入退室管理　勤怠管理

従業員の勤怠管理に関して、「従業員の数が増えて勤怠管理が大変になってきた」「営業所や出張所など拠点がたくさんあるのでまとめて管理したい」「タイムカードの実績をデータ化したい」など、さまざまな悩みを抱えている労務担当者は多いのではないでしょうか。また2019年より施行された働き方改革関連法により労働安全衛生法も改正されたため、従業員の労働時間の把握が義務化されました。労働安全衛生法の改正によって、これまでよりいっそう適切な勤怠管理が企業には求められています。適切な勤怠管理をするためにはオフィスへの入退室管理システムの採用が非常に効果的です。ここでは適切に勤怠管理をおこなうための入退室管理についての説明や、勤怠管理の必要性、勤怠管理に連動させる入退室管理、勤怠管理におすすめの入退室管理システム「Smart IC Lock」についてご紹介します。

◎入退室管理とは

入退室管理システムとは、入退室できる人物を制限したり曜日や時間ごとで入室を制限したりなど、従業員や職員の出入りを管理します。入退室管理システムは、入退室のコントロールだけではなく、個人情報保護の観点や勤怠管理システムへの連携などの目的でも活用されており、オフィスや工場、病院、施設、学校など、複数の人物が出入りするさまざまな場所で多く採用されています。入退室管理システムを活用してできる主なことは「部外者の侵入防止」「持ち出し防止」「従業員の勤怠管理」などがあげられます。入退室管理システムでは、認証装置を使って人の出入りを制限することが可能なため、入室の権限を持たない部外者の侵入を防ぎ、施設内に出入りする自社の従業員や取引先、委託清掃員などさまざまな人に個別に権限を与えて入退室管理が可能となっています。また、部外者の侵入防止に加えて、機密情報や重要物などの持ち出しを防ぐ役割も入退室管理システムは担っています。入退室管理システムは同じオフィス内であってもデータ管理室や倉庫などのように特定の人物だけが使用する場所をエリアごとに区切って、入室できる人物や時間を制限しコントロールできるので、機密情報や危険物・重要物などの持ち出しを防止し、徹底した安全管理を実現できます。また、入退室管理システムは「いつ」「だれが」「どこに」入室したかを記録しているので、専用ソフトで入退室状況のログを閲覧したり、エクセルデータに変換した入退室の履歴を勤怠管理に用いたりすることが可能です。入退室管理システムを取り入れる前には、まず「どこを入退室管理するのか」場所を決め、「電気錠」または「電子錠」を取り付け、次に時間や曜日、入室を許可する人物等「どのように入退室管理をするのか」の運用ルールを決定します。入退室管理システムを採用するために取り付ける電気錠または電子錠ですが、いろいろな認証方式から選ぶことができます。入退室管理をするためにどの認証方式を採用するかの判断も、入退室管理システムを取り付けたい箇所の必要なセキュリティレベルや、利用者の利便性などを考慮して検討することが重要です。

◎電気錠、電子錠の特長

次に、入退室管理システムに設置する「電気錠」「電子錠」について詳しく解説します。

○電気錠とは

電気錠とは入退室管理システムに必要で、施解錠を遠隔で操作するために電気を動力として動く鍵のことです。入退室管理システムが取り付けられた扉を施解錠するためには扉についている「デッドボルト」と呼ばれるカンヌキを「サムターン」というつまみまたはシリンダーキーで回しますが、電気錠ではこのデッドボルトを電気的に動かします。電気錠は電気錠本体と制御盤、操作器の組み合わせで動作しており、電気錠の取り付けには配線工事が必要です。配線によって電力が供給されているため電池交換の必要もなく、入退室管理システムはつねに安定して動作しますが、配線工事ができる鍵業者が限られることや災害などで停電が起きた場合は入退室管理システムが操作できない場合があること、水気には弱いことなどのデメリットもあります。

○電子錠とは

電子錠とは入退室管理システムに必要で電気錠と同じように電力で動く鍵のことですが、電気錠が電気配線による電力を動力にしているのに対し、電子錠は電池によって動いています。電池を使用しているため電池切れの際は交換の必要がありますが、ほとんどの電子錠は電池が切れる前に電池残量をお知らせしてくれる機能があるので、突然の電池切れで入退室管理システムが停止してしまうことはほぼありません。電気配線を利用しないため災害などで停電が起こった場合も入退室管理システムは影響なく動作します。また電気錠のように配線工事の必要がなく取り付けも簡単なため原状回復も容易です。

○オートロックと多彩な認証方法

電気錠または電子錠を設置した箇所は、オートロックという自動的に鍵がかかる機能で施錠され、入退室管理システムの認証装置で認証されなければ入室することができません。その認証装置で使用される認証方法は多彩で、決められた数字をテンキーに打ち込んで解錠させる暗証番号式や、ＩＣカードをカードリーダーにかざして解錠させる非接触型ＩＣカード式、指紋認証や顔認証などの生体認証式などがあります。暗証番号式はテンキーに表示された番号をタッチして認証させるものですが、番号を忘れると解錠できないリスクがあります。指紋認証や顔認証といった生体認証は、指紋や顔が人それぞれ異なっているためセキュリティ性はとても高いのですが、皮膚の状態によっては認証されにくかったり、マスクや防止などを着用していると認証の精度が落ちたりする可能性もあります。電気錠や電子錠の認証方式のなかでも、暗証番号式や生体認証式は物理的な鍵を持ち歩く必要がないため、鍵の紛失や盗難のリスクがないところが大きな利点といえます。非接触型ＩＣカード式は、カードを持ち歩く必要があるものの、万が一カードを紛失した場合には入退室管理システムの管理画面で、紛失したカードだけの削除がすぐにできるので安心です。またＩＣカード式は、SuicaやPASMOなどの交通系ＩＣカードや、楽天Edyやnanaco、WAONなどの電子マネーカードなどを電気錠、電子錠で認証させるＩＣカードとして登録することができます。入退室管理システムのために新しくカードを用意するためのコストが抑えられ、利用者はふだんから使っているカードがそのまま入退室管理システムで使えるため利便性が高まります。どの認証方式を採用しても、入退室管理システムを設置している箇所はオートロック機能で常時施錠状態にすることが可能で、認証システムで認証されない部外者は侵入できないため、非常にセキュリティ面に優れているといえます。

○鍵管理の簡略化

通常のシリンダーキーの場合は、扉が複数あったり従業員の数が多かったりするとそれだけ鍵の本数が増え鍵管理の労力は大変なものですが、電気錠、電子錠を設置し入退室管理をおこなえばシリンダーキーが不要になります。入退室管理システムの利用者の登録や削除、変更だけを管理画面でおこなうだけでよく、鍵管理が簡略化できるうえに鍵の紛失や盗難といったリスクもなくなります。

○入退室履歴の把握や勤怠管理に活用できる

入退室管理システムに電気錠、電子錠を使用すると入退室履歴の把握が可能になります。ＩＣカードや生体認証などで入退室管理をすると、入退室の履歴が記録・保存されるので、誰がいつどこに入室したかを把握して一覧で閲覧することが可能です。またそれぞれの従業員の1日の最初の入室時刻や最後の退室時刻が記録されるので、企業での勤怠管理にも役立ちます。

◎勤怠管理の必要性

2019年に施行された働き方改革関連法により、労働安全衛生法も改正されました。厚生労働省の発表では「健康管理の観点から、裁量労働制が適用される人や管理監督者も含め、すべての人の労働時間の状況が客観的な方法その他適切な方法で把握されるよう法律で義務づける。」とあります。勤怠管理はこれまでのような手書きの出勤簿や自己申告だけでは「客観的な方法で把握」することにならず、企業は勤怠管理の方法を改めざるを得なくなっています。またパート、アルバイト、管理職等、雇用形態や役職などにかかわらず、基本的にはすべての労働者の労働時間の把握が必要です。この労働安全衛生法の改正で企業がおこなわなくてはならないことは、まずは従業員の労働時間を客観的な方法で把握して勤怠管理をすることです。これまでの勤怠管理で出勤簿を押印だけですませていたり、月報でまとめていたりなど簡略的だったものを、タイムカードによる記録やパソコンなど電子機器の使用時間の記録などに変更して勤怠管理をしなければなりません。また労働安全衛生法の改正によって残業時間の上限が決められ、原則として月に45時間、年間で360時間と定められていますので、上限を超えた時間外勤務を発生させないように企業は従業員の勤怠管理をして時間外勤務時間を把握しておく必要があります。このときの時間外勤務時間とは毎日の残業時間だけではなく、休日出勤日の勤務時間もそっくりカウントされますので勤怠管理に注意が必要です。企業は従業員が何時から何時まで労働し、出勤日数は何日かなどを正確に把握して、定められた時間を超過しないように適切に勤怠管理をしなければならなくなっています。勤務時間の超過以外には、企業は有給休暇を年に5日以上とらせることも義務付けられました。これは雇用形態が正社員であってもパートであっても同様で、年に10日以上の有給休暇が付与される人が対象です。確実に5日間の有給休暇を消化させるためには1年間で有給休暇を何日使ったかの把握を従業員任せにするのではなく、企業が勤怠管理をして把握することが重要です。このように労働安全衛生法の改正によって、企業にはこれまで以上に適切な勤怠管理が求められています。

◎入退室管理システムと連携した勤怠管理

入退室の時間や場所が記録される入退室管理システムと勤怠管理機能を連携すると、より正確で効率的な勤怠管理が可能になります。入退室管理システムで記録された従業員それぞれの出勤時の時刻、退勤時の時刻から「出社時間」「退社時間」「1日の勤務時間」「1か月の出勤日数」などが把握できるので、勤怠管理に役立ちます。入退室管理システムと勤怠管理を連携させることで、タイムカードのように押し忘れることもなく、手書きや自己申告の出勤簿よりも正確な勤怠管理が可能です。従業員本人からの自己申告出勤簿をそのまま勤怠管理に使用したい場合でも、入退室管理システムでは労働時間の正確な把握ができるため申請された勤怠内容と実際の入退室管理の履歴を照合して勤怠管理の整合性確認ができます。最近では、働き方改革関連法や感染症対策のためにテレワークでの勤務を推奨する企業が増えてきていますが、入退室管理システムを導入するとテレワーク期間中の出社状況を可視化して勤怠管理ができます。また働き方改革関連法による労働安全衛生法の改正によって、残業時間の上限が決められています。入退室管理システムを利用した勤怠管理をおこなうことで、正確な残業時間の把握ができ上限を超えないようにシフトを調整するなどの勤怠管理ができるため、残業時間がオーバーする前に対策をとることが可能です。ほかにも、これまで恒常的にサービス残業をしていた社員に対しても、入退室管理システムを利用した勤怠管理では正確な勤務時間が記録されサービス残業ができなくなるので、タイムカードでは防げなかったサービス残業をなくすことが可能です。

◎Smart IC Lockの特長

入退室管理と勤怠管理が同時にできる「Smart IC Lock」をご紹介します。「時間や曜日でメリハリを付けたセキュリティ機能を簡単に設定できる製品に特化した製品開発に取り組んでいる企業」であるマザーセキュリティ株式会社が販売しているSmart IC Lockは、「時間をコントロールする高度なセキュリティ性能」というコンセプトの高性能電子錠で、入退室管理システムと勤怠管理の導入にはおすすめです。

○次世代のセキュリティ環境

Smart IC Lockは従来の鍵穴を残したままＩＣシリンダー錠へとシフトさせるという特許を取得した新方式を採用した電子錠です。入退室管理の認証方法としては非接触型ＩＣカードがあり、このＩＣカードは300枚まで登録が可能なので従業員数が多い企業の勤怠管理にも対応が可能です。扉にSmart IC Lockを設置しＩＣカードで入退室管理をすると、認証されたＩＣカードを持つ人物しか室内へ入ることができず防犯性が高まります。Smart IC LockはFeliCa（フェリカ）やMifare（マイフェア）に対応したマルチＩＣリーダーを搭載しているため、入退室管理システムとして導入しやすい電子錠です。フェリカとはソニーが開発した非接触ＩＣカード技術方式で、SuicaやPASMOなどの交通系ＩＣカードや、楽天Edy、nanaco、WAONなどの電子マネーカードにも採用されています。マイフェアはオランダのフィリップ社が開発した非接触ＩＣカードで世界的にもっとも普及しており、身近なところではタバコ購入のためのtaspoです。どちらも1枚のカードで複数のサービスを利用することができますので、従業員が所有しているフェリカやマイフェアのＩＣカードを入退室管理システムの認証方法として登録すれば企業はコストを抑えることができ、カードを持つ従業員は複数のカードを持つ必要がなくなります。ＩＣカードの登録情報はSmart IC Lockの専用ソフトで簡単に登録や削除、編集などの操作が可能で、万が一カードを紛失することがあった際でも紛失したカードのみの抹消ができので、高いセキュリティ性を保つことができます。

○時間と曜日を自由に設定できるタイムコントロール機能

入退室管理システムとして導入されるSmart IC Lockには、認証モードを「常時解錠モード」や「常時施錠モード」に時間で切り替える「タイムコントロール機能」があります。「常時解錠モード」の“設定時間内”はタッチのみで解錠が可能、オートロック機能も停止できるので、入退室が多い時間帯やセキュリティの不要な時間、入退室管理での勤怠管理が必要でない場合での設定に適しています。また定期的に室内を換気する場合にも常時解錠モードは便利です。この常時解錠モードの“設定時間外”はオートロックで施錠されており、ＩＣカード認証によっての入室が可能です。もうひとつの「常時施錠モード」の“設定時間内”は入退室管理システムの「管理者ＩＣカード」のみの解錠が可能で、他のＩＣカードでは解錠できません。入退室管理システムの管理者ＩＣカードを持つ人物のみが解錠可能ですので、一般従業員が夜間などの就業時間外に入室できないよう制限するのに適しており、“設定時間外”はすべてのＩＣカードで解錠できます。そしてこの入退室管理システムに設置されるSmart IC LockのＩＣカード認証はボタンに触れることがない「ノンタッチ認証」なので、感染症対策にも役立ちます。タイムコントロール機能を持つSmart IC Lockは、入退室管理システムを設置する場所のセキュリティレベルを分単位で設定することが可能です。たとえば平日の月曜日から金曜日の9：00～18：30までは常時解錠状態でだれでも出入りができるようにし、平日の18：31～翌朝8：59までと土曜日、日曜日は終日施錠状態としＩＣカードがないと入室できないなどの設定ができます。このとき入退室管理システムを設置した扉は、オートロックで常に施錠されています。不正解錠された場合には警報器が作動し、85dBでのアラーム鳴動とLEDで警告をするので、高いセキュリティ性を発揮します。また、入退室管理システムの解錠方法は、設定した曜日や時間ごとに「ＩＣカード認証」「タイマーモード」「タッチ解錠」「マスターＩＣのみ解錠」など自動で切り替えられるので、さまざまなパターンでの運用が可能となっています。これらの入退室管理の設定は、Smart IC Lockの専用ソフトで簡単に変更可能なので、突発的なトラブルが発生したときや臨時での運用をしなければならなくなったときもすぐに対応することができます。

○microSDカードスロット搭載でデータの更新やダウンロードが可能

入退室管理システムに導入されるSmart IC Lockでは、専用ソフトでさまざまな設定をしたりデータを閲覧することができます。データを専用ソフトからSmart IC Lockにアップロードしたり、Smart IC Lockの内部データをダウンロードしたりする際の媒体としてmicroSDカードを採用しているため、データ移動もスマートです。アップロードはSmart IC Lockの専用ソフトをつかって、入退室管理システムのタイマーの設定や解錠の方法、登録されたＩＣカードの情報変更などをおこないますが、データを記録したmicroSDカードをSmart IC Lockに差し込だけで完了します。ダウンロードも簡単で、Smart IC Lockに記録されている「入退室の履歴」や「動作の回数」「ＩＣカードの登録情報」など入退室管理のログ履歴をmicroSDカードにダウンロードし、パソコンの専用ソフトで閲覧、管理することができるので、入退室管理や勤怠管理に役立ちます。Smart IC Lockの解錠履歴（年・月・日・時・分、認証方法）は10,000件まで保存でき、ダウンロードしたログはExcelへ変換して勤怠管理のシステムと連携させたり、履歴画面をプリントアウトしてチェックしたりすることも可能です。そのほかにも、入退室管理システムに適したSmart IC Lockには多彩な特長があります。Smart IC Lockはネットワークを使用しないため、ほかの入退室管理システムでありがちな通信トラブルの心配がなく通信費といったランニングコストが発生しません。またSmart IC Lockは既存のシリンダーを残したまま設置できる特許取得済みの独自の取付方法を採用しており、穴あけやネジ止めをしないで取り付けることが可能なうえ落下の恐れがなく、従来の鍵穴も併用できるので、これまで使用していたシリンダーキーでも開け閉めをすることが可能です。さらにバックセットと呼ばれる「扉の端から鍵の中心までの長さ」が38mm～76mmまでと幅広く設置可能なのでさまざまなタイプの鍵に対応可能です。構造は電子錠の消耗する部分である「駆動ユニット」と基盤である「制御ユニット」が分離されているため、駆動ユニットが劣化した場合の取替が簡単におこなえるため、メンテナンスがしやすい電子錠といえます。

◎Smart IC Lockの導入事例

入退室管理や勤怠管理、防犯などを目的としてさまざまな場所で採用されているSmart IC Lockの導入事例をご紹介します。

○オフィスでの導入事例

入退室管理システムとしてSmart IC Lockを導入すると、だれでも自由に出入りできるオフィス内で、倉庫などの重要物を扱う部屋や開発室など機密情報を扱う部屋、個人情報が管理された人事室など、部屋ごとに担当者や責任者しか入れないように制限をすることが可能です。入退室管理システムを導入して入室の制限をしたい箇所にSmart IC Lockを設置し、認証方法をＩＣカードとすることで入室の権限がない人物は入れないように設定できます。オフィス内では、それぞれのエリアで用途や使用者が異なるため、入退室管理システムを導入すればエリアごとにセキュリティレベルを変更して「タッチ解錠で入室できる部屋」や「ＩＣカード認証で入室できる部屋」など区別して入退室管理ができます。さらにタイマーによる時間設定が分単位で可能なので、就業時間外や土日は施錠して管理者しか入室できないようにするなどと自動で切り替えることができます。またSmart IC LockはフェリカやマイフェアといったＩＣカードに対応しているので、社員証を入退室管理システムで認証させるＩＣカードとして登録することができ、入退室管理のためにわざわざ違うカードを用意する必要もありません。入退室管理のＩＣカードと社員証を組み合わせることで、企業はコストの削減となり従業員は複数のカードを持ち歩かずにすむため、両者とも利点があります。入退室管理システムのＩＣカードの登録や変更、削除はSmart IC Lock専用のソフトで簡単に設定できますので、従業員の入社時や退社時、臨時の来客などの場合も即時対応が可能となっています。またSmart IC Lockを入退室管理システムに導入することでセキュリティレベルが格段にあがります。部外者の侵入防止はもちろんのこと、情報漏洩にも配慮するなど入退室管理システムによってセキュリティ対策を整えるので、個人情報を適切に取り扱っている国内事業者が取得できる「プライバシーマーク」や個人情報を含めた情報資産すべてを保護する事業者が取得できる国際標準規格「ＩＳＭＳ」の取得が可能になります。入退室管理システムとして設置されたSmart IC Lockに記録される解錠履歴（年・月・日・時・分、認証方法）は10,000件まで保存でき、専用ソフトでの閲覧のほか、履歴をプリントアウトしたりExcelへ変換したりすることが可能なため勤怠管理のデータとしても活用できます。このようにSmart IC Lockでの入退室管理は、セキュリティ対策と勤怠管理の統一化が実現できるといえるでしょう。

○教育機関での導入事例

大学などの教育機関は基本的にオープンになっている場所が多く、構内ではたくさんの人が出入りしているため盗難や不法侵入が懸念されます。また広い施設内には数多くの部屋があるため、すべての鍵を管理することは大変煩雑で鍵紛失などのリスクもあるでしょう。防犯や鍵管理、入退室管理を効率用おこなうためには入退室管理システムとしてSmart IC Lockの設置がおすすめです。入退室管理システムとしてSmart IC Lockを設置するとＩＣカードによる認証ができるようになるため、構内の各部屋で入退室の制限をすることができます。このとき学生に持たせる認証のためのＩＣカードは学生証と共通にしておくと複数のカードを持ち歩く必要がなく便利です。入退室管理システムを設置する箇所として、たとえば研究室は教授とその研究室の学生のみ、コンピュータルームは教授と科目を履修している学生のみ、昼間の図書室は学生証を持った学生と職員のみで夜間は管理スタッフのみ、などと部屋ごとに時間や人物の制限が可能です。食堂や喫茶室などだれでも出入りできるスペースでは、営業時間中は解放しておき、営業時間外は施錠して厨房のスタッフだけが出入りできるような設定にしておくと、営業時間外は入室できないため接客が不要になります。また各講義室に入退室管理システムを設定しておくと、企業の勤怠管理のように授業を履修している学生の出席確認としても利用できるので、講義を受ける学生が多い大学では非常に便利です。入退室管理システムの設定は、棟や部屋ごとに入退室を制限でき時間はもちろんのこと曜日によっても設定が可能なので、週末の講義がない日は施錠状態にしておくなどの設定をしておくと鍵の閉め忘れがなく安心です。

○研究機関での導入事例

入退室管理システムのSmart IC Lockは研究機関でも多く導入されています。研究機関では、個人情報やクライアントの企業情報、開発途中の情報、商品のデータなどが保管されており、これらを取り扱うそれぞれの施設ごとにあわせた運用が必要です。入退室管理システムとしてSmart IC Lockを各部屋に設置し、研究員が多く出入りする日中はフリーで入退室できるよう設定し、夜間は出入りや持ち出しを厳しく管理するためにオートロックを設定してＩＣカードで認証された人物しか解錠できないように設定できます。Smart IC Lockはタイマー機能があり、時間で入退室管理の設定をすることが可能なため、厳重な情報管理が必要な研究機関で夜間の施錠忘れなどの恐れがありません。万が一情報の持ち出しなどの事故が起こってしまった場合でも、入退室管理システムとして設置してあるSmart IC LockではＩＣカードで入室した場合のログが10,000件まで保存されるので、情報の追跡が可能です。またこれまでは複数の研究員に鍵を所持させており、新しい研究員にはその都度鍵を作成したりなどコストがかかるうえに鍵管理も手間でしたが、入退室管理システムにSmart IC Lockを設置することでシリンダーキーが不要になり、ＩＣカードの登録情報変更だけですみますのでコスト削減と鍵管理の簡略化が実現します。

◎まとめ

勤怠管理の必要性や従業員の勤怠管理に役立つ入退室管理システム、入退室管理システムと連動させて勤怠管理が可能なSmart IC Lockについてご紹介しました。企業がおこなう日々の勤怠管理において入退室管理システムを導入することは、人的コストを下げ正確な勤怠管理を可能にします。いま従業員の複雑な勤怠管理でお困りの方は、入退室管理システムを取り入れて効率的な勤怠管理をしてみてはいかがでしょうか。カギ舎セキュスターズでは入退室管理システムの導入や勤怠管理との連携についてのご相談を承っております。ご相談だけでも無料でお受けしているのでお気軽にお問合せください。

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