古いビジネスホンを交換するタイミング

オフィスのビジネスホンは、長期間使用していると古くなりさまざまな不具合やトラブルに見舞われることがあります。仕事に欠かせないビジネスホンが使用できなくなると業務に支障をきたすため、古いビジネスホンの故障には迅速に対応する必要があります。この記事では、古いビジネスホンの故障のサインや、古いビジネスホンを交換する際に見直すべき点などについて具体的にご紹介します。

◎ビジネスホンの構成機器

オフィスなどで使用されるビジネスホンは家庭用電話機とは異なり、電話回線と本体を接続するだけでは作動しません。ビジネスホンの代表的な構成機器には主装置をはじめ電話回線、ONU、ルーターがあります。主装置とは複数の外線と内線を共有してコントロールする交換機のことであり、内部にユニットと呼ばれる基板を設置することではじめて主装置としての役割を果たします。ビジネスホンの電話回線にはアナログ回線やISDN回線、光回線やIP電話などがあります。銅線により音声をアナログ信号で伝達するアナログ回線は最も古くから普及している電話回線です。ISDN回線のISDNとは「Integrated Services Digital Network」の略称であり電話線を使用したデジタル回線のインターネット通信技術となっています。音声をデジタル信号に変換することにより良質の音声通話やインターネット接続を可能にしています。光回線とは、光ファイバーを利用してデータの送信や受信を行う通信回線のことを言います。元々光ファイバーとはガラスやプラスチックでできている細く透明な光を通す繊維を指し、光回線は電磁波の影響を受けないため通信速度が非常に速く安定していることから、スムーズにインターネットが利用できるのが光回線のメリットです。IP電話とは「Internet Protocol」という通信方式を利用した電話サービスのことであり、インターネットに接続することにより通話できるシステムとなっています。ビジネスホンの構成要素のひとつである回線終端装置とも呼ばれるONUは「Optical Network Unit」の略であり、光回線とパソコンの間に設置して接続することにより光信号とデジタル信号間の変換を行う装置です。ルーターはパソコンなどの複数のデジタル機器をひとつの回線でインターネットへつなぐために必要となる接続機器のことを言います。ビジネスホンはこれらの機器により構成されていますが、実はビジネスホンや主装置には他の機器と同様に寿命が定められています。

◎ビジネスホンや主装置の寿命

ビジネスホンや主装置の寿命について、法定耐用年数と実際のビジネスホンの寿命の違いについて理解しておく必要があります。法定耐用年数とはさまざまな機器や設備に資産的価値があると考えられる期間のことを指していいます。新品のビジネスホンや主装置の法定耐用年数は約6年、電話ケーブルは約10年と設定されています。しかし実際に使用しているビジネスホンの寿命は10年ほどであることが多いようです。ビジネスホンの主装置についても法定耐用年数年数よりも長い期間利用することができるとされていますが、利用頻度や設置されている環境などによって変わってきます。ただしビジネスホンと主装置のどちらも使用期間が6年を経過するとさまざまな不具合やトラブルは多くなってくるため、古いビジネスホンは早めに買い替えを検討すると良いでしょう。ビジネスホンなど機器の部品は保有期間というものが存在しています。ビジネスホンのメーカーにより異なりますが、ビジネスホンの一般的な部品保有期間は製造中止からだいたい7年ほどとなっています。部品の保有期間を過ぎているとメーカーが部品を持っていないことから、古いビジネスホンを修理できなくなることもあるため、7年が経過する前に交換を検討する必要があります。では、古いビジネスホンによく見られるトラブルはどのようなものがあるのでしょうか。

◎古いビジネスホンに起こる不具合と原因

ビジネスホンはオフィスにおいて多くの人が1日に何度も使用するものであるため、経年劣化によりさまざまなトラブルに見舞われる可能性があります。古いビジネスホンによく起こる不具合としては、電話をかけても相手につながらない、またかかってきた電話を受けられないなどのビジネスホンの発信や着信の不良、ビジネスホンの液晶画面に相手の電話番号やデータが表示されなくなるなどのケースがあげられます。そのほかにもビジネスホンの通話中に雑音が入ったり、通話が途切れるといったトラブルで突然通話ができなくなる場合もあるため、不具合に気がついたらできるだけ早めに対処する必要があります。古いビジネスホンの不具合の原因としては、ビジネスホンや主装置に溜まったホコリによる故障が考えられます。特にビジネスホン主装置は普段はあまり人の目に触れない場所に設置されていることが多いため、気づかないうちにホコリがたまり不具合の原因となることがあります。ビジネスホンの主装置のなかにはCPUユニットという基盤が組み込まれています。CPUユニットはビジネスホン本体や電話回線の働きをコントロールする機器であり、24時間作動し続けるため他の基盤より劣化しやすいといわれています。そのため、古いビジネスホンにトラブルが見られる場合にはまずCPUユニットをチェックすると良いでしょう。ビジネスホンの主装置には、内線や外線の基盤、電源の基板などさまざまな基盤が組み込まれているため、不具合が見られる場合にはどの基板が故障しているのか業者に依頼してしっかり確認してもらうことが大切です。ビジネスホンは、電源ケーブルと通信回線などのケーブルにより各装置に接続されています。長年使われている古いビジネスホンは接続しているケーブルの劣化によりトラブルが生じることもあります。古いビジネスホンや主装置の劣化には注意しても古いケーブルはそのまま気づかず使用していることがよくあるため気をつけましょう。古いビジネスホンのケーブルの配線不良の原因としてはショートしているか断線していることが考えられます。ビジネスホンのケーブルのショートとは電気が流れる状態ではあるものの、ビジネスホンを通らずに主装置に電源に戻ってしまう状態を指し、断線とはケーブル内の電線が切れてしまい電気がビジネスホンまで流れなくなっている状況のことを言います。ケーブルがショートしたり断線するとビジネスホンが正常に作動しなく可能性があるため、古いビジネスホンの修理や交換が必要になった際には配線の状態も専門業者に確認してもらいましょう。

◎古いビジネスホンの故障でチェックすること

古いビジネスホンに何らかの不具合が見られる場合には、まず本当に故障していて古いビジネスホンの修理や交換が必要なのかチェックしましょう。主装置の電源コードがコンセントにしっかりとささっていないため作動していないことも意外と多いため、その場合はコードをしっかり差し直してみてください。ビジネスホンの主装置の電源がオフになっていてビジネスホンが使えなくなっている場合もあります。1度オンにしてもビジネスホンが使用できないときは、主装置の電源のオンとオフを何度か切り替えてみて少し様子を見てみましょう。それでも古いビジネスホンが使えない場合は、主装置自体の故障が考えられ業者に修理や交換を依頼する必要があります。ビジネスホンのケーブルが何か重い物の下敷きになっているためうまくビジネスホンが作動しないケースもあります。その場合はケーブルの上にある物をよけてからビジネスホンや主装置の電源を切りもう1度入れてみてください。それでも不具合が回復しない場合はケーブルがショートしている可能性があるため、業者に連絡し修理や交換を依頼しましょう。古いビジネスホンが経年劣化や寿命を迎えたことにより交換が必要となった場合は、これまでのプランなどを見直すよい機会でもあります。

◎古いビジネスホンの交換で見直すべきこと

古いビジネスホンを買い替える際にはこれまでオフィスで使用していた電話回線やビジネスホンの台数や料金プランの見直しを行うチャンスでもあります。古いビジネスホンから新しいビジネスホンに交換する場合には、ビジネスホンにかかる電話回線の費用や主装置などの定期メンテナンス費など月々かかるビジネスホンのコストの見直しを行うことが大切です。最初に契約したビジネスホンの料金プランが現在のビジネスホンの利用頻度に合っていなかったり、ほとんど使用していないオプションサービスがついたままになっていると余計な出費となるため、これらを見直すことにより毎月の通話料などの料金を下げられる場合があります。オフィスの引っ越しをするなどオフィスの広さや社員の人数が変わるときは、ビジネスホンの設置台数を見直すことも必要で、設置するビジネスホンの台数を減らすことができればコスト削減につながります。古いビジネスホンの買い替えを行う際は、ビジネスホンに必要な機能を見直すことも重要です。ビジネスホンは多機能電話とも呼ばれているように多くの機能が搭載されています。しかし実際業務でビジネスホンを使用しているといつも使う機能とほとんど使用しない機能が徐々に分かってきます。通話録音機能や迷惑電話対策機能など必要な機能を絞り込んだビジネスホンを選ぶと、機種も決めやすくなりコストダウンにもつながります。また、ビジネスホンをインターホンと連動させて遠隔でドアの施錠や解錠が行えるビジネスホンに変えたい、社員の勤怠管理のために入退室管理システムと連動できる便利なビジネスホンに買い替えたいという場合も、古いビジネスホンを交換する良いタイミングになります。では、古いビジネスホンを交換する際にはどのようなポイントに気をつければ良いのでしょうか。

◎ビジネスホンを交換する際のポイント

古いビジネスホン本体のみが故障して、オフィスに数台しかビジネスホンを設置していないという場合は、自分でビジネスホンを購入して取り付けることも出来なくはありませんが、これまでと同一機種・同一型番のビジネスホンでなければ使用できないため専門業者へ依頼をした方が安心です。古いビジネスホンのIP電話を交換する場合は専門業者が設定を行う必要があるため、業者へ依頼しましょう。古いビジネスホンだけではなく主装置を交換する際は、電気通信回線と端末設備を接続する必要が生じるため、工事担任者の国家資格を所有した作業員による工事が必要となります。なかには無資格であるにも関わらずビジネスホンの工事を行おうとする悪質業者も存在するため、古いビジネスホンの交換を依頼した業者が資格をもっているかどうかあらかじめホームページなどで確認しておくようにしましょう。古いビジネスホンの交換をする専門業者を探す際には、まずいくつかの業者に見積もりを出してもらうことをおすすめします。専門業者のなかには、工事一式だけ記載されており詳しい工事内容が明記されていないこともあるため、見積もり書に古いビジネスホン工事の詳細や料金が項目ごとに記載されているかをしっかり確認してください。一般的にビジネスホンの工事費にはビジネスホンの搬入費や設置費、設定費や配線工事費などが含まれており、加えて出張費がかかることもあります。古いビジネスホンの交換工事を業者へ依頼する前には、サポート内容や工事後のアフターフォローがあるかなどしっかり確認を行いましょう。ビジネスホンにトラブルが起こった際の問い合わせ先や定期点検の有無なども確認しておくと安心です。古いビジネスホンの交換工事の打ち合わせで決めたことでも、ビジネスホンの設置工事当日にさまざまな事情から変更しなければならない事柄が生じる可能性もあります。その際に、オフィス内に指示が出せる社員がいないと作業がストップしてしまい、工事が長引いたり別の日に改めて工事をしなければならないこともあります。そのため古いビジネスホンの交換工事を行う際は、工事に関して決定権を持つ社員が必ず立ち合うようにしましょう。

◎まとめ

ビジネスホンは突然故障すると業務に大きな影響が出る可能性があるため、ビジネスホンや主装置、ケーブルなどの耐用年数などを把握し、適切なタイミングで古いビジネスホンから新しいビジネスホンに買い換えることがポイントです。また、寿命が近づいた古いビジネスホンを交換するタイミングを見極めるのは難しいため、専門業者に相談して交換の有無を決めると良いでしょう。カギ舎はビジネスホンの設置や主装置の設定について豊富な知識や経験があり、古いビジネスホンからどの機種に交換すれば良いかなどの相談にも受け付けています。ビジネスホンだけでなく鍵に関するあらゆる相談にも24時間受け付けていますのでお困りの方はぜひご一報ください。

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