社員がカードデータの登録・抹消ができます。

・利用者名簿を一括管理可能

オフィス向け出入管理システム用のソフトウェアには一括管理機能があるので、新入社員の入社やフロア移転などまとまった異動の際も便利です。

・最大5,000件の履歴を保存

オフィス向け出入管理システム用のカードリーダーには最大5,000件の履歴を保存できます。市販のUSBメモリを室内側の端末に差し込むことで、データのアップロードやダウンロードも簡単にできます。またソフトウェアから出力できるCSVファイルを使えば、入退館情報を取得したり労働時間の実態把握に使ったりと、応用した使い方ができます。

・両面リーダータイプも選択可能

室外のカード照合だけでなく、室内側からもカード照合が必要となる両面タイプのオフィス向け出入管理システムも採用可能です。退室時のカード照合を追加してより厳格な認証を行い、入室・退室の時間を残すことができるため、サーバー室や重要情報を管理する部屋に適しています。

◎まとめ

電気錠に必要なデバイスをひとつの端末にまとめたオフィス向け出入管理システムなら、スペースの省力化や見た目のきれいさ、導入費用削減が実現できます。またオフィス向け出入管理システムはオフィスでの利用に特化した電気錠システムのため、権限や履歴の管理に向いており管理者の手間も抑えることができます。オフィス向け出入管理システムをはじめ電気錠の導入なら、扉や鍵など幅広い専門知識を持つカギ舎セキュスターズ株式会社へお問い合わせください。