ビジネスホン移転の際に注意すべきポイント

ビジネスホンとは、一般的な家庭用電話機とは異なり、主装置と専用電話機を組み合わせたオフィス向けの電話機のことを言います。オフィスなどでビジネスホンを使えば複数の電話機で対応できるようになります。さまざまな便利な機能があるビジネスホンですが、オフィスの引越しでビジネスホンを移転する場合にはどのような準備や手続きを行えば良いかご存知でしょうか。この記事では、ビジネスホンの移設の方法や、インターホンや電気錠との連動について詳しくご紹介します。

◎オフィス移転に伴うビジネスホン移設の流れ

オフィスを引っ越すことになり、ビジネスホンを移転しなければならない場合には、電話回線の移転手続きやビジネスホンの移設工事を依頼する業者を探す必要があります。まず、いくつかの業者から見積もりを依頼し、ビジネスホンの移設手続きの費用はもちろん、工事経験や実績、移設の保証内容やアフターサービスをしっかりチェックし、ビジネスホンの移転を依頼するのに最適な専門業者を選ぶことが大切です。引っ越しによるビジネスホンの移転では、電話回線の手続きを引っ越しの約1ヶ月半前に、ビジネスホンの手続きについてはおおよそ1ヶ月ほど前に行いましょう。手続きと同時進行で、ビジネスホンの移転工事を依頼した専門業者との打ち合わせや、移転先のオフィスの現地調査を行い、オフィスのどこにビジネスホンや配線を設置するか、またビジネスホン移転の日時などを決めていきます。ビジネスホン移転の前日に電話回線配線工事を、移転当日にビジネスホンの設定を行います。ビジネスホンの電話回線のなかでも、IP電話やひかり電話の場合はビジネスホンの移転のほかにもインターネット回線の開通手続きが必要となります。ビジネスホンの移転に伴う電話工事においては、国家資格である工事担当者を保有する人間が、移転工事を実施もしくは監督する必要があります。工事担当者の資格とは、電気通信回線と端末設備などの接続を行うために必要な知識や技術を認定したものです。資格を持っていない作業者が移転工事を行った場合や監督者として現場にいない状況で移転工事が行われた場合は、法律違反として罰せられる可能性があるため注意が必要しましょう。専門業者であれば、ビジネスホンの移転に伴う設置工事や設定といった工事実績も豊富で、工事担当者が在籍している業者も多いため最適であると言えるでしょう。オフィスにおけるビジネスホンを移転する際には事前にいくつか確認しておかなければならないことがあります。

◎ビジネスホン移転の前に確認しておくこと

ビジネスホンを移行する前には、まず現在のオフィスで使用しているビジネスホンの機種やメーカー、ビジネスホンの台数や主装置の型番などを確認しておきましょう。ビジネスホンは一般的な電話機とは異なり主装置と電話機をつないで利用するため、移転先のオフィスでビジネスホンをどこに配置すればよいか、配線ケーブルが業務の妨げにならないなど、後でトラブルにならないように新たなオフィスのレイアウトを作成しましょう。主装置はビジネスホンの内線と外線をつなぐ重要な役割を担っているため、主装置を設置する場所をどこにするかは非常に重要です。主装置は精密な機器であるため、直射日光や高温多湿になるような場所を避けるようにしましょう。また移転して経年劣化による不具合を起こすなど、ビジネスホンのトラブルに見舞われないよう古い主装置の場合は移転の機会に交換することも検討しましょう。オフィスの移転により規模が拡大したり従業員が増える場合は、移転のタイミングでビジネスホンを増設するケースも考えられますが、ビジネスホンは同一メーカーで同じ機種の電話機しか増設できないため注意しましょう。そのほかにも現在使用している主装置に空きがあるかどうかを確認しなければなりません。主装置はその種類によって接続できるビジネスホンの台数が定められており、決まった台数以上の電話機は接続することができません。例えば、とある主装置はSサイズであればビジネスホンは10台まで、Mサイズは30台まで、Lサイズは80台までと製品によって台数制限がありますが、Lサイズの主装置に拡張ユニットを採用すると、ビジネスホンを480台まで増やすといったことが可能です。ビジネスホンの利用可能上限を超えていない場合でも、主装置内に設置されているユニットの接続可能上限を超えてしまったときは、主装置を容量の大きいサイズに変更しなければなりません。ビジネスホン移転の際に台数を増やす場合には電話回線の変更が必要になるかをチェックする必要があります。電話回線には銅線を使用してつなぐ回線方式であるアナログ回線、伝送方法をデジタル化することにより一回線で2チャンネル使用できるISDN回線、光ファイバーなどのインターネット回線を利用して通話を行い、１回線で複数チャンネル使用できる光回線、インターネットプロトコルと呼ばれる技術を利用したIP電話回線があります。電話回線により接続できるビジネスホンの台数が異なるため、主装置による増設が可能でも電話回線自体が対応できずビジネスホンが使用できないといったトラブルが発生する可能性もあるため注意しましょう。さらにオフィスの広さやデスクの位置によりビジネスホンの配線自体も見直さなければならないこともあります。ビジネスホンの配線方式には、スター配線、バス配線、LAN配線の3種類があります。スター配線方式とは、ビジネスホンの主装置と電話機を1台につき1本のケーブルで配線する方法です。主装置を中心にビジネスホンが星のように配置されることからスター配線と呼ばれています。それぞれのビジネスホンが独立した状態で接続されているため1本の配線に何らかのトラブルが生じても最小限に抑えることができるというメリットがありますが、ビジネスホンの台数分ケーブルを用意する必要があり、配線が絡まりやすいというデメリットもあります。バス配線方式とは、NTTの一部機種で採用されている配線方式で、主装置からのケーブルを途中で分岐させながら複数のビジネスホンと接続する方法です。バス配線であればケーブルの数が少ないというメリットがありますが、断線などのトラブルがあった場合に複数のビジネスホンに影響が及びます。LAN配線方式とは、電話配線ではなくLANケーブルを利用してビジネスホンと主装置をつなぐ方式でありIP電話機のみ接続可能です。LAN配線方式はインターネットとビジネスホンを1回線で一元管理ができるのがメリットとなっています。このようにビジネスホンの配線方式にはそれぞれメリットとデメリットがあるため、オフィスの規模や使用する人数などにより使い分けるようにしましょう。また、オフィスの移転先でもこれまでと同じ電話番号が使用できるかどうかを事前に確認しておくことも大切です。電話局のエリアをまたいでしまうと同じ市町村や区内であっても電話番号が変わってしまう場合があります。ビジネスホンの電話番号が変わるとホームページや名刺などの電話番号も変更が必要となるので、移転後にビジネスホンの電話番号が変わる場合は、従業員はもちろん取引先にも事前に周知し、トラブルが起こらないようにしましょう。新しいビジネスホンの電話番号に慣れるまで不安なときは、自動音声で電話番号の変更と新しい電話番号の告知を行うサービスがあるため、利用を検討するのもおすすめです。

◎ビジネスホンの移転時に注意すること

以前のオフィスからビジネスホンと主装置を撤去し新しいオフィスに移転する際には、交換機器工事、電話配線工事、電話機設置工事などを行います。交換機機器工事とは、ビジネスホンを接続するための主装置を設置する工事のことです。主装置からビジネスホンに配線していくため、工事前に電源を確保できるスペースがあるかどうか確認しておきましょう。電話配線工事では、主装置とそれぞれのビジネスホンをつなげるための配線を取り付けます。従業員の足が配線に引っかかるなどして断線することがないように、オフィスの床やカーペット上だけではなく、場合によっては壁のなかにもモールというカバーを使い配線を取り付けなければなりません。ビジネスホンが故障する原因として多いのが断線であるため、設置工事は慎重に行う必要があり、引っかかりがないかを確認しながら作業を進めていきます。電話機設定工事では、オフィスのビジネスホンに配線を１台ずつ接続し設定を行います。設定する際にはビジネスホンの内線と外線が使用できるか、音量などをチェックするなど1台ずつ動作確認を行い問題がないか確認していきます。ビジネスホンに関するトラブルを防ぐために、ビジネスホンの移転工事が行われる際には業者に全て任せるのではなく、移転工事が完了しビジネスホンが正常に使えるかどうかの確認が終了するまで担当者が立ち会うようにしましょう。特にビジネスホンなどの電話工事で、移転工事後に何らかのミスが発覚するということがあった場合、再び工事を依頼することで追加料金が発生してしまうトラブルもあるため注意しましょう。移転先のオフィスに電話回線以外にインターネット回線の工事を行うときは、ビジネスホンの台数が多いと電話配線とインターネットの配線が絡まってしまう可能性があるため、同日に移転工事を行い配線が絡まないようにしましょう。ビジネスホンはオフィスの業務を効率化できる優れた電話機器ですが、ビジネスホンはオフィスのインターホンや電気錠と連動させることもできます。

◎ビジネスホンはインターホンや電気錠と連動可能

オフィスの移転のタイミングでビジネスホンとインターホン、電気錠を連動させることで利便性が高まり、業務をスムーズに進めることができます。例えば自分のデスクからオフィスの入口まで距離がある、ビルの2階にオフィスがあり1階の出入口にインターホンがあると、インターホンが鳴るたびに出入口まで行かなければならず、1日に何度も往復していると業務の妨げとなる可能性があります。そこで、ビジネスホンとインターホンを連動させることにより、インターホンからの呼び出しに対してビジネスホンの内線電から対応することができるため、自分のデスクから離れる必要がなく効率的に業務を進めることができます。1台だけではなく複数のインターホンとビジネスホンを連動させることも可能なため、例えばオフィスの玄関のインターホンと社員通用口のインターホンなど、異なる2ヶ所のインターホンと連動させることもできます。オフィスの規模や社員数によっては日中にどうしても誰もいない時間帯があるケースがあります。不在時に来客対応ができないことが多いと業務に支障をきたすことも考えられます。そのようなときは、ビジネスホンの転送機能で来客のインターホンに対してスマートフォンで対応することも可能です。転送の流れとしてはインターホンからビジネスホンに転送し、ビジネスホンからスマートフォンへ転送するという形になっています。ビジネスホンはインターホンだけではなく電気錠と連動させることも可能です。施錠されているオフィスの玄関に設置されているインターホンが鳴るとビジネスホンの内線から呼び出しに応答することができ、玄関の電気錠を遠隔で解錠することができます。電気錠は一定の時間が経過すれば再び施錠されるため鍵を閉め忘れる心配もありません。ビジネスホンと電気錠を連動させることはオフィスへの不審者への侵入を未然に防ぎ防犯性を高めることにもつながるため、ビジネスホン移転の際には導入を検討すると良いでしょう。ビジネスホンはインターホンや電気錠のほかにも火災報知器など警報装置と連動させることも可能なため、オフィスにとっても社員の安全を守るためにも、ビジネスホンは非常に重要な機器であると言えます。