入退室管理システムにおけるセキュリティの重要性

近年企業の事務所や工場、医療機関や介護施設などには、顔認証や指紋認証などセキュリティ優れた入退室管理システムの導入が進んでいます。入退室管理システムを採用する目的やメリットはさまざまですが、セキュリティ対策に貢献する入退室管理システムのPマークやISMS認証取得により得られるメリットは大きいといえます。この記事では、それぞれの取得方法やセキュリティ強化につながる入退室管理システムの導入例についてご紹介します。

◎入退室管理システム導入の目的

オフィスビルや商業施設といった建物において、該当の人物が、いつ、どのエリアもしくは部屋に入退室したかを認証して記録する仕組みのことを入退室管理システムといいます。認証システムやパソコン、サーバーやソフトウェア、監視カメラなどを総称して、入退管理システムまたはアクセスコントロールシステムと呼ばれることもあります。入退室管理システム導入理由のひとつとしてあげられるのが、セキュリティ対策です。建物内のセキュリティ管理が必要な部屋やエリア、区画の出入り口付近に、入退室管理システムで利用する認証装置を設置します。入室する際には、必ず認証により本人確認を行い許可が出た場合にのみ入ることが可能です。企業のサーバー室や医療機関のカルテ保管庫など、とくに高いセキュリティ管理が必要な場所に対しては、入退室管理システムにおいて入室や退室が可能なユーザーだけに権限を与えることができます。セキュリティ性に優れた入退室管理システムは、外部からの不審者や部外者の侵入を防ぎます。企業や公共機関においては、従業員や職員のほかにも、取引先や宅配業者、清掃員、エレベーターの定期点検を行う業者など多くの人が日常的に出入りしています。建物に出入りするさまざまな人に対して、時間や曜日を指定して特定エリアのみの入室権限を付与できることは、セキュリティ対策に役立ちます。入退室管理システムの採用は、内部不正を未然に防ぐというセキュリティ対策にも貢献します。金庫室やセキュリティ性の高い文書の保管室などに、入退室管理システムにより特定の部署の所属者のみが入退室可能など制限をかけることで、重要情報の漏洩リスクを軽減できます。万が一外部からの侵入者や内部での不正行為が起こった場合、いかに迅速に対応できるかが被害を最小限に抑えるカギとなります。多くの入退室管理システムには、セキュリティ対策に役立つ侵入した人物の使ったルートの追跡機能が搭載されています。不正な入室を行った場所や時間帯が具体的にわかれば、当事者割り出しにつながり素早い状況の把握やトラブル解決につながります。建物のセキュリティ性を高めるとともに、勤怠管理が可能なことも入退室管理システムの特徴です。入退室管理システムと勤怠管理を連携させれば、従業員の出勤や退勤時間を正確に把握できるだけではなく、労働時間や休日出勤、時間外労働などの管理を行えます。入退室管理システムの導入は働き方改革の推進にもつながり、より良い環境下で働くことは業務の効率化に貢献します。入退室管理システムにおいて勤怠管理を利用すれば、セキュリティ面だけではなく給与計算などの事務作業の負担も大幅に削減できます。

◎入退室管理システムにおけるPマーク取得のメリット

近年は個人情報保護法の制定により、個人情報企業に関わる機密情報の慎重な取り扱いが求められています。さらにマイナンバー制度の導入により、セキュリティ性の高い個人情報の厳格な管理が必須となっています。最近増えているのが、入退室管理システムを導入した企業におけるPマーク、つまりプライバシーマークの取得です。セキュリティ対策にも役立つプライバシーマーク制度とは、顧客の氏名や住所、電話番号などの個人情報を適切に取り扱っていることを証明する認証制度を指していいます。Pマークのデザインは、個人情報を意味する英語であるPersonal Informationの頭文字のPとIを組み合わせ擬人化されています。さらに円で囲むことで、個人情報が適切に保護されているというイメージを表現しています。Pマークは、マーク部分と登録番号で構成されています。登録番号は10桁で、2桁の一般財団法人日本情報経済社会推進協会および審査機関のコード、6桁の事業所番号、2桁のPマーク付与回数を表す数字で成り立っています。入退室管理システムにおいてPマークを取得するためには、日本産業規格のJIS Q 15001：2006 個人情報保護マネジメントシステム－要求事項に基準に見合ったPMS、つまり個人情報保護マネジメントを構築し、審査機関から許可を得る必要があります。さらに、オフィスにおける来客記録と入退室管理の運用記録が必要となります。来客記録とは、来訪者の氏名や住所、メールアドレスや電話番号などの個人情報、来社目的や担当部署の情報、来社や退社日時、滞在時間などの情報のことをいいます。入退室管理システムにおける来客記録については、個人情報保護法に基づいて適切に管理しなければならないため注意が必要です。入退室管理の記録は、セキュリティ対策のために建物の出入り口などに顔認証などの認証機器を導入し行います。防犯カメラやセンサーを設置して入退室管理システムと連携させることも、セキュリティ強化として効果的です。Pマーク取得後や更新時には、年に1回以上、従業員に個人情報の取り扱いに関わる講習や業務に関してのルール作りの見直しなどを行います。これらを実施することにより、オフィス全体の個人情報取り扱いに関する関心や意識が高くなるため、セキュリティ性の向上につながります。Pマークを取得すれば、オフィスの使用している封筒、ホームページなどに認定マークを掲載できます。入退室管理システムにおいて認証に使用する個人情報などを適切に扱っていることを内外にアピールできます。取引先との信頼関係の構築にも役立ち、自社のセキュリティ強化により企業で働く従業員にも安心して働くことに貢献します。大手の企業や官公庁などにおいては、取引先を選択する際にPマークを取得済みであるかどうかを条件として提示しているケースがあります。入退室管理システムを導入した企業においてPマークを取得すれば、取引先を増やし業務の幅を広げることも可能です。

◎入退室管理システムにおけるISMS認証取得のメリット

ISMS認証とは、企業において入退室管理システムの導入などにより情報セキュリティを管理する仕組みのことをいいます。ISMSは、Information Security Management Systemの略称です。第三者の審査機関により、情報セキュリティに関する機密性、完全性、可用性の3つの要件を満たしていると認められるとISMS認証を取得できます。入退室管理システムにおけるISMS認証の機密性は、利用許可を受けたユーザーのみが情報にアクセスできることをいいます。入退室管理システムにおける完全性とは、情報が正確な状態で保たれ改ざんや削除が不可能なことを表します。ISMS認証の可用性は、情報の利用が必要な場合に許可を持つ人がいつでも情報へアクセスできることを指しています。3つのうちひとつでもクリアできないと、入退室管理システムにおいてセキュリティ性を維持できなくなる可能性があるため、バランスよく条件を満たしていることが大切です。入退室管理システムにおいてISMS認証を取得して実際に運用する場合には、国際規格であるISO27001に従いセキュリティに関わる環境を整える必要があります。ISO/IEC 27001とは、ISMS認証を構築もしくは運用する際に必要な要件やルールです。入退室管理システムにおけるISMS認証との違いとしては、情報セキュリティマネジメントを行うシステム自体のことをISMS認証、運用するための具体的なルールがISO/IEC 27001です。国内には、ISMS認証の審査を行う機関が複数あります。入退室管理システムにおいてISMS認証の取得後には、審査機関から複数のマークの画像データが送られてきます。実はISMS認証を実際に行う機関も、ほかの機関から適切に業務を遂行しているかどうかという審査を受けています。入退室管理システムにおいてISMS認証を取得すれば、個人情報保護に関してセキュリティ性に優れた企業であることをさまざまな方法でアピールできます。企業の名刺や公式ページ、パンフレットにISMS認証マークを掲載することで、自社のハイレベルなセキュリティ対策を取引先などにアピールできます。入退室管理システムにおいてISMS認証を取得することで、ほかの会社と取引する際に個人情報の管理が適切であることを示すことができ、より良い信頼関係が築けます。企業においては、意図的ではなくても従業員のパソコン操作のミスなどにより、個人情報の外部への情報漏洩が起こることがあります。ちょっとした不注意により、企業全体の信頼を失うことにもなりかねません。入退室管理システムにおけるISMS認証マークの取得は、従業員の個人情報保護に関する意識をより強固にすることにつながり、セキュリティ性の向上に貢献します。ISMS認証やPマークを取得するためには、事前にさまざまな準備を行う必要があります。

◎Pマーク・ISMS認証取得までの流れ

入退室管理システムにおいてPマーク取得の際には、最初にPMSの構築や運用、マーク取得を進めるための計画を立てます。その際には、従業員に個人情報保護のためにPマークを取得する旨を説明会を開くなどして周知します。Pマーク取得の際には、PMS文書を作成します。入退室管理システムにおけるPマーク取得のためのPMS文書とは、構築する際の方針や対応の手順などを記した書類です。作成したPMS文書に従い、実際に入退室管理システムにおいて運用していきます。社内において、日常的な業務のなかに個人情報漏洩につながるようなリスクが隠れていないかを検討して、万が一何らかのトラブルに見舞われた際の対策を決定しておくことも重要です。Pマーク取得に必要な文書や記録記録など必要な書類が全て揃えたら、Pマーク取得の申請書類を作成し審査機関に提出します。書類審査や現地審査が終了後に審査に合格すれば、Pマークを取得できます。入退室管理システムにおいてISMS認証を取得する場合、複数の支社や拠点を持つ企業では本社もしくは支社全てでISMS認証取得をするのかなど、適用範囲を決める必要があります。次に、情報セキュリティについての基本的な方針や対策、実施方法などのルールを作成して従業員に周知します。さらにISMS認証を保持するための手順や管理方法に関わる文書を作成します。業務を行う上で起こる可能性のある個人情報に関わるリスクを見据えて対応策を検討する、リスクアセスメントを実施します。 ISMS認証の運用開始後は、入退室管理システムにおいてあらかじめ決めたルールに従い適切に運用されているか監査をします。適切であると判断できた場合、審査機関にISMS認証取得についての必要書類や申請書を提出します。認証機関による審査は、文書審査と現地審査が実施され、合格すればISMS認証マークが付与されます。

◎入退室管理システムの導入事例

企業において本店だけではなく各支店や工場、倉庫などに顔認証などの入退室管理システムを導入すれば、セキュリティ性向上とともにそれぞれの部屋やエリアへの入退室の状況をリアルタイムで確認できます。入退室管理システムにより個人情報やサーバー室、製品保管室など重要なエリアへの入室権限を個別に与えられるため、部外者の侵入だけではなく、入室許可のない人の出入りを防ぎセキュリティ対策に役立ちます。病院や介護施設などの医療関係の機関では、入院患者や施設の入居者が無断でいなくなるリスクがあります。ひとりで建物の外へ出ると、怪我をしたり事故に遭う可能性があり危険を伴います。セキュリティ性の高い顔認証や指紋認証などによる入退室管理システムシステムを導入すれば、登録していない患者や入居者は入退室管理システムにおいて認証ができないため扉が開かず外出できません。万が一抜け出したとしても、入退室管理システムの記録を確認して迅速に対応ができ、当事者の発見など問題の早期解決に貢献します。学習塾や大学、専門学校などにおいては、教師や講師による出欠確認時に、ほかの人物が本人の代わりに授業に出席するいわゆる代返などの不正行為が行われるケースがあります。セキュリティ性に優れた顔認証や指紋認証機器による入退室管理システムを建物の出入り口に設置すれば、入場時に厳密な本人確認が必要なため他人によるなりすましはほぼ不可能です。入退室管理システムを採用すれば、授業の途中に抜け出して退室する行為にも対応でき警告などを行えます。出席確認が必要ないため、教員の負担も軽減できます。

◎まとめ

入退室管理システムの導入は、企業などにおける機密情報や個人情報を守るためのセキュリティ対策に役立ちます。東京に本社を置くカギの専門業者であるカギ舎では、セキュリティ強化に貢献する入退室管理システムの導入工事を承っております。Pマーク・ISMS認証取得を検討されている方も、お気軽にお問い合わせください。

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カギ舎セキュスターズ株式会社