クラウドとオンプレミスの違いから考える最適な入退室管理システム

入退室管理システムを検討する際、クラウドとオンプレミスのどちらを選ぶべきかは重要な課題です。セキュリティとカスタマイズ性が高いオンプレミスと、初期費用をおさえて手軽に導入できるクラウド、どちらの運用形態にもメリット・デメリットがあります。まずは、ひとつの運用形態の違いを理解し、自社に最適な入退室管理システムを構築することが重要です。この記事では、クラウドとオンプレミスの特徴や、オンプレミス型入退室管理システムを構築するGaussについてご紹介します。

◎入退室管理システムにおける2つの運用形態

デジタル化が進む近年、業務効率化や業務改善、ペーパーレス化などを目的に多くの企業でさまざまな社内システムが導入されています。社内システムとは、社内で使用する業務システム全般です。具体的には、勤怠管理システムや人事システム、ワークフローシステムや入退室管理システムなどがあり、企業によって導入するシステムは多種多様です。社内で運用されるこれらのシステムによって、手作業で行っていた業務を自動化したり、さまざまな情報を一元化しアクセス・共有の迅速化を図ったりと、社内業務を効率化しています。同時に、電子的に記録や管理がされるため正確性も高まる仕組みです。そして、システムによる業務効率化や正確性向上により、組織全体の生産性を向上させるといった重要な役割を果たしています。入退室管理システム運用形態は、クラウドとオンプレミスの2つが基本です。クラウドとオンプレミスの大きな違いは、システムを運用・管理するうえで必要なサーバーや設備を自社で所有・運用するか否かです。この違いにより、導入システムのセキュリティやカスタマイズ性、導入費用やランニングコストまでも異なります。クラウドとオンプレミスによるさまざまな違いを理解していなければ、自社の理想を叶えるシステムの構築・運用はできません。また、新たなシステムを導入する際はコストや機能に注目しがちですが、セキュリティ要件も重要です。社内システムで取り扱うデータは、社員の個人情報や顧客情報、企業の機密情報など、外部へ流出させてはならない情報がほとんどです。万が一大切なデータが流出してしまうと社会的信頼を失うだけでなく、金銭による被害補償やシステムの停止などの影響が生じます。そのため、システム運用にはセキュリティ対策が不可欠です。クラウド・オンプレミスにおいてセキュリティ性も異なるため、自社のセキュリティ要件を満たした環境を選択し、安全な運用が求められます。クラウドとオンプレミス、どちらの運用形態にもメリット・デメリットがあり、2つの違いを理解することが重要です。そして、自社に最適な環境を構築することで、業務効率化や管理コスト削減、生産性向上など、多様なメリットを生み出すことができます。

◎入退室管理システムにおけるクラウド型の仕組みと課題

入退室管理システムにおけるクラウド型とは、外部のクラウド事業者が構築し提供するシステムを、インターネット経由で運用する方法です。クラウド型では、サービス事業者が管理するサーバーやネットワークを利用します。サーバーなどシステムを構成する機器を自社で準備する必要がなく、管理も事業者に任せることができます。そのため、費用をおさえて手軽に社内システムを導入できる仕組みです。クラウド型の社内システムは、自社でIT設備を整えずサービス事業者と契約を交わすだけですぐに利用できるため、IT部門が整備されていない中小企業やスタートアップ企業にも多く利用されています。また、クラウド型では基本的にシステムで利用するデータもクラウド上に保存されます。そのため、インターネット環境さえあればどこからでも社内システムにアクセスできるのが特徴です。このアクセス性は、近年多くなっているリモートワークと相性がよいことでクラウド型の社内システムを導入するケースも増えています。このように、手軽に導入できて利便性の高いクラウド型ですが、自由度の低さとセキュリティ面には課題があります。クラウド型は基本的にシステムを構築した事業者の仕様に従います。利用可能なサービスは事業者側から提供されたもののみです。基本的には、自社業務に最適な入退室管理システムを構築することはできません。他システムとの連携も制限される場合があるため、自社の既存システムとの連携を望む場合は導入前に確認が必要です。セキュリティ面においては、クラウド型はサービス事業者が管理するサーバーやネットワークを利用するため、自社でセキュリティコントロールをすることはできません。クラウド型システムを提供するサービス事業者のセキュリティ対策に依存します。サービス事業者によりセキュリティ対策も異なるため、導入前に安全性の高いサービスを見極めることが重要です。セキュリティ対策が万全でない場合、不正アクセスによる情報漏えいやウィルス感染などのリスクがあります。クラウド型の場合、クラウド上にシステムデータが保存されるため、サイバー攻撃による被害を被る可能性は否めません。しかし、自社でセキュリティコントロールをすることは困難なため、サービス事業者の選定が非常に重要となります。また、一般的にクラウド型は従量課金制のため、初期費用がおさえられる一方で使用料が増える可能性があります。予想以上のコスト発生により継続的なシステムの利用が困難となるケースもあり、ランニングコストも踏まえたコスト管理が重要です。

◎クラウド型からの回帰が増えるオンプレミスの特徴

オンプレミスは、システムの運用に必要なサーバーやネットワーク機器などを自社で所有し管理運用する形態です。オンプレミス型はシステム構築の自由度が高く、自社に最適なシステムにカスタマイズできます。高度で複雑なシステムであっても、オンプレミス環境であれば自社の都合に合わせて構築できるのが魅力です。オンプレミスでは、他システムとの連携も自由にできます。さらに、オンプレミス型はセキュリティの高さも特徴です。オンプレミスの場合、社内ネットワークを活用するため外部からのアクセスはできません。外部からの不正アクセスによる情報漏洩などのリスクがないため、機密情報や個人情報を強固に保全する必要がある場合はオンプレミスが採用されます。また、システム構築の自由度が高いオンプレミスであれば、認証システムなど独自のアクセスポリシーなどの設定も可能です。自社の望みどおりにセキュリティコントロールができ、オンプレミスの安全な環境で社内システムを運用できます。従来、大半の企業はオンプレミス環境でシステムを構築、運用していました。しかし、2000年代にクラウド型が登場し、手軽さからクラウド型を導入する企業や、オンプレミスからクラウドへ移行する企業も増えました。その一方で、近年オンプレミス型が再注目されています。一部の企業ではオンプレミス環境への回帰を選択しているのも現実です。その理由は、オンプレミス特有のセキュリティ、長期的なコスト削減、カスタマイズによる社内システムの最適化など、オンプレミスならではのメリットを得るためです。実際に、データセキュリティを重視する金融機関や医療機関でも、オンプレミスで社内システムを構築・運用しています。顧客情報や患者データは重要な個人情報であり、厳重な管理が求められます。外部からの不正アクセスを防ぎ自社でデータを管理できるオンプレミス型であれば、情報漏洩のリスクは最小限です。オンプレミスは、クラウド環境では対応することが難しいセキュリティ対策を独自に構築することもできます。また、オンプレミスは長期コストの予測が立てやすいことも利点です。クラウド型は導入費用がおさえられる一方で、データ量の増加に伴いコストが膨らむこともあります。従量課金制のクラウド型とは異なり、オンプレミス型ではデータ量の増加に伴う従量課金は発生しません。これにより、長期的に安定したコスト管理が可能です。インターネットが普及し、企業が扱うデータ量が急増している近年、安定したコスト管理が可能なこともオンプレミスに回帰する企業が増える理由のひとつです。実際に、大規模なデータ処理を行う研究機関などでは、オンプレミス回帰の傾向が強まっています。オンプレミスであれば、高速データ処理や、大容量データの効率的な管理も実現し、更なる業務効率化も可能です。このように、オンプレミス回帰の傾向が強まっている一方で、オンプレミスは導入費用が高額になりがちなため中小企業やスタートアップ企業では初期投資をおさえたいといった観点からクラウド型を選択する傾向があります。しかし、成長に伴い自社システムの最適化やセキュリティ向上を目的にオンプレミスへ移行するケースも増えています。また、オンプレミスであれば自社で社内システムを管理できるため、何らかの障害発生時にも迅速な対応ができます。システム障害によりビジネスに影響を及ぼす可能性を最小限におさえられるのもオンプレミス型のメリットです。これは、サービス事業者の対応に依存するクラウド型とは大きく異なります。ただし、オンプレミス環境でのシステム運用には、専門知識を持つ人材が必要です。クラウド型を導入する企業の多くは、コスト面だけでなくシステム担当者の確保が困難であることも理由です。オンプレミスのシステム構築・運用に関する専門知識を持つ人材がいなければ、十分な運用ができず、システムの安全性やセキュリティに影響を及ぼしかねません。こういったオンプレミスの課題に対しては、外部マネージメントサービスを利用したり、自動化ツールの導入により運用負担を軽減したりといった取り組みが増えています。

◎オンプレミスの入退室管理システムを構築するGaussの特徴

KJ TECH japanのソフトウェアGaussは、ユーザーの入退室を一括管理するソフトです。自社PCにGaussをインストールし設定を済ませると、オンプレミス型入退室管理システムとして活用できます。Gaussを導入すると、オンプレミス型入退室管理システムによる建物や特定エリアのセキュリティ強化や、入退室管理の効率化、管理コストの削減など多様なメリットがあります。入退室管理システムとは、生体認証やICカード認証を利用し「だれが、いつ、どこへ出入りしたか」を正確に記録、管理するシステムです。従来、入退室管理といえば受付台帳や鍵の貸し出し台帳などの活用が一般的でした。しかし、人の手による管理は記入漏れなどのミスも発生するうえに、なりすましによる不正に気づけない場合もあります。個人情報や機密情報など厳重な管理が必要な情報が保管されるエリアや建物において、万全なセキュリティ対策とはいえません。そこで、役立つのが入退室管理システムです。なりすましが極めて困難な認証方法を活用し、だれがいつどこへ出入りしたかは瞬時に記録、保管されます。台帳に記入する手間もなく、電子的な記録によりヒューマンエラーも起こりません。このように、入退室管理を効率化し建物や特定エリアのセキュリティを高められる仕組みです。Gaussは、KJ TECH japanが提供する認証リーダーFE-400、FE-500、FE-600と連動します。KJ TECH japanの認証リーダーを用いて顔認証やICカード、暗証番号で本人確認を行い、事前に登録された情報と照合します。そして、本人と特定された者のみ入室できる仕組みです。いつ、だれが、どこへ入室したかといった情報は、瞬時にGaussへ記録され、保管されます。Gaussと連携するKJ TECH japanの認証リーダー自体もオンプレミス型です。認証リーダー本体に情報を登録し活用することも可能ですが、Gaussと連動することで入退室の一括管理により利便性もセキュリティ性も高めることができます。また、KJ TECH japanの認証リーダーは生体認証である顔認証に対応しているため、なりすましによる不正は極めて困難です。複製や模倣が難しい生体情報を利用する生体認証は、第三者の不正を効果的に防ぎます。カード認証や暗証番号認証にも対応しているため、従業員の利便性やセキュリティレベルに応じて認証方法を使い分けたり組み合わせたりすることも可能です。Gaussや認証リーダーに登録する生体認証は重要な個人情報であり、データの管理に細心の注意が求められますが、オンプレミス環境で管理するため安心です。オンプレミスは社内ネットワークを活用するため外部からの不正アクセスのリスクがなく、安全に入退室管理システムを活用できます。また、Gaussを活用すると正確な入退室管理によるセキュリティ強化だけでなく、勤怠管理との連携による業務効率化も図れます。Gaussのシステムでは、入退室に関する情報を正確に記録し、その情報を基に出社や退社時間も正確に把握できる仕組みです。従来のタイムカードの打刻忘れのようなヒューマンエラーも起こりません。働き方改革に基づく勤怠管理の法的要件も満たし、客観的かつ正確に従業員の勤怠状況を把握できます。Gauss導入に際しては、KJ TECH japanのエンジニアがヒアリングし、企業に応じた運用方法を提案します。オンプレミスのシステム構築に関して不安がある企業も安心です。サポート体制が充実しているため、オンプレミス型入退室システムにおける運用負担も最小限におさえられます。トラブル時の修理やメンテナンスのサポートにより、継続的な運用に不安がある中小企業やスタートアップ企業でも導入しやすいシステムです。

◎まとめ

クラウドとオンプレミスの違いを理解することで、最適な社内システムの構築・運用が実現します。入退室管理システムのオンプレミス型は、高いセキュリティで自社独自のシステム構築が可能です。オンプレミス型システムの運用に不安がある企業も、サポート体制が充実しているGaussであれば安心して導入できます。Gauss導入後は、オンプレミスの型入退室管理システムとして活用可能です。カギ舎では、オンプレミス入退室管理システムに対応した認証リーダーを取り扱っています。ご興味のある方は、カギ舎までお気軽にお問い合わせください。

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