ビジネスホンの便利な転送機能

ビジネスホンでは、同じオフィスにいる人はもちろんのこと、外出中の社員や他の拠点などにもお客様や取引先からの電話を転送できます。「外出中の社員が多く、かかってきた電話の内容を伝言するのが大変」「折り返しの電話を入れるのに時間がかかりお客様を待たせてしまう」などのお悩みがある企業には、ビジネスホンに備わっている転送機能がおすすめです。ここではビジネスホンの基本的な機能や、内線・外線を使用した転送方法、ビジネスホンでの具体的な転送の事例について解説します。

◎ビジネスホンの基本的な機能

ビジネスホンは、少ない電話回線を複数の電話機で共有できるビジネスツールです。一般的な家庭用電話機は1台につき1本の電話回線ですが、ビジネスホンでは少ない電話回線を複数の電話機で共有できます。ビジネスホンは主装置と呼ばれる交換機の役割をする機器とビジネスホン専用の電話機で構成されたシステムで、外線や内線を共有できる機能を持ちます。家庭用の電話機を使って5人の人間がいるオフィスで1人に1台の電話機を配置すると、5回線の電話契約が必要となり、外線電話がかかってきたときには電話番号ごとにそれぞれのデスクで着信します。ですからデスクが不在の場合は他の人が席を立って電話を受けに行かなければなりません。ビジネスホンを導入すると1本の電話回線で5台すべての電話機に着信させられるので、どのデスクからでも外線電話に応答が可能です。わざわざ席を立って電話を受けに行かなくてもすむので業務効率が上がり、契約する電話回線の数も少なくてすむので通信費削減にも役立ちます。複数の電話回線を持っている場合には、電話機にある「外線1」「外線2」「外線3」など書かれた外線用のボタンにそれぞれの電話番号が割り当てられます。外線着信の際は着信音の鳴動とともに外線のボタンランプが点灯し、通話が終わって電話を切ると消灯するので、電話機のボタンを見ただけでどの外線が通話中なのか空いているのかの確認が可能です。外線電話をかける際は電話番号が割り振られたボタンを選んで押し、かけたい相手の電話番号を発信すると、その電話番号で発信されます。一般的な家庭用の電話機でも電話機本体に電話帳機能が備わっていますが、ビジネスホンは電話機本体とは別にビジネスホン主装置にもよく使う電話番号を電話帳として登録できます。主装置に電話帳機能を持たせることで、同じ主装置に接続されているすべての電話機で共有ができるので、お客様や取引先の電話番号の追加や変更などをそれぞれの電話機で対応する必要がありません。同時に発信履歴や着信履歴も主装置に記録されているので、たとえば会議室から通話した相手へ自分のデスクに戻ってからも履歴から電話をかけるなど、移動をしても発着信履歴の共有ができます。ビジネスホンの持つおもな機能のひとつである「内線通話」は、同じ主装置に接続された電話機同士が主装置を介して通話をする機能で、外線電話のように通話料金は発生しません。違うフロアにある他部署の人に業務連絡をしたり倉庫から総務部へ備品の在庫を報告するなど、離れた場所での社内連絡に適しています。内線電話をかけるときは、まず受話器を上げると内線電話の待機中である「ツッツッツッ」という音がするので、決められた「11」や「100」など2桁から3桁の内線番号をプッシュします。電話を受ける側は外線電話とは違う内線電話用のコール音で呼び出されるので内線電話であることがわかりやすく、機種にもよりますが電話機のディスプレイにはどの内線番号からの着信であるかが表示されます。内線通話の発着信も基本的には外線電話とほぼ変わらず操作方法は簡単です。

◎ビジネスホンで転送する方法【保留転送・内線転送】

通話中の電話をオフィス内のビジネスホン主装置に接続された電話機同士で転送する方法です。オフィス内での転送には2通りあり、近くに電話を取り次ぐ相手がいて電話を転送する旨を直接伝えられる場合の「保留転送」と、相手が離れた場所にいて直接取り次げない場合の「内線転送」です。転送する前には、どちらの場合もまず通話を「保留状態」にします。通話中に「保留」ボタンを押すと、相手側にはメロディが流れて保留状態になります。電話機には「外線1」「外線2」「外線3」などと書かれた外線ボタンがあり、通話中に転倒しているボタンランプは保留にすると点滅します。ビジネスホンではどの電話機からでも、この保留中の外線ボタンを押すと保留を解除しての通話が可能です。「保留転送」は、取り次ぐ相手に電話が入っている旨を直接伝えられる場合に使える機能です。電話を取り次ぐためには通話中に保留ボタンを押し、相手に「外線●番にお電話が入っています」と伝え自分の受話器は置きます。（受話器は置いても置かなくても保留状態に変化はありません）受ける相手は受話器を上げて点滅中の外線●番ボタンを押すと、保留が解除され外線電話に出られます。取り次ぎたい相手が違うフロアの部署など直接口頭で伝えられないときの転送方法は、「内線転送」です。通話中の電話を保留状態にすると「ツッツッツッ」と内線通話の待機状態となるので、そのまま取り次ぎをしたい相手の内線番号を押して呼び出します。相手が内線に出たら外線が入っている旨を告げ、電話機にある「転送」のボタンを押せば保留が解除され相手に転送されます。このとき「転送」ボタンを使用しなくても「外線●番にお電話です」だけを伝えて受話器を置いても、相手が保留状態の外線ボタンを押すことで電話に出られます。資料を用意するなど通話開始までに少し時間がほしいときには、転送ボタンですぐに転送するよりも適しています。

◎ビジネスホンで転送する方法【外線】

オフィスで通話中の電話を、外出中の社員の携帯電話や他の事業所など別の場所に外線で転送する機能で、ビジネスホンの外線転送には大きく分けて5種類の方法があります。まず「外線手動転送」は、オフィスのビジネスホンにかかった外線を一旦受けた後に、手動で転送する機能です。通話中の電話をビジネスホンの保留ボタンで保留状態とし、そのまま携帯電話などの取り次ぎたい相手の電話番号を押して発信します。相手が応答したら外線が入っている旨を伝えてビジネスホンの「転送」ボタンを押すと、外線電話の保留が解除され相手に転送されます。対して「外線自動転送」は、オフィスにかかった外線をあらかじめビジネスホンに登録しておいた携帯電話などの電話番号に自動的に転送する機能で、外線自動転送の設定中はオフィスの電話機には着信しません。社員が全員外出してしまうなど、オフィスが無人になる場合に便利な機能です。「無応答転送」はオフィスのビジネスホンに着信があっても誰も電話に出られずに一定時間が経過すると、ビジネスホンに登録しておいた電話番号に転送される機能です。オフィスにいる人間が少なくて、かかってくる外線電話に対応しきれないことがあるオフィスで外出中の社員でも電話応対を可能とさせます。「話し中転送」はオフィスの電話が通話中にかかった外線を「お話し中」にさせず、ビジネスホンに登録しておいた電話番号に転送させる機能で、かかってくる外線電話をなるべく受けたい企業におすすめです。最後に「ツインコール転送」は、オフィスの電話とビジネスホンに登録しておいた転送先の電話番号とどちらも同時に着信させる機能です。いずれか先に電話を受けたほうが通話できるので、電話をかけてきたお客様をお待たせせず迅速な電話応対が可能です。

◎ビジネスホンで転送機能を使った具体例

ビジネスホンの転送機能がイメージできるよう、実際にどのような場面でビジネスホンの転送機能が使えるかを具体例でご紹介します。

○具体例①

営業のA課長は毎日お客様や取引先の仕入れ業者などへの訪問で、朝から夕方まで外出しており事務所にいる時間はほとんどありません。そんなA課長には注文や問い合わせの電話が毎日ひっきりなしに事務所へかかります。電話に出た事務員は「申し訳ございません、あいにくAは外出しております」「●●の納期についてはAから折り返しお電話を差し上げます」などと繰り返し返答し、その都度A課長の携帯電話へ連絡します。A課長がすぐに折り返しの電話を入れてくれなければ、待ちくたびれたお客様から「A課長からぜんぜん折り返しの電話がないんだけど」などと、苦情の電話が再び事務所に入ります。お客様は最初に事務所で電話を受けた事務員と違う人間が電話に出た場合にはまた同じことを説明しなければならず、事務所の事務員も何度も伝言のための連絡をA課長にしなければなりません。このような光景が見られるオフィスは結構多くあるのではないでしょうか。ビジネスホンの外線手動転送機能を利用すると前述の問題は解決します。事務所にA課長あての電話が入ったら一旦ビジネスホンの保留ボタンを押して保留状態にし、そのままA課長の携帯電話番号を発信します。A課長が電話に応答したら「●●様からお電話が入っています」と伝えてビジネスホンの転送ボタンを押すと保留が解除され、お客様とA課長がダイレクトに通話できます。お客様に折り返しの電話をするまでの時間をお待たせしないので顧客満足度は上がり、A課長は携帯電話からかけ直さなくてもよいため、電話帳からお客様の電話番号を探したり通話料金の心配をしたりしなくてもすみます。また事務所で電話を受けた事務員はA課長に連絡するために用件を聞く必要がなくなるので伝言ミスも起こりません。

○具体例②

保険代理店の株式会社Bは、社員が社長と事務員の2人だけの小規模オフィスです。社長は毎日現場や営業に出かけてしまうため、日中のオフィスは事務員が1人で仕事をしています。事務員は経理から総務まですべての事務業務をしているため、銀行や郵便局、役所など出かけなければならない用が多くありますが、電話や来客が気になってなかなか外出ができません。ビジネスホンの外線自動転送機能を設定すると、外線電話をオフィスのビジネスホンに着信させず事務員の携帯電話に自動的に転送できます。外出先でもオフィスのビジネスホンにかかった電話にしっかりと対応できるため、電話を気にせずに用件をすませられます。たとえ外出先では応対できないような用件の電話でも、お客様へは「確認して●●時までにはお返事します」などと答えられるので、留守番電話や無応答などと比べるとビジネスホンの外線自動転送機能はお客様の満足度や安心感が上がります。ビジネスホンの外線自動転送は複数の転送先を設定できるので、万が一外出中の事務員が電話に出られない状況であっても、そのときは社長に電話に出てもらえます。また機種によってはインターホンとスマートフォンを連携できる機能を持つビジネスホンもあるので、急なオフィスの来客にも外出先からインターホンの応答が可能です。

○具体例③

C工務店には、社長のほか事務員が1人と10人の営業担当者や現場作業員が在籍しています。日中は全員が外出してしまうため、事務所で仕事をしているのは事務員1人だけです。この事務所では朝や夕方に全員が事務所で打ち合わせやアポ取りのために電話を使うため、電話は5回線持っています。日中の事務所で事務員が電話中にタイミング悪く別の回線の着信が入ってしまうと、誰もいないので電話に出られず放置状態になってしまいます。このようなときには一定時間を経過すると自動的に登録された電話番号へ転送させる、ビジネスホンの「無応答転送」が便利です。たとえば事務員が電話中などで事務所の電話を取れずに5秒経過すると、ビジネスホンが自動的にD営業部長へ転送させて代わりに外線電話に応答してもらえます。なるべく事務所の事務員が電話を受けたいけれども、どうしても出られないときにだけ外出中の社員に転送させられるので、電話回線が多く人の少ない事務所ではビジネスホンの無応答転送機能が便利です。

◎まとめ

ビジネスホンの基本的な機能や内線・外線を使った転送方法、ビジネスホンでの具体的な転送事例について解説しました。ビジネスホンの転送機能を使うと、折り返し電話や伝言などの無駄な業務が軽減され効率的に仕事ができます。また小規模オフィスなど人員の少ない企業でもビジネスホンの転送機能で電話応対がしやすくなるので、電話応対で不便を感じている方はぜひビジネスホンの転送機能を活用してみてください。「もっとビジネスホンの転送機能を詳しく知りたい」「具体的な悩みを相談したい」など、無料でビジネスホンについてのご相談も承ります。これまで多くのビジネスホン取り付け実績を持つカギ舎では、オフィスの状況や社員数、稼働状況などからお客様に適したビジネスホンをご提案いたしますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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