ビジネスホンの修理を依頼するときの注意点

ビジネスホンが故障して修理に出したいと思っても「どこへ修理に出したらよいかわからない」とお困りの方や「修理に出すときに気をつけておくことを知りたい」「修理で本当に直るのか」など思っている方は多いのではないでしょうか。この記事では、ビジネスホンを修理に出すときに確認しておくべきことや、ビジネスホンの修理はどこに依頼したら良いか、ビジネスホンを修理に出す時の注意点、修理と買い替えの比較について解説します。ビジネスホンを修理に出そうと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

◎ビジネスホンは機能の拡張も可能

ビジネスホンとは、少ない電話回線を複数の電話機で共有できるシステムです。一般的な電話機が1本の電話番号につき1台の電話機であるのに対して、ビジネスホンは1本の電話番号を何台もの電話機で同時に共有できます。ビジネスホンは、主装置とビジネスホン専用の電話機で構成されており、主装置には内線ユニットや外線ユニットなど、さまざまなユニット（基板）が収められています。このユニットによって機能を拡張できるので、電話以外にもインターホンや電気錠、構内放送設備などほかの機器との接続が可能です。ビジネスホン専用の電話機は主装置に接続されており、主装置が交換機の役割をして外線電話や内線電話を振り分けてつなぎます。外線電話がかかったときは主装置に接続されたすべての電話機が一斉にコール音を鳴らして着信を知らせ、どの電話機からでもかかった電話を受けられます。一般的な家庭用の電話ではオフィス内のすべてのデスクに電話機を配備しようとすると、デスクの数だけ電話回線の契約が必要です。それでは通信費がかかるうえに、不在のデスクの電話機に着信があるとほかのデスクからわざわざ席を立って電話を取りに行かなければなりません。ビジネスホンは少ない電話回線を共有できるので通信費のコストを抑えられ、離れた席への着信も席を立たずに誰でも受けられる非常に便利なシステムです。「外線電話」と並びビジネスホンで使われる便利な機能が「内線電話」です。内線電話とは、ビジネスホンの主装置に接続された電話機同士が主装置を経由して通話ができるシステムで、電話機の「内線番号」を押すと発信してつながります。内線電話は主装置を介しての通話なので、外線電話のように通話料金が発生しません。

◎ビジネスホンを修理に出す前に確認すべきこと

ビジネスホンを修理に出す前に故障の状況を把握しておきましょう。ビジネスホンを修理に出す前に対応すべき箇所を確認することで、修理の必要がない場合や修理業者への依頼がスムーズに運びます。まず故障を疑ったときは、使えない電話機が1台だけなのかそれとも複数台なのか、使えなくなった電話機の台数を確認しましょう。不具合のある電話機が1台だけであれば、電話機本体かその電話機の配線に問題があると考えられます。確認するには、不具合のある電話機を正常に動作している別の電話機と入れ替えます。電話機を入れ替えて症状が改善されれば、電話機本体の故障が疑われます。電話機を入れ替えても使えない場合は、電話機の配線に問題があるかもしれません。電話機本体と受話器をつなぐカールコードや電話機へ接続されている電話線が差し込み口にしっかりと差し込まれているかなどを確認してください。また電話機をつなぐケーブルが重いデスクやキャビネットなどの下敷きとなり断線している可能性もあります。このような場合は、線をしっかりと差し込んだりケーブルを交換したりすることで症状が改善することがあります。

使えない電話機が複数台ある場合は、1度ビジネスホンの主装置の電源を切って数分おいてから、再びスイッチをいれて再起動させてみてください。再起動をすると症状が改善することがありますが、それでも使えない場合はビジネスホンの主装置や主装置内のユニットが故障している可能性があります。またLANケーブルを使用したビジネスホンで特定のグループの電話機がすべて使えないときは、LANケーブルを分岐するためのスイッチングハブに原因があることも考えられます。このスイッチングハブも主装置と同様に1度再起動をしてみて症状が改善するか確認してください。主装置もスイッチングハブも再起動によって症状が改善しないときは、ビジネスホン専門業者への修理依頼を検討しましょう。

オフィス内のすべての電話機が使えない場合は、ビジネスホン主装置や電話回線に問題があることが考えられます。まずは主装置の電源を切って再起動をさせ、症状が改善するか確認してください。光回線を利用したIP電話にはONU（回線終端装置）という機器も接続されているので、このONUの電源が入っているかの確認や再起動を実行してみましょう。なかには機器に問題がなく、光回線など通信料金の未払いが原因で電話回線の利用が停止されていた例もあるので、念のため電話料金の支払い状況も確認してください。

ビジネスホンに不具合が起こった際に、自分で修理しようと安易に配線のやり直しや機器の分解などをすると、かえって症状が悪化する恐れがあります。ビジネスホンの電気工事や配線工事は専門知識が必要で、電気工事士の有資格者でなければできないため、自分たちで解決できないときはメーカーやビジネスホンの専門業者に修理を依頼してください。修理を依頼するときは、不具合に関して確認したことを一緒に伝えると、修理業者は症状が理解しやすくスムーズに修理ができます。

◎ビジネスホンの修理の依頼方法

ビジネスホンに不具合が起こったとき、保守契約を結んで定期的なメンテナンスをしているのであれば、その保守契約をしている業者へ修理を依頼しましょう。ビジネスホンの故障内容によっては、保守契約の範囲内で修理が可能な場合もあります。とくに保守点検をしてないのであれば、ビジネスホンを設置したときの販売会社へ連絡をしてください。販売会社は新規導入時の設計や機器の構成などの情報を持っているので、ビジネスホンの修理がスムーズに運びます。また、新規導入時にすでに配線や内線番号・短縮電話・留守番電話・転送などの設定もしているので、修理時に複雑な配線の整線や設定に関するトラブルが起こっても復旧が容易です。ビジネスホンを最初に設置した会社がわからなくなってしまったり、設置業者がなくなっていたりすると、どこに修理を依頼したらよいかわからずに困ってしまうことでしょう。ビジネスホンを新規で設置したときの業者に依頼できない場合は、ビジネスホンのメーカーに修理を依頼しましょう。メーカーでは一定期間は修理に要する部品を保有しているので修理可能な期間であれば対応してもらえますが、修理に出すビジネスホンの機種やメーカーの状況によっては、修理に時間を要する場合があります。メーカーよりもビジネスホン取り扱い業者にお願いした方が修理が早かったり、費用が安い場合があるので、短時間で安く修理をしたい場合はビジネスホン取り扱い業者への修理依頼も検討してみましょう。修理のための調査や見積もりなどすぐに対応してくれる業者が多く、修理に必要な部品を保有していればその場でビジネスホンの修理が終わることもあります。ただビジネスホンの取り扱い業者は数多くあるため、インターネットなどで見つけた業者1社にすぐさま依頼するのではなく、できれば数社から見積もりをとることをおすすめします。ビジネスホン取り扱い業者から見積もりをとるときは、修理の内訳が明瞭であるかを確認しましょう。「ビジネスホン修理一式」などとざっくりとした内容で見積もりを出しておき、修理が終わってからあれやこれやと追加料金を請求する悪質な業者も存在するので注意が必要です。ビジネスホンを修理に出すときは、出張費・技術費・修理に要するそれぞれの部品代など細かく見積もりをしてくれる業者が安心です。

◎ビジネスホンの修理を依頼するときの注意点

新規で購入したビジネスホンには保証期間が設定されています。ビジネスホンのメーカーにもよりますが、多くの場合の保証期間は1年間です。故障したビジネスホンがまだ保証期間内であれば、無償で修理や交換に対応してもらえる可能性があるので、ビジネスホンのメーカーに修理を依頼しましょう。ただし故障の原因が「使用方法が誤っていた」や「落下による故障」「自然災害による故障」などは保証範囲にならないので注意が必要です。「正常な使用状態で自然に発生した故障」だけが無償修理の対象となるので、ビジネスホンメーカーの保証規定をよく確認しましょう。メーカーでの有償修理に必要な費用としては、出張費と修理の技術料、部品代がかかるケースがほとんどです。中古で購入したビジネスホンは、メーカー保証はありませんが販売店が独自の保証をつけている場合もあります。販売店によって保証期間があるところとないところがあるので、購入時の契約内容を確認してください。ビジネスホンの保証期間が過ぎていて修理に出すときは、必ずしもメーカーでなければならないわけではなくビジネスホン取り扱い業者でもかまいません。いずれにしても事前に見積もりをしてもらい、できれば複数の業者から相見積もりをとることをおすすめします。修理内容や修理費用、修理後のアフターサービスの有無についてもしっかりと確認し、比較検討して修理依頼をする業者を選んでください。また修理中に代替え機を貸し出してくれるかどうかも確認しておきましょう。ビジネスホンの修理が何日もかかってしまう場合は、その間の業務がストップしてしまう恐れがあります。ビジネスホンの修理中でも平常どおりに業務をおこなうためには、代替え機の有無が重要です。

◎ビジネスホンの修理と買い替え

故障して修理に出そうとしているビジネスホンが古いのであれば、修理よりも買い替えを検討したほうが良いこともあります。「古い」基準は、ビジネスホンの生産が終了してから7年が経過しているかどうかです。メーカーにはビジネスホンの修理に必要な部品の保有期間が定められており、その保有期間が生産終了から7年となります。生産終了から7年間はたとえビジネスホンが故障しても部品があるので修理が可能ですが、7年を過ぎるとメーカーの修理対応期間が終了となってしまいます。メーカーによっては7年を経過していても部品がまだ残っていれば修理をしてくれるところもありますが、その場合でも部品がなくなり次第、修理対応はできなくなります。この「7年」という期間はビジネスホンを購入してからではなく生産が終了してからという点に注意してください。たとえば2000年に購入した「A」というビジネスホンが2003年に生産を終了したのであれば、2007年ではなく2010年までが修理用部品の保有期間です。2001年に購入した「B」というビジネスホンの生産終了が2002年なら、「A」より後から購入したにもかかわらず2009年までが修理可能な期間となります。またビジネスホンを中古で購入していた場合には、購入時にすでに修理用部品の保有期間が過ぎていたということもあるので注意が必要です。ビジネスホンの生産終了の時期は、各メーカーのホームページに記載されているので1度確認をしておきましょう。生産終了後の7年間は部品があるので修理で対応できますが、故障の原因が経年劣化による場合、1カ所が壊れたらまた別の場所が壊れるというように、次々と修理が必要な故障が起こることもあります。その結果、修理をするために多額の費用と労力がかかることになり、新しくビジネスホンを購入したほうがよかったなと後悔するかもしれません。ビジネスホンは、故障が頻発しはじめたときや生産終了から7年が経過したときを目安として、新しく取り替える計画を立てて準備しておくことをおすすめします。いざビジネスホンが使えなくなったときに慌てずに済むように、早いうちから計画を立てて備えておきましょう。

◎まとめ

修理に出す前にビジネスホンの故障箇所や機器について確認をしておくと、修理をせずに済んだり、修理に出したとしてもスムーズに進行します。実際にビジネスホンを修理に出す場合は、保証期間内かどうかの確認をすること、費用を要する際はしっかりと見積もりをとることが修理費用を抑えるために大切です。またビジネスホンの使用年数によっては修理よりも新しく買い替えたほうがよい場合もあるので、古いビジネスホンをお使いの方は専門業者に相談してみることもおすすめです。ビジネスホンの取り扱い実績が豊富にある専門業者のカギ舎では、現在お客様のオフィスで使用しているビジネスホンの故障状況や使用年数などから、修理について適切なアドバイスやご提案をいたします。調査や見積もり・ご相談だけでも無料なので、ビジネスホンの修理でお困りの際はぜひカギ舎までお問い合わせください。

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カギ舎セキュスターズ株式会社