ビジネスホンでできること

今や多くのオフィスで導入されているビジネスホンですが、どんな点が一般的な家庭用電話と異なるのか、またビジネスホンでできることなど意外と知らないことが多い人もいるのではないでしょうか。今回は、ビジネスホンと家庭用電話との違いやビジネスホンの搭載機能、ビジネス錠と連動可能な電気錠やインターホンについて、電気錠連動可能なビジネスホンの製品について詳しくご紹介します。

◎ビジネスホンと一般用家庭電話の違い

ビジネスホンとは、主装置により複数の電話回線を制御して電話の発信や着信を行う電話機のことを言います。ビジネスホンと一般家庭用の電話機との最も大きな違いは、主装置があるかないかです。主装置とは、ビジネスホンの外線と内線または内線同士の電話をつなぐ小型の機器のことを言います。主装置の内部には、中心的な機能を担う処理装置CPUをはじめ、電源ユニットや内線・外線ユニットなどが収容されています。ユニットとは、主装置内にインターホン連動や電気錠連動などさまざまな機能を組み込むことを可能にする基盤のことをいいます。オフィスの規模によって必要な内線数や外線数が異なるため、ユニットの種類や数など搭載する機能の変更は必要です。家庭にある一般的な電話機はひとつの回線につき1台の電話機が接続されており、子機が付属していてもひとつの回線を使用中は、ほかの電話機を使うことはできません。一方でビジネスホンは、複数の回線を一旦1度主装置へ収容し電話機が発信や着信を行う仕組みとなっているため、代表番号と呼ばれる番号から契約した回線の数だけ同時に着信を受けることが可能となっています。

◎ビジネスホンの基本機能

ビジネスホンの基本的な機能は、オフィス内の内線の電話同士での通話機能や外部へ電話をかける発信機能、外部からの電話に応答する着信機能や外部との通話を保留した状態で、別の電話へ転送できる機能などが挙げられます。ほかにも、複数の回線でグループを作りそれぞれに異なる電話番号を割り当てることで、代表番号に着信があった際にグループ内のどの電話機からでも着信を受けることが可能な代表組といった機能もあります。ビジネスホンの留守番電話機能では、不在時や業務時間外に着信があった際に応答メッセージを流して伝言を預かることできます。一般的にビジネスホンの留守番電話機能は、家庭用電話機と比較すると、録音時間が長くメッセージの登録件数などが多くなっています。ビジネスホンの通話録音機能を使用すれば、数時間分の通話記録を残すことや通話中に録音できる同時通話録音が可能です。ビジネスホンは、着信拒否や非通知着信拒否など迷惑電話機能も搭載されています。着信拒否はビジネスホンに特定の電話番号を登録すると、登録先した番号からの着信を拒否する機能で、非通知着信機能は電話のボタンを押すだけで、非通知着信の電話を受けるかどうかの切り替えができます。もし受けた電話が迷惑電話であった場合、通話中に着信拒否登録ボタンを押すことにより迷惑電話として登録され、次にその番号から電話がかかって来た際には自動でメッセージが流れるようにすることが可能です。突然の災害や落雷などにより停電した場合、主装置内にある停電用バッテリーにより、一定時間ビジネスホンを使用できます。また、大きな地震が起きた際には、ビジネスホンのスピーカーとモニターから気象庁からの緊急地震速報を流せる機能もあります。

◎インターホンや電気錠との連動

ビジネスホンはインターホンと連動させることによって、インターホンからの呼び出しにビジネスホンの内線電話機から応答できるようになり、電話がかかってくるたびに自分のデスクから離れる必要がないため業務の効率化につながります。ビジネスホンは、ひとつのインターホンだけではなく複数のインターホンとも連動できるため、オフィスの正面玄関と社員通用口など2ヶ所以上の出入り口を同時に管理できます。インターホンごとに呼び出し音の種類を変えたり、例えば正面玄関のインターホンが鳴ったら内線10番、社員通用口のインターホンが鳴った場合は内線15番などというように、呼び出せる内線番号を決めておくことができます。ビジネスホンにあらかじめ正面玄関などと場所などを入力しておくと、インターホンが鳴った際にビジネスホンの液晶画面にどこのインターホンが鳴ったのか表示させることが可能です。インターホンの呼び出しをスマートフォンなどの携帯機器に転送することもでき、外出中でオフィスに誰もいなくても転送機能により来訪者と連絡を取れるため留守中でも安心です。なお、インターホンとビジネスホンを連動させるためには、ビジネスホンに対応している機器を設置する必要があるため、ビジネスホンメーカーが製造しているインターホンまたはメーカー推奨のものを使用するようにしましょう。

ビジネスホンは電気錠と連動させることにより、より利便性を高めることができます。電気錠とはその名の通り、鍵の解錠や施錠に配線を利用して電気を使用する鍵のことを指して言います。電気錠には大きく分けて電気錠本体と電気錠の操作をコントロールする制御部、電気錠の施錠や解錠を行うスイッチである操作部の3つの部分があります。電気錠は配線からの電源によって作動しているため、設置する際には電気工事士の資格を持つ作業者による電気錠の工事が必要です。ビジネスホンと電気錠と連動させれば、玄関など各ドアの電気錠を内線電話から遠隔操作で解錠できるため、オフィスの入り口が別の階にあるなど離れた場所にある場合に大変便利です。夜間通用口などにインターホンを設置する際に電気錠と連動させておけば、通用口付近に設置されているインターホンを押すとあらかじめ決められている内線番号を鳴らすことができます。ビジネスホンの受話器を上げるだけで通用口の電気錠を解錠することができ、ある一定時間が経過すると通用口の電気錠を施錠することが可能です。このようにビジネスホンと電気錠を連動させれば電気錠解錠後の鍵のかけ忘れも防ぐことができるため、オフィスのセキュリティ性をより高めることにつながると言えるでしょう。近年は多くのメーカーが電気錠と連動可能なビジネスホン商品を取り扱っています。

◎ビジネスホンと連動可能な製品

○パナソニック　

スマホで「外でもドアホンVL-SWH705KS・VL-SWD505KS」

家じゅう「どこでもドアホン」VL-SWZ300KF」

日本を代表する家電メーカーのひとつであるパナソニックでは、電気錠とビジネスホンを連動できる商品を多く取り扱っています。ワイヤレスモニター付テレビドアホン「外でもドアホン」「どこでもドアホン」シリーズは、一般的な家庭の他にもオフィスのビジネスホンでも利用できる電気錠と連動できる商品です。外でもドアホンシリーズの電気錠と連動できるVL-SWH705KS・VL-SWH705KLは、モニター親機をインターネットにつなぐだけで、外出中でもスマートフォンからリアルタイムで映像と音声で来客に応対でき、子どもの帰宅を確認したり宅配便の再配達を依頼することもできます。オフィスにおいても出先からスマートフォンを使い来訪者に対応できるため大変便利です。電気錠連動ドアホンVL-SWH705KSは玄関子機が露出型と埋込型両方に対応しており、VL-SWH705KLは露出型のみとなっています。モニター親機を接続すれば、窓の開閉センサーやドアセンサー、屋内カメラや屋外カメラにより外出先からでも家の中やオフィス内の様子を確認することが可能で、電気錠と連動させることにより鍵の解錠や施錠ができます。ドアホンの画面は大きく高画質で大変見やすくなっており、画面にタッチするだけでズームができ、画面の異なる点をタッチすれば移動してほかの場所を見ることができるため、面倒な操作方法を覚える必要がありません。玄関子機にはLEDライトが搭載されているため、夜でも周囲を見やすく不審者などの有無をチェックできます。モニター親機の内蔵メモリーには約100件の動画を、SDカードを使用すれば最大3,000件まで動画を保存できます。その他にも音声応答に設定すれば、手の離せない時でもボタンを押さずに声のみで応答できます。ボイスチェンジ機能を使えば女性の声を男性のような低い声に変えることができるため、夜間にひとりで自宅やオフィスにいる際も安心です。親機と子機、また子機同士でも室内で通話ができるため、離れた場所にいても気軽に呼び出しができます。ドアホンの玄関子機はシャンパンゴールド、メタリックグレー、シャイニーブラウンの3色から選ぶことができ、オフィスの入り口や玄関の雰囲気に合わせて選ぶことが可能となっています。電気錠と連動可能なテレビドアホン VL-SWD505KFには、モニター親機にビデオ通話用のカメラが内蔵されているため、スマートフォンやドアホン同士の約10分間のビデオ通話が可能です。スマートフォンからは約1分間のビデオメッセージを送信できるので、家族間の連絡やオフィスにおける仕事の引き継ぎにも利用できます。パナソニックのワイヤレスモニター付テレビドアホン「どこでもドアホン」VL-SWZ300KFは、はじめての来訪者からインターホンで呼び出しがあった場合、モニター親機のボタンを押すことで名前や用件を訪ねるメッセージを流して相手が誰かを確認できる、あんしん応答機能が搭載されています。不審な来訪者には応答しなくても相手の映像と音声を記録することができます。自宅やオフィスを留守にする際には、留守中の来訪者の用件を自動的に録画、録音することができる自動あんしん応答の設定をしておくと、帰宅後にチェックできるので便利です。子機はワイヤレスで持ち運べるため、オフィスで席を離れていても来訪者への対応ができます。さらに子機は横置きにすると横画面になりより広い範囲を見ることができるようになります。電気錠と連動させることも可能なため、入り口など解錠や施錠が手軽に行えます。宅配ボックスとの連携も可能なため、自宅にいながらインターホンに応答できない場合やオフィスを留守にしている場合、宅配業者が入り口のインターホンを押すと玄関子機から「宅配業者の方は宅配ボックスに荷物を入れてください」というメッセージを流れ、宅配ボックスへの投函を促すことで留守中でも荷物を受け取ることができます。

○日立

電気錠連動ビジネスホン「S-integral」

1930年代から電話交換機を生産している日立製作所は、パナソニックと同様にビジネスホンの人気メーカーのひとつです。日立の代表的なビジネスホンのひとつが電気錠と連動できるビジネスホンS-integralです。電気錠と連動可能なビジネスホンS-integralは、アナログ電話やデジタル電話、IP電話に対応しており、S-integralのtype Sで最大8チャンネルの外線と20台の電話機に接続でき、S-integralのtype Lは最大96チャンネルの外線と256台の電話機に接続できます。オフィス全体で共有する共通電話帳と電話機ごとに登録できるマイ電話帳を合わせると、最大10,000件までビジネスホンに電話番号を登録することができます。外線や内線などの着信に応答できなかった場合には、ビジネスホンの画面にメッセージが表示されるため着信履歴をチェックして折り返し電話することができます。電話をかけた後にはビジネスホンの画面に発信済と表示されるため、同じ相手に再びかけてしまうというミスを防ぐことにつながります。S-integralの大きな特徴として、さまざまなシステムやサービスと連携できることも挙げられます。スケジュール管理システムと連携するとビジネスホンの画面に今後のスケジュールの通知が表示されるようになります。さらに携帯電話会社が提供している内線サービスと連携させることで、スマートフォンをビジネスホンの子機代わりに使用することも可能です。

○サクサ

電気錠連動ビジネスホン「 PLATIAⅡ 」「Agrea(アグレア) HM700II」「Actys III （アクティス 3）」

サクサはビジネスホン以外にもセキュリティ関連の機器を多く取り扱っており、防犯対策にも強いのがサクサのビジネスホンの特徴のひとつとなっています。サクサの電気錠連動ビジネスホンPLATIAⅡは、アナログ電話、デジタル電話、IP電話に対応した電気錠と連動可能なビジネスホンです。オフィスの規模や用途に応じて16チャンネルの外線と16台の電話機が接続可能なサクサStandard、44チャンネルの外線と72台の電話機が接続可能なサクサProfessional、192チャンネルの外線と384台の電話機が接続可能なサクサUltimateから選ぶことができます。自動音声機能が搭載されているため、かかってきた電話に自動応答し相手の操作により該当する部署へ電話をつなげられます。外出先から自分へのメッセージをチェックしたり、席を外している間にかかってきた電話の内容を後から確認することができるボイスメール機能や、過去の通話をさかのぼって録音できるさかのぼり録音機能、通話録音機能や迷惑電話メッセージ応答機能も搭載されています。オフィス内でスマートフォンを内線代わりに使い通話ができ、相手の電話番号も表示されるため、重要な商談などの電話も逃さずに対応することができます。電気錠連動ビジネスホンPLATIAⅡは、スマートフォンに専用アプリMLinerをダウンロードすれば、オフィスとスマートフォンの電話帳の使い分けができ、着信履歴もチェックすることが可能になります。ビジネスホンPLATIAⅡは電気錠とも連動でき、ビジネスホンのオートダイヤルボタンの電気錠解除ボタンを押すことで、わざわざオフィスの入口まで鍵を開けに行かなくても電気錠を解錠できます。サクサの電気錠連動可能なビジネスホンAgrea HM700IIは、セーフティ機能が搭載されており、オフィスに不審者が侵入した際には人感センサ付ビジネスホンが検知します。複数のビジネスホンから大音量を出したりLEDランプが点滅することで不審者を威嚇することができる上に、あらかじめ登録した携帯電話などへ知らせることもでき安心です。電気錠と連動できるビジネスホンAgrea HM700IIと、サクサのセーフティ送信機TS-MT0802C、BS700を接続することでセーフティ機能の開始や解除を行うことができるようになり、より広範囲の防犯対策を行うことができます。ビジネスホンAgrea HM700IIは、ネットワークカメラを最大3台まで接続でき、不審者を発見した場合はカメラの向きを切り替えたり画像を録画保存し携帯電話などから確認することもできます。ビジネスホンAgrea HM700IIは電気錠と連動でき、IC カード対応の電気錠セキュリティシステムであるサクサの入退出管理システム「IcGate(IC ゲート)」と連携させることでき勤怠管理にも役立ちます。大きな地震が発生した際にはサクサが運営する配信サーバーから気象庁の緊急地震速報が流れ、ビジネスホンからランプの光や音で地震が起きたことを知らせ注意を促してくれます。Actys IIIは、ビジネスホンはよく使う外線電話の転送先を最大8か所、転送セットは4組までビジネスホンに登録可能となっています。ひとつの電話を2つの転送先に回すツインショット外線転送機能も備えており、転送電話がつながらない際にはメールに切り替えて通知で知らせることもできます。夜間や休日などオフィスを不在にしている間にかかってきた電話は、あらかじめ登録した担当者の携帯電話や自宅などの電話番号に自動転送することができ、転送する際にはオフィスのビジネスホンの着信音を鳴らさない無鳴動外線転送を行うことも可能です。電気錠と連動可能なビジネスホン Actys IIIは、ひかり電話やIP電話にも対応しており、アナログ回線は最大2回線・INSネット64回線は最大1回線、光電話・IP回線は最大2回線使用可能ですActys IIIの主装置には、高速でなおかつ大容量のインターネット通信を行うことが可能なブロードバンドルーターが内蔵でされているため、安定したインターネット環境を確保できます。

◎ビジネスホン設置に必要な工事

オフィスに新たにインターホンや電気錠と連動したビジネスホンを設置する場合、さまざまな工事が必要となります。ビジネスホンの回線工事は、ビジネスホン工事や電気工事、セキュリティ工事、電話工事は電話配線工事、電話機設置工事などがあります。ビジネスホン工事は主装置の設置と配線工事を行います。主装置には基盤、つまりユニットを設置しなければなりません。主装置に設置されるユニットには、コンセントから取り入れた電源を主装置内に供給させるための電源ユニット、オフィス内に設置されたビジネスホン同士の通話をコントロールする役割を担う内線ユニット、外線からの着信を指定した電話番号へ着信させる外線ユニットがあり、ほかにも指定したスマートフォンなどの端末へ転送させるためのユニットや通話内容を主装置に保存するユニットなど、さまざまな機能を担っているユニットがあります。ビジネスホンの主装置の耐用年数は6年と定められており、耐用年数が過ぎたビジネスホンは故障などトラブルが発生する可能性が高くなるため、寿命が近づいてきたら早めに鍵の業者などビジネスホンを取り扱う専門業者に相談することをおすすめします。ビジネスホンの配線工事は、スター配線、バス配線、LANケーブル配線の3種類があります。日立やサクサなどの電気錠と連動可能なビジネスホンで採用されているスター配線は現在主流となっている配線方式であり、それぞれのビジネスホンに主装置から配線が放射線状に接続されています。何らかの原因によりケーブルが損傷して1本断線してしまった場合も、ほかのビジネスホンの配線に影響しないため被害を最小限で抑えられるのがメリットです。ビジネスホンのバス配線は、主装置からビジネスホン同士を直列でつないでいきます。1本の配線で10本までビジネスホンをつなげるため省スペース化につながります。ただし1本のケーブルが損傷した場合、そこにつながっているビジネスホンは全て使用できなくなってしまうため、現在は一部の企業でのみ採用されている配線方式です。LAN配線は、IP電話機でのみ用いられている配線です。IP電話機とは、インターネット回線を利用してビジネスホンの内線や外線、転送機能などを利用するものです。LAN配線はインターネット回線を一元管理できるのがメリットですが、電力を供給するためにはコンセントではなくLANケーブルにより電源を確保する方式である、給電HUBまたは給電アダプタの設置が必要となります。新たにオフィスにビジネスホンを設置したいのにそこにコンセントがないという場合には、Fケーブルを配線しコンセントを設置する必要があります。ビジネスホンをインターホンや電気錠と連動させたい、防犯カメラや入退室管理も採用したいといった場合には、セキュリティ工事が必要となります。回線工事が完了後には電話配線工事を行う必要があります。設置した主装置と各フロアに設置するビジネスホンをつなぐため、オフィスの床や壁、場合によっては天井などにモールというカバーを使って配線を行います。次にビジネスホンを1台ずつ接続し設定を行う電話機設置工事を行います。このようにビジネスホンの設置は、さまざまな工程があるため、設置するために工事業者選びは慎重に行う必要があります。

◎ビジネスホン工事の優良業者

オフィスへのインターホンや電気錠と連動したビジネスホンの設置を検討している場合、電気錠連動ビジネスホン本体のメーカー選びや価格なども重要なポイントとなりますが、工事を依頼する業者選びもとても大切です。しかし、ビジネスホン設置業者は非常に数が多いため、いざ選ぶとなるとどこに依頼すべきか迷ってしまう人も多いのではないでしょうか。良いビジネスホン設置業者が多いなか、残念ながら不当に高額な費用を請求するなど悪質な業者も存在しているため注意が必要です。特にビジネスホンをインターホンや電気錠などと連動させて使用したいという場合は、電気錠など鍵のことについて豊富な知識と経験を持つ鍵の専門業者などを選ぶのが適切です。電気錠連動のビジネスホン工事などの電話工事は、国家資格である工事担当者を保有している人が工事をするか、または現場監督をするのが義務付けられています。工事担当者とは、アナログ電話回線やデジタルデータ回線などの電気通信回路にパソコンや電話などの端末設備を接続するために必要な資格です。工事担当者の資格を持っていない業者が工事を行った場合には、法律違反として罰せられる可能性があります。電気錠などさまざまな鍵を扱っている鍵の専門業者には、電気工事士資格保持者が在籍していることが多いです。ちなみに電気錠を取り扱うためには、第2種電気工事士または第一種電気工事士の国家資格を持つプロによる配線工事が必要となり自分で行うことはできません。ですから電気錠と連動可能なビジネスホンを設置する場合には、鍵の専門業者に依頼することをおすすめします。なお格安でビジネスホン設置工事を行う業者のなかには、ビジネスホン設置に必要な工事担当者や電気錠の取扱いに必要な電気工事士の資格を持たず、無資格で工事を行っている所もあるため、事前に確認しておくと良いでしょう。電気錠と連動したビジネスホンを設置する場合、業者のホームページに問い合わせ先や会社概要がしっかり記載されているかどうかチェックすることも大切です。問い合わせ先の電話番号や会社の所在地、経歴などが把握できれば、顧客の要望やトラブル時にも連絡がつきやすく対応もスムーズです。ほかにも、インターホンや電気錠連動のビジネスホン工事の施工事例や、見積もり金額を提示している会社も、ビジネスホン設置工事の業者選びのポイントです。インターホンや電気錠と連動したビジネスホンがどのような工程で設置されるのか、どの項目にどれだけ費用がかかっているのかが明確だと、依頼する側もビジネスホン導入の計画や予算を立てやすく準備しやすいです。悪質な業者の場合は、ホームページ上で、連絡先や所在地がわからないようにしているケースもあるため気をつけましょう。電気錠連動ビジネスホン設置の業者を選ぶ場合、複数の業者に見積もりを依頼して見比べてみるといいでしょう。見積書の分かりやすさも良い業者かどうかを見極める手がかりのひとつとなります。例えば「工事一式」「器具一式」などといったように内訳が詳細に記載されていない見積書を提出する業者は内訳を聞くようにしましょう。インターホンや電気錠と連動可能なビジネスホンの設置を考えている場合、ビジネスホンの設置工事でどこに主装置を設置してどのようにビジネスホンをつなげるかといった、ビジネスホン業者との事前の打ち合わせや現地調査も重要となります。十分な下見や打ち合わせを行わなかった場合、工事日当日になってから必要な部品や機器が揃っていないためインターホンや電気錠と連動したビジネスホンの工事がはじめられない、または追加の工事費用が発生するといった可能性もあるため注意が必要です。ビジネスホン設置の工事内容の説明時に、インターホンや電気錠、ビジネスホンについて知識のない相手にもわかりやすい言葉を使って説明してくれるかどうかも業者選びの大切なポイントのひとつです。ビジネスホン業者にしか分からないような難しい専門用語を使って説明する業者は、不要な工事を追加して費用を請求する恐れもあります。インターホンや電気錠に連動したビジネスホンの設置工事後、万が一ビジネスホンの回線やインターホン、電気錠にトラブルが発生した場合のサポートやアフターフォローの内容についても事前に確認しておきましょう。特にビジネスホンのようにオフィスにおける毎日の業務に欠かせない機器は、トラブルが起きた場合に直接業務に支障が出るため気を付けなければなりません。万が一、インターホンや電気錠に連動したビジネスホンに何らかのトラブルが発生した場合、対応や追加工事が必要になった場合の費用や期間など、ビジネスホン設置後に受けられるアフターサービスの内容についてあらかじめチェックしておくことも大切です。

◎まとめ

ビジネスホンは内線や外線での通話や転送、留守番電話機能のほかにも、通話録音機能や迷惑電話対策機能も搭載されているのでオフィスには欠かせない存在です。ビジネスホンにインターホンや電気錠を連動させることにより、より利便性が高まりオフィスにおける業務の効率化を図ることができます。ビジネスホンやインターホン、電気錠の設置は、工事担当者や電気工事士の資格が必要ですが、鍵の専門業者であるカギ舎は、多くの有資格者が在籍しています。カギ舎では、24時間年中無休でビジネスホンやインターホン、電気錠など鍵に関するあらゆる相談や依頼に対応しています。インターホンや電気錠と連動できるビジネスホンの導入を検討している人は、お気軽にカギ舎までお問い合わせください。

<<　一覧に戻る

ビジネスホンでできること

カギ舎セキュスターズ株式会社