入退室管理

〇入退室管理システム、実は毎日使っているかも？

じつは私たちは身近なところで入退室管理システムを使っていることは知っていますか？その一つが電車に乗るときに使うSuicaやPASMOなどの交通系ICカードです。駅の自動改札も一種の入退室管理です。SuicaやPASMOなどで自動改札を通る際にICカードごとに改札を通過した時間を記録したり、お金の足りないICカードなどは通過できないように制限したりします。

入退室管理とは、簡単に言うと人の出入りを管理することです。企業では情報漏洩防止など管理するために用いられたり、部外者が勝手に入室することを防いだり特定の部屋の出入りの記録を厳密にとることを言います。例えば

・外部からの出入口は常に施錠して部外者が入れないようにする

・特定の部屋への入室を社員ごとや時間ごとなどに制限する

・出入口の記録をパソコンに自動に記録する

しかし、この入室管理を全て人がやるにはコストもかかり正確性にも欠けてしまいます。出入口を常に施錠しておくことは防犯上非常に重要ですが、出入口のたびに鍵で開け閉めすることは現実には困難です。日々、多くの人間が出入りします。入退室管理システムを導入することで出入りする全ての人間や物の動きを監視しデータとして記録します。このデータに基づいて分析することも可能となるのです。近年では内部犯罪への対策も重要とされていて特定の部屋や区画へは曜日や時間帯で出入りを制限して誰がいつ出入りしたかの記録を厳密に管理することが求められています。個人情報保護法やセキュリティに対する見方が厳しくなり、注目度も高くなってきています。

入退室管理システムは、個人情報の漏洩事件が相次ぐ今とても欠かせないシステムです。入退室管理システムを導入するメリットは何でしょうか

〇入退室管理システムを導入するメリット

1.機密情報の漏洩を防ぐ

会社などに設置する場合、自社が扱う様々なレベルの機密情報を保護することができます。情報を外部に満ちだす可能性のある全ての人間を監視・管理することできます。しかし機密情報を外部に持ち出すのが社外の人間とは限りません。社内に出入りする全ての人間を対象にすることで自社の機密情報を確実に保護することが出来ます。例えばICカードによる認証システムや2人以上で連れたって入室する時でも2人分の認証を行う共連れ検出機能などの機密情報の漏洩を防ぐためのあらゆる手段が用意されています。機密漏洩を保護する観点から最近では企業だけではなく学習塾や飲食店などでも多く導入されていて今後も需要は高まるとみられています。

2.入退室を監視、記録が可能

多くの人が出入りする社内の全ての入退室を監視し記録できます。監視カメラと併用することで入退室の様子を把握することが可能になり人と一緒に出し入れされるものを管理することも可能になります。

3・部外者の侵入を防ぐ

侵入者を検知するセキュリティツールとして活用できます。従来セキュリティシステムを独立して設置しているケースがほとんどでした。セキュリティ機能を含む総合的な入退室管理システムを導入することで監視や管理業務が一元化することが可能になります。社内が無人の時に何者かが侵入した場合、即座に検知して通報することができます。セキュリティの観点から大規模なワークスペースを持つ生産工場などで導入しているケースが増えています。

4.ICカードなどの認証ツールを活用できる

ICカードによる認証システムは今では一般的に普及しています。社員証をICカードとして併用するなどコストの削減につながるので多くの企業が導入しています。またICカードに個人情報を登録しておくことで社員情報の管理が容易になるなど社内パソコンなど情報にアクセスする際の認証ツールとして活用することもできます。社内のプリンターや社員食堂などのデバイスや施設を利用する時のアクセスキーとして活用することが出来るなど単なる認証システムだけでなく幅広い用途で活用されています。

5.コスト削減

例えば、セキュリティ対策として通用口に警備員を配置する場合人件費がかかってしまいます。入退室管理システムによって承認されている人だけを通すことでこうしたコストを削減することができます。

6.省エネ対策

入退室管理システムは省エネ対策にも活用されています。ビルの空調や電気系統の管理システムと組み合わせることで特定のエリアで人が不在になったことを感知すると自動で照明や空調が停止させることができます。そのため、誰もいない部屋で照明や空調がつけっぱなしになることがないので建物全体の省エネが効率的に進められます。

〇入退室管理のデメリット

入退室管理システムの導入には、セキュリティドアの設置や入退室に履歴を管理する場合は、サーバーとなるコンピュータの設置やそれに従う運用費用などのコストがかかります。ただし、現在主流となっているICカードの場合、カードの貸し借りが簡単に行えるためよりセキュリティレベルの高い指紋や顔認証によるシステムもありますが、これらは気候指紋の状態などの個人差により認証しづらいことがあります。認証に時間がかかるケースもあるので機密レベルの違いに応じて、入退室管理のシステムを変えることも検討しましょう。

では、入退室管理をきちんと正確にするにはどうしたら良いのでしょうか。入退室管理システムには様々な用途とニーズに対応した豊富な種類があります。

・暗証番号や非接触型ICカード、生体認証などの様々な認証システム

・ドアや窓の施錠忘れを検知する通知システム

・侵入者をキャッチする通報システム

・ネットワークカメラ(IPカメラ)

多様化するニーズに細かく対応できるシステムがあります。またネットワークカメラによる新しい監視システムは、従来の監視カメラに代わる新たな担い手として注目されています。

保管する機密の重要性や出入りする人数などの条件によって導入するシステムも変化します。

〇入退室管理する扉の鍵を電気錠に交換する

扉の種類によっては電気錠に交換できない場合がありますが、扉の鍵を電気的に管理できる電気錠などに交換し電気錠を解錠するためのID認証リーダーを設置することで許可された人のみが入室できるようになります。

この入退室管理システムの一つでもある「認証リーダー」にはいくつかの種類があります。

〇認証リーダーの種類

・顔認証

人間の身体的特徴を用いて行う生体認証の一つで、その中でも最も精度が高い認証システムとされています。両手に沢山荷物を持って手が使えない時でも立ち止まり顔を見せるだけで認証が出来ます。ハンズフリーで認証に必要な時間も短くなり、なりすましの防犯効果も高いのが特徴です。また認証の際に本体に触れることがなく衛生的です。重要度の高い施設への入退室管理システムなどの用いられることが多くなってきています。

環境照度の影響が受けやすく、認証技術が多様で価格や精度にばらつきがあるのがデメリットと言えるでしょう。

・指紋認証

顔認証と同様に、生体認証の一つです。センサーに指をタッチすることで本人認証を行う方法です。製品が小型で安価でICカードなどを使う必要がないのでそのための手間やコストがかかりません。また、生体認証の特徴としてカード式の認証と異なり、なりすましのリスクが小さいのがメリットと言えます。個人差や気候により認証されづらかったりリーダ部に直接触れる必要があるので抵抗感があるのがデメリットと言えます。

・暗証番号を入力する「テンキー方式」

テンキーがドアあるいはその付近に設置されていて本体にある数字を決められた順番通りに打ち込むタイプです。古くから利用されている方法ですが、個人の入退室の記録することができないのでセキュリティレベルが低い管理方法です。また暗証番号を盗み取られてしまうリスクがあるため暗証番号が流失した場合は部外者の侵入を許してしまいます。そのようなリスクを抑えるためにも定期的に暗証番号を変更する必要があります。

・リーダーにかざすだけの「非接触ICカード」認証

リーダーに非接触ICカードをかざして解錠する今では主流となっている認証方法です。社員証などのカードにICチップを埋め込み利用するので偽造されにくく、個人ごとの入退室が記録できます。社員証と兼用できるので会社員が首からぶら下げているオフィス街の風景の1つにもなっています。

また入退室管理をおこなうだけでなく、パソコンやプリいたー名などの認証デバイスとしても導入している企業もあります。パソコンやプリンターは様々な機密情報や個人情報を扱うので使用を制限することで情報漏洩対策にもつながります。

しかしICカードの紛失や盗難などのリスクもあるのでリスクに備えた対策を考える必要があります。

・ICカードが要らない「スマートフォン認証」

スマートフォンに専用のアプリをインストールして、リーダにかざし認証や解錠を行います。製品によってはカードリーダの読み取り距離が長く、離れた場所からでも認証を行うこと可能です。ICカードの手配や配布の必要がないのでコスト削減にもつながり紛失や盗難のリスクもなくなるためセキュリティ面でも安全です。スマートフォンとカードリーダ間の通信は暗号化されている為、安全な環境で通信を行っています。入退室用ICカードとの併用もできるので従業員はスマートフォン、来客者はICカードといった状況に応じた利用が出来るのもメリットです。

・手持ちのカードが使える「交通系ICカード認証」

SuicaやPASMOなどの交通系ICカードも入入退室の認証や解錠ができます。交通系ICカードは多くの人が利用しているのでこのカードを入退室の時に利用すると社員証などの配布をする必要がなくなります。このためICカード調達のコスト削減や配布不要による効率化が図れます。認証システムの購入する必要がなくなりコスト削減につながります。従業員にとってもいくつかのカードを携帯しなくて済みます。

〇認証方法の機能や特徴

・顔認証

認証方法として高いセキュリティ能力を持ちます。小～中規模の建物に適していて安全性は非常に高いと言えるでしょう。認証も早いのですが屋内のみ設置が可能です。

・静脈認証

顔認証の次にセキュリティが高く、小～中規模の建物の運用に適しています。安全性も高いですが認証の速さはやや時間がかかります。屋内・屋外どちらにも置くことが可能ですが屋外に置く場合は必ず収納ボックスに入れて使用しましょう。

・指紋認証

特に工場など中規模の建物での運用に適していて安全性も高くの認証の早いです。屋内・屋外どちらでも設置できるのでお勧めです。

・非接触ICカード

オフィスなど大規模の建物での運用に適しています。安全は普通ですが認証は早く屋内・屋外どちらでも設置が可能です。

・暗証番号　テンキー方式

認証リーダーを気軽に取り入れやすい暗証番号　テンキー方式ですが小規模の運用に適しています。他の認証方式の物と比べ価格もリーズナブルですが安全性もやや低く認証の速さもやや遅いです。屋外に設置する場合は必ず収納ボックスに入れて使用してください。

様々の種類の認証方法がわかりました。では、導入する時どのように始めればよいのでしょうか

〇入退室管理の始め方

まず入退室管理を行う上で、何を使ってどこを管理したいか決めましょう。

1.管理したい部屋(区画)を決めます。その時扉に電気錠が設置できるか確認しましょう。

2.ID認証の方法(生体認証(顔・指紋)、カード、テンキー)を決めます。

3.時間ごとや曜日ごとなどの運用ルールを決めます。

4.メーカーに現地調査(施工内容の確認、運用方法協議など)を依頼します。

〇入退室管理はソフトウェアで一括管理！

出入りしたログの管理や閲覧はソフトウェアで出入りした時間や出入りした人のIDなどが一覧で管理できます。入退室管理のソフトウェアには大きく以下の機能があります。

・ユーザーの登録や管理

・ID認証の登録や管理

・入退室履歴の管理

・入退室の状態の表示

・入退室権限の設定

この入退室管理システムの運用は

「いつ」「誰が」「どの部屋に」「どのようにして出入りしたか」をモニタリングして記録を残すことが重要になります。入退室管理ソフトウェアはこれらの記録をユーザーは管理しやすいように様々な工夫がなされています。また、「誰が」「どの部屋に」「いつ入れるのか」などといった「入退室の権限の設定」も簡単にできるように設計されています。

では一体どのID認証リーダを選んだらよいのでしょか。使う用途から安全性などからそれぞれの種類を紹介します。

〇ID認証リーダは目的・規模、設置する環境を考慮して決めよう

入退室管理システムの導入の目的として

・情報漏洩リスクを防ぐこと

オフィス内の機密情報を保管するエリアは、部外者はもちろんのこと社員でも機密情報の取り扱いが認められている人以外は侵入できるべきではありません。関係者が出入りした際にオートロックされるセキュリティレベルを目指しましょう。

・入退室している人を把握する

情報漏洩のリスクを削減すること、情報を漏洩してしまった時の原因追及を行う上で導入目的となり得です。入退室を記録しておけば情報漏洩が発生した時入退室を行った従業員を把握することができて二次的被害を防ぐことができます。なによりも手書きで管理しているとどうしても正確性に欠けたり抜け漏れが発生する為特定が困難なケースもあります。そのような非常事態にも迅速な対応が可能なのです。

・管理コストの削減

入退室管理システム導入により物理的に鍵を用意する必要があります。入退室を行った人を記録するなどの運用人件費がかかります。入退室管理システムの導入目的とすると良いでしょう。

まず、認証リーダーの選定の基準ですが

1.運用するユーザーの数　出入り管理する区画への通行人数や通行頻度

2.安全性(セキュリティのレベル)　どの位の安全性が必要か

3.利便性　登録のしやすさや認証の速さ

4.設置環境　屋外・屋内どちらに設置するか

IDの認証方法にはそれぞれ特徴があります。一概にどの方式が良いとは言えません。非接触ICカードが一般的ですが高い安全性の必要とする場合、生体認証によるID認証を採用しているケースも近年増えてきています。

入退室管理システムを導入する際に比較するポイントを紹介します

〇入退室管理システム導入する時の比較ポイント

1.コストパフォーマンス

時代と共に多様化するニーズに対応するべく様アマナ種類の入退室管理システムが日々リリースされています。新たにシステムを導入する際に考慮するポイントは運用コストです。まずシステムの導入から実際の運用に至るまでのコストを考えましょう、様々な種類の入退室管理システムがあり価格も多様性に富んでいます。複数の拠点に導入する場合などクラウド型サービスの初期導入コストのメリットが注目されています。また、最近の入退室管理システムは複合的なサービスを提供している場合がほとんどなので長期的な視点でコスト削減が見込める場合があります。長期的な運用を考えた際には耐用年数もコストへ直結しています。国税庁の情報では入退室管理システムなど自動ドア管理装置の耐用年数は6年以上とされています。

2.サポート体制

入退室監視システムは建物が全体に導入する大規模なシステムです。大規模なシステムだからこそ万全なサポート体制

が求められます。そこでシステム導入時に以下のサポート体制をチェックしてみましょう。

・システム導入から実際に運用するまでのどのようなサポートを実施しているか

・万が一のシステムトラブルなどの際にサポートはしっかりしているか

・システムを円滑に機能させるためのメンテナンスや点検の頻度はどのくらいか

この「システムの導入から運用までをどのようにサポートしてくれるか」という点に注意必要です。

〇入退室管理の導入費用　いくらかかる？

例えば、1つの部屋に対して入退室管理設備を導入する時、以下の費用が必要になります。

●機器の費用

・ID認証リーダー

・電気錠

・管理用のPC

・管理ソフトウェア

・ICカード

●設置工事など

・リーダー取付工事

・電気錠取り付け工事

・配線工事

・ソフトウェア設置費　など

●保守費用(オプション)

・3年または5年間の無償保証

・ソフトウェア無償アップデート　など

ID認証リーダーの種類や数量(入室のみの認証や入・退とも認証など)電気錠を設置する扉の形状、配線工事の距離や経路、保守費用の有無などによっても導入に必要となる費用は異なってきます。

〇不正侵入を許さない「アンチパスバック」とは？

入退室管理システムには不審者に入室を防止する機能があることはお伝えしてきました。しかし同時に退室を防止する機能もあります。たとえ不審者が入室したとしても退室させなければ情報漏洩の危険性を減らすことが出来るのです。情報セキュリティにおける出口対策の位置づけにあたります。この不審者を外に出さない機能がこの「アンチパスバック」です。

アンチパスバックとは入室する時の認証記録がない不審者の退室を許可しない仕組みを言います。共連れの防止対策として入退室管理システムに用意されている機能です。共連れは複数の人間が1人の認証で入室することで情報漏洩対策の課題とされてきました。共連れはピギーパックとも呼ばれています。

例えば、先に入った正規の認証者に続き、認証していない人が入ったとします。後者は正規に認証を受けていないので入室記録が残っていません。これを不正な侵入者よして退室を禁止します。不審者が見つかった時、アンチパスバックの該当者として警備室にアラームが飛び入室の経緯などを確認します。まれなケースですが入室の際に認証をうっかり忘れてしまい結果的に共連れになってしまったケースもあります。また共連れの逆パターンとして「すれ違い」もあります。これは誰かが退室するのを待ってそのタイミングで入室する方法です。これも入室記録がないため退出が許されません。

〇共連れ防止策はあるの？

先ほど紹介したアンチパスバックで完全に共連れを防止できるわけではありません。共連れで入室したのと同じように共連れで退出もできるからです。すれ違いで退出することも可能です。そこで次のような共連れ防止策が施されています。

・セキュリティゲート

物理的に1人ずつしか通ることができないセキュリティゲートを設ける手段です。駅の改札口のような設備です。回転ドアのようなロータリーゲートタイプの物もあります。アンチパスバックも出入口の両方に認証設置が必要ですが、セキュリティゲートはそれ以上に設備コストがかるため費用がかかります。設置のスペースも必要になるため大掛かりな工事になります。最近では省スペースに設置できるセキュリティゲートも販売されています。

・監視カメラ

エントランスに監視カメラを設置しリモートで監視します。また画像解析によって共連れを発見してその後の動きを追います。しかしこの手法は共連れを発見できますが入室を許してしまう危険性があります。リアルタイムに監視してもすぐに駆け付けることが出来ない為です。朝や夕方などの混雑する時間帯には目視や画像解析では発見が困難なこともあります。

・二重扉

ドアを二重に設置して同時の解錠を防ぎ確実に一人ずつ通す仕組みです。例え2人で来社しても1つ目のドアを1人が通りその1人が2つ目のドアを過ぎてから1つ目が開錠され残る1人が入ることができます。1つ目と2つ目のドアの間には常に1人しか入ることが許されません。2人の場合2つ目のドアは解錠しません。この手法もセキュリティゲートと同じく確実性は高いですが設備や設置するスペースが必要になりコストがかかります。最近では低コストのユニット式二重扉も販売されています。

〇2名照合機能でより共連れ対策強化！

共連れとは逆に常に2名の認証を求めるシステムがあります。データセンターや開発実験室のような極めて厳重なセキュリティが要求される施設で設置されます。

「ツーパーソン機能」や「ダブル認証機能」とも呼ばれます。

正規の入室があっても1人だと不正行為を行う危険性が高くなりそれを避けるのがこの機能です。必ず2人で入って2人で出ます。また1人を残して1人が退室することは許されません。その施設には常に在室者が0人あるいは複数の人数でなければいけません。

〇入退室管理システムを利用する時の注意点

・従業員への教育

入退室管理システムについて、従業員への説明をしっかり行う必要があります。不要なトラブルを防ぐためにも従業員にはシステムの使い方など正しく理解してもらう必要があります。

・運用ルールの確認や変更

セキュリティのレベルを部屋や建物ごとに変えたり、入室制限を行ったりする場合、そのような運用ルールを事前に定め、同時に従業員にも周知しておく必要があります。

〇入退室管理の活用例

・事務所の場合

「全体的なセキュリティの強化とサーバールームや役員室はワンランク上のセキュリティを」

役員から一般職のかたならほとんどの人が入室する扉には、非接触ICカードを導入するのがおすすめです。テンキーや指紋リーダでの入室は一般職の人が嫌怠される場合があるので非接触で通過できるシステムが良いでしょう。また、1ランク上のセキュリティを導入する場合、権限がある人しか入室できないようにする必要があります。カードや暗証番号のタイプだと第三者がなりすまして入ることが出来てしまう為、生体認証の場合本人のみ通過可能になるので生体認証がおすすめです。

・工場や倉庫の場合

「遠距離用リーダで工程をスムーズにさせよう」

重機などを扱う工場や倉庫などの場合、認証装置(リーダ)までの距離が遠い場合があるので遠距離用リーダを使用します。この遠距離リーダは電波を増幅して使用するので、車両に乗ったままシャッターの開閉を行うことも可能です。

・オフィスビル

「ゲートを設けて流れを妨げず入室管理を」

ビル関係者と一般来客者を明確に見分けるためにはアクセスコントロールを使用します。しかし出入りが多い場合扉では対応しきれないのでフラッパーゲートを使用します。1分間に40人通過可能な製品もあり迅速に振り分けることができるので大勢が入退館する場合に利用されます。

〇停電した時の入退室管理システムはどうなるの？

近年、自然災害などが多く発生しています。もしもそんな時停電してしまい閉じ込められてしまったら…

停電時の入退室管理システムはどうなっているのか詳しく紹介したいと思います。

まず、ほとんどの入退室管理システムの電源は建物の配線とつなげています。そのため、入退室管理システムによって鍵の開閉を管理している場合、停電によってシステムが機能しなくなり部屋に閉じ込められるのではないか不安に思う人が多いようです。

停電した時、製品によって異なりますが、ほとんどの入退室管理システムはカードリーダ自体に充電の機能がないので、ビルの電源とつながっているので動作しなくなります。

停戦時でも動作させるためには無停電電源装置(UPS)という短期的に電源が切れても動作する仕組みを利用する必要があります。

この無停電電源装置(UPS)を利用することで停電時でも動作させることが可能ですが、あくまでも瞬時停電に対応するものですぐに電源が切れてしまうため長時間の利用はできません。

入退室管理システムは停電時に動作しなくなるなら部屋に閉じ込められてしまうのでは？考える人も多いでしょう。

基本時には停電時の鍵の状態(鍵が閉まっているあればその状態)が保たれるので、停電時は物理的な鍵を使用する必要があります。

そのため、鍵の管理者は停電時に鍵を取り出せるように同じ部屋に保管するなど管理者が不在のときでも対応できるように複数人で管理をしておくことが必要です。

また、停電時はそもそも入退室管理システム自体が動作していないので、入退室を記録することが出来なくなります。

製品によっては入退室のデータが消えてしまうことがありますが基本的には消えることはありません。PCなどを強制的にシャットダウンするとデータの破損につながることと同じように、入退室管理システムが停電によって正常にシャットダウンできないとデータの破損につながる可能性はあります。このデータの破損を防ぐためにも無電電源装置(UPS)を活用するのが効果的です。

停電時でも建物の電源を使用せず、電池で動作する入退室管理システムであれば停電時でも関係なく動作します。

電池で動作する入退室管理システムは電池が1年以上もつものや、電池の残量が減った場合知らせる機能を持ったものもあり電池切れになる心配がありません。

〇入退室管理　まとめ

今まで入退室管理システムを使ったことがないという方もいらっしゃるかもしれません。実は日本人の大半は知らず知らずのうちに入退室管理システムを使っているのです。

認証の種類も様々あります。その種類ごとにメリットやデメリットは存在します。入退室管理は、社内のセキュリティを守ったり人を監視することで不審な人がいないかを厳重に管理することが出来るシステムです。

セキュリティ対策が企業にとっての重要課題になっている現代において入退室管理システムの導入は不可欠です。導入には一定の費用が掛かります。長期的に見れば人的コストの削減や省エネ対策などのメリットも多くあります。

セキュリティ対策の強化を考えている方、入退室管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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