ビジネスホン
多くのオフィスで導入されているビジネスホンは、業務を行う上でさまざまな便利機能が搭載されています。さらにビジネスホンをインターホンと連動させることにより、利便性を高めることが可能です。今回は、ビジネスホンとはどういったものなのか、ビジネスホンの基本的な機能やオフィスに導入するメリット、インターホンと連動可能なビジネスホン製品についてご紹介します。

◎ビジネスホンとは
多機能電話とも呼ばれているビジネスホンとは、同時に複数の外線と内線を共有して通話や転送、保留など、ビジネスを効率化させることができる機能が搭載されている業務用電話機です。電話機に多くのプッシュボタンが付いている点や内線と外線の2種類の使い分けや保留後に転送できる点、外線からの電話を別のフロアの電話機に回すことができる点などが一般家庭用電話機と大きく異なります。また、オフィスの規模や業務内容によって回線を増やすことができるのもビジネスホンの大きな特徴のひとつです。ビジネスホンの導入には電話工事やランニングコストなどがかかるため、オフィスなどに新たにビジネスホンを導入する場合は、規模や用途を検討する必要があります。 

◎ビジネスホンの仕組み
ビジネスホンを利用するには、電話機本体のほかにも主装置と呼ばれる機器が必要です。ビジネスホンの主装置は、ME（main equipment）やPBX（Private Branch eXchange）とも呼ばれており、電話回線とビジネスホンを中継させることにより、外線や内線などの複数の電話機をつなぐ役割を果たす小型の交換機のことを言います。主装置のなかには基板と呼ばれるユニットが入っており、ユニットの種類により主装置の機能や収容台数を変えることができます。主装置に電話機をつないで使用するのは、一般的な家庭用電話機とビジネスホンの異なる点です。ビジネスホンを導入する際は、オフィスに必要なビジネスホンの数をあらかじめ確認し、回線を増やすことも想定して接続数にある程度余裕を持って設置することが大切です。なお、ビジネスホンと主装置には互換性があることから、同一メーカーの製品で同じ機種でないと作動しません。ビジネスホンは、業務の目的に応じてさまざまな電話回線の種類があります。

◎ビジネスホンの電話回線
ビジネスホンの電話回線の主な種類は、アナログ回線、ISDN回線、ひかり電話、IP電話があります。ビジネスホンのアナログ回線とはメタル線、いわゆる銅線を使用してつなぐ回線方式であり、一般家庭でも多く使用されています。1回線につき1通話しかできないことからオフィスでの利用には向いていませんが、安定性が高く災害による停電時でも使用できることがアナログ回線の特徴となっています。アナログ回線と同じメタル線を使用して、電気信号をデジタル化して通話する方式となっているのがISDN回線です。音質がよく相手の声が聞こえやすいことに加えて1回線で2通話が可能なため、オフィスにFAXを導入したいという場合はISDN回線が向いています。ISDN回線はアナログ回線をそのまま利用でき屋外工事が必要ないため、コストパフォーマンスに優れています。近年オフィスなどで主流となっているのが光ファイバーなどのインターネット回線を利用して通話を行う光電話や、インターネットプロトコルと呼ばれる技術を利用したIP電話です。ひかり回線により通話を行うひかり電話はNTTが提供している光IP電話であり、アナログ回線などと同様に市外局番を取得することができます。インターネットを利用して通話するIP電話は050から始まる電話番号が主流となっています。ひかり電話とIP電話のどちらも1回線で複数の通話が可能なのがメリットで、基本料金や通話料が比較的安価で、IP電話同士での通話の場合には通話料がかからないプランもあります。

 ◎ビジネスホンの機能
ビジネスホンは、オフィスにおいて業務を行う際に便利に使える、さまざまな機能が搭載されています。

○内線・外線発着信機能

オフィス内の電話同士で通話するのがビジネスホンの内線電話機能です。それぞれの電話機には内線番号と言われている個別番号があり、その番号を直接呼び出すことで通話ができます。ビジネスホンから内線へかける際は、電話機の受話器を上げ通話したい相手の内線番号を押すだけで発信します。内線電話を使用することにより、部署やフロアが異なる社員との通話がスムーズになるだけでなく、オフィス内同士の通話となるため通話料金がかからず通信費のコストの削減につながります。逆にオフィス以外に電話をかける場合は、ビジネスホンの外線電話機能を使用します。ビジネスホンから外線へかける際には、外線ボタンを押してから相手の電話番号をプッシュし通話を行います。

○保留機能

ビジネスホンの保留機能は、通話している際に保留ボタンを押すと電話は保留の状態になり、受話器を置いても相手との通話が切れることがない便利な機能です。もう1度保留ボタンを押すと保留の状態が解除され再び通話できるようになります。

○転送機能

ビジネスホンの転送機能は、内線転送と外線転送の2種類があります。 内線転送は相手からかかってきた外線電話に対して、内線を通じて社員に転送する機能です。逆に外線転送はかかってきた外線電話を外出中の社員の携帯電話に転送します。担当者をわざわざ電話のそばまで呼び出さずに電話対応ができ、電話の待ち時間を短縮することができる機能となっています。

○短縮番号機能

よく使用する相手の電話番号を短縮した番号でビジネスホンに登録する機能です。短縮番号ボタンを押してから2～4桁の番号を押したり、ひとつのボタンをプッシュすることで特定の相手へ電話をつなぐことができます。

○留守番電話機能

ビジネスホンの留守番電話機能は、留守を伝える音声が相手へ流れてメッセージを残すように促します。残されたメッセージは主装置へ保存され、後からメッセージの内容を確認できるので、すぐに先方に電話をかけ直すことが可能です。

○通話録音機能

ビジネスホンで通話した内容を、手動または自動で全て録音できる機能です。

○発着信履歴機能

発信または着信した相手の電話番号の履歴を確認できます。ビジネスホンのメーカーや機種によって保存できる履歴数は異なります。

○アドレス帳機能

ビジネスホンによく電話をかける相手の電話番号はもちろん、氏名などを登録すれば、その相手から電話がかかってきた際に電話番号などがディスプレイに表示されるようになります。

○電話・FAX切替機能

同じ電話番号で電話とFAX両方を利用でき、FAXを受信した際には自動的に電話機能からFAX機能に切り替わります。

○子機

転送ボタンを使用してビジネスホンから子機に外線を回すことが可能です。外線に出て用件を確認したら子機の内線番号をプッシュし転送し、相手が出たら電話の内容を伝えて受話器を置きます。

ビジネスホンにはさまざまな便利な機能が搭載されているので、上手に使いこなすことでオフィスにおける業務の効率化を図ることができます。ビジネスホンの導入には、ほかにもさまざまなメリットがあります。


◎ビジネスホン導入のメリット　
ビジネスホンを導入することによって、オフィスに電話番号がひとつしかなくても、複数の電話機で同時に対応することができます。そのため相手からかかってきた電話に通話中で出られなかったという事態を防ぎ、急を要する電話に対応できなかったことよりに発生するクレームを避けられます。ビジネスホンは電話機の台数分、電話回線を契約する必要がなくなるため、大幅な通信コストの削減にもつながります。取引先とのさまざまやり取りにおいてオフィスの代表電話番号が携帯電話であることは、信頼性を保つ上であまり好ましいことではありません。特にサービス業など細やかなお客様対応が必要となる業種においては、信頼関係は非常に重要であるため、ビジネスホンの存在はオフィスにとって大きな存在であると言えるでしょう。ビジネスホンのなかには、インターホンと連動できる製品もあり、より効率的に業務を行うことを可能にします。 


◎ビジネスホンとインターホン
ビジネスホンの製品によってはインターホンと連動させることが可能となっています。連動するとオフィスのインターホンからの呼び出しに対して、デスクから離れることなく内線の電話機からの応答することができるようになります。インターホンでの呼び出しがあった際、オフィスの規模によっては入り口まで距離があったり、出入り口が別の階にあると、ドアのカギを解錠するために階段を上り下りすることになるので手間がかかります。しかし、ビジネスホンとインターホンを連動させれば、内線電話の解錠ボタンを押すだけで遠隔操作によりドアの電気錠を開けることが可能です。インターホンからの呼び出しをビジネスホンまたはスマートフォンなどの携帯端末に転送することもできるため、もしオフィスを留守にしていても外出先から来訪者に事情を伝えられます。ビジネスホンにインターホンを連動させて使用するには、ビジネスホンに対応したインターホンを選ぶ必要があります。

◎インターホンと連動可能なビジネスホン
○パナソニックのインターホン対応ビジネスホン「IP OFFICEシリーズ」

IP OFFICEシリーズは、一般企業のオフィスのほかにもコールセンターやホテル、病院や介護施設向けなどさまざまな場所で活用することができます。それぞれの事業の規模に合わせて主装置のサイズを変えて電話回線の数を増減させることできる、拡張性が高い製品となっています。インターホンに連動可能なビジネスホンであるIP OFFICEシリーズは、アナログ回線、ISDN回線、IP電話回線という3つの回線に対応しており、IP OFFICE Xll、IP OFFICE Lll、IP OFFICE Mll、IP OFFICE Sllという4種類の機種があります。インターホン対応ビジネスホンIP OFFICE Xllとインターホン対応ビジネスホンIP OFFICE Lllは、最大768チャンネルの同時通話と768台の電話機接続に対応しており、デジタル回線は576回線まで、アナログ回線は192回線まで接続可能となっています。ビジネスホンのチャンネル数とは、同時に通話可能な電話の台数のことを表して言います。インターホン対応ビジネスホンIP OFFICE Xllはインターホンのほかにも、ネットワークカメラや構内放送システム、ドアの電気錠との連動ができるためオフィスなどにおけるセキュリティ対策も行うことができます。インターホン対応ビジネスホンIP OFFICE Lllは、導入費用が比較的手頃な価格であり、選択するプランによっては毎月一定額でビジネスホンを使用することができます。また、ひかり回線を利用することで、電話とインターネットを別々に契約した場合より安く使用することが可能なりコスト削減につながります。よくかける相手の電話番号を登録しておくことによってワンタッチで電話をかけることができるオートダイヤルボタン機能や、電話帳機能、通知・非通知選択機能や転送機能、迷惑電話着信拒否機能や自動応答機能などが多くの機能が標準装備されています。通話録音機能では、簡単な操作で相手との通話の内容を全て録音することができます。状況に応じて録音や緊急連絡を手軽に行えるワンタッチボタン登録が可能であり、外出中の営業担当者への取り次ぎや急ぎの要件を正確に伝えることができます。さらに操作をしなくても通話内容をメールボックスに自動録音でき通話履歴も残せるため、外出先から電話でオフィスに戻った後にパソコンから履歴をチェックすることもできます。外出先へ自動転送可能な外線自動転送機能を使用すれば、外線からの着信に一定時間応答しない場合や不在時に電話がかかってきた時、通話中にかかってきた電話を転送することも可能となっています。留守番応答機能を使用すればガイダンスが24時間自動でビジネスホンにかかってきた電話に応答し、夜間や休日にかかってきた電話の内容を録音して携帯電話やメールへ自動通知することも可能です。インターホンだけではなく、FAXやネットワークカメラ、構内放送設備など他のオフィス関連の機器と連動させることにより利用することができます。例えば、ビジネスホンと構内放送設備と連動させれば電話機からの一斉放送が可能となるため、業務連絡や緊急放送する際に役立ちます。気象庁から配信される緊急地震速報にも対応しているため、万が一災害が起きた際にはオフィスで業務を行っている社員の安全を確保することにもつながります。コンパクトなサイズでデスクに置いてもあまり場所を取らない、インターホン対応ビジネスホンIP OFFICE Mllは最大82チャンネルの同時通話と82台の電話機接続に対応しており、デジタル32回線、アナログ12回線まで使用可能なビジネスホンです。インターホン対応ビジネスホンIP OFFICE Lllと同様、オートダイヤルボタン機能や電話帳機能など基本的な機能を備えており、インターホンの歩かにもFAXとの連動も可能となっています。インターホン対応ビジネスホンIP OFFICE Sllは、デジタル16回線、アナログ4回線まで使用可能です。基本的なビジネスホン機能を備えており、IP OFFICE Mllと同じくインターホンの他にもFAXとの連動が可能です。それぞれのインターホン対応ビジネスホンには発着信履歴は各20件まで、電話帳は10,000件まで登録することができます。スマートフォン内線化アプリであるMLiner（エムライナー）をインストールすれば、スマートフォンをビジネスホンの内線電話の代わりとして使用することができます。

 ○パナソニックのインターホン対応ビジネスホン「KX-HDVシリーズ」
インターホンとも連動可能なパナソニックのKX-HDVシリーズは「フラット＆スリム」というコンセプトを採用したビジネスホンです。オフィスでよく使用されている薄型のノートパソコンやタブレットなどと調和するように全体的にシャープなデザインとなっており、ビジネスホンの色も白色と黒色の2色から選べます。インーホン対応ビジネスホンKX-HDVシリーズには、KX-HDV130、KX-HDV230、KX-HDV330、KX-HDV430という4つの機種の他にビジネスホンの拡張オプションであるKX-HDV20があります。インターホン対応ビジネスホンKX-HDV430には、ビデオカメラが標準搭載されておりテレビ電話として利用することができるため、相手の音声だけではなく表情も確認しながら通話することができます。ひとつの画面の隅に小さく別の画面を表示できるピクチャーインピクチャにも対応しているため、送話側の映像もチェックすることも可能です。バックライト付きの4.3型カラー液晶タッチパネルがついていて画面は非常に見やすく操作しやすくなっています。インターホンだけではなくパナソニックのネットワークカメラと連携させることで、デスクに座ったままでもオフィスの入り口の様子などを確認することができます。インターホン対応ビジネスホンKX-HDV330は、インターホン対応ビジネスホンKX-HDV430と同じくカラー液晶のタッチパネルを搭載しているため鮮明な画面となっており、アプリケーションを表示する画面もフルカラーで見ることが可能です。インターホン対応ビジネスホンKX-HDV230は2.3型モノクロ液晶と5型のバックライト付モノクログラフィック液晶が搭載されているため、テキスト表示が非常に見やすくなっています。またこれまでは紙のラベルに手書きで書いていた相手先の番号や内線番号を電子ラベルに置き換えて画面に表示することができる電子ラベル付フレキシブル機能キーを装備しているため、業務の効率化が実現します。ビジネスホンの表示画面は切り替え可能であり、よく使用する電話番号や機能などを最大で24項目まで登録することができます。ベーシックタイプのインターホン対応ビジネスホンHDV130は、フレキシブル機能キーを2項目搭載しているため、ワンタッチ機能ボタンなどとして使用することが可能です。どの機種も音声のエコーをコントロールすることにより、相手と同時に話してもスムーズに声が聞き取れる全二重スピーカーホンが装備されているため、電話使用時の音質も良好です。またボタンは中央がへこんでいて押しやすく押し間違いによるミスを防ぐことができます。これまでのインターホン対応ビジネスホンは、電話機1台1台内線番号やボタン機能の設定を行わなければならず大変でしたが、インターホン対応ビジネスホンKX-HDVシリーズは、プロビジョニング機能が搭載されているため、迅速にビジネスホンの設定を行うことができます。プロビジョニング機能とは、ネットワークを使用してプロビジョニングサーバーから初期設定ファイルをダウンロードして、端末の設定や変更を自動的に行ってくれる機能です。さらにインターホン対応ビジネスホンKX-HDVシリーズにはWebサーバー機能が内蔵されているため、ブラウザを利用してパソコンネットワークからIP電話機にアクセスし、機器情報やネットワークなどの設定を簡単に行うことができます。KX-HDV20は、インターホン対応ビジネスホンKX-HDV430やNKX-HDV330N、KX-HDV230Nの拡張オプションとして使用できる機器です。電子ラベル付きフレキシブル機能キーが20項目配置されており、画面を切り替えることにより40項目まで使用することが可能です。電子ラベルは液晶画面にボタンの登録名が表示されるため大変見やすく使いやすくなっています。

 ◎インターホン連動のビジネスホン工事
インターホン対応ビジネスホンの設置を検討している場合は、あらかじめオフィスにインターホンと連動可能なビジネスホンが何台必要なのかを把握しておく必要があります。社員全員分または常にオフィスにいる人数分だけインターホン対応ビジネスホンを用意するのか、加えて受付や会議室などにもインターホン対応ビジネスホンを設置する場合は、その分をさらにプラスしなければなりません。今後インターホン対応ビジネスホンの台数が増える可能性を考慮することも大切です。ビジネスホンの台数以外にもチャンネル数を決める必要があります。一般的なオフィスの場合、社員の人数の3分の1ほどのチャンネルを用意するのがだいたいの目安であると言われています。ちなみにはチャンネル数と回線数は同一ではなく、選択するビジネスホンの回線の種類により異なります。アナログ回線の場合は1回線1チャンネルですが、ISDN回線では1回線で2チャンネル、ひかり電話やIP電話ではさらに多くのチャンネル数が利用することが可能となっています。ビジネスホンは、複数の外線電話からの同時着信や内線通話、保留や転送などさまざまな基本機能が搭載されていますが、ほかにもインターホンやFAX、または出入り口の電気錠と連動させるなど、どのような機能を備えたビジネスホンを選ぶのかを決めることが重要となります。ビジネスホンは、全ての電話機に主装置から配線ケーブルがつながっているため、主装置を設置する予定の場所の電源の有無についてもあらかじめチェックしておきましょう。インターホン対応ビジネスホンの設置工事をするには、国家資格である工事担任者資格を保有している人物が現場監督をするか、直接工事をしなければならないと電気通信事業法の第73条により定められているため、資格を持っている業者を選ぶことが必須条件となります。資格を持っていない業者がインターホン対応ビジネスホンの設置を行うことは違法行為となるので注意しましょう。インターホン対応ビジネスホンを設置するためには、交換機器工事や電話配線工事、電話機設定工事などを行います。インターホンと連動可能なビジネスホンの交換機機器工事は、内線・外線電話を接続するため主装置を設置する工事のことを指します。電話配線工事は、ビジネスホンの主装置とそれぞれ電話機を接続するための配線を取り付ける工事であり、場合によっては天井への配線や屋外への配線が必要となるケースがあります。ビジネスホンが故障する原因として最も多いのは断線であるため、配線工事は慎重に行います。インターホン対応ビジネスホンの電話機設定工事は、オフィス内の電話機の配線をひとつずつ接続して設定を行う作業です。インターホン対応ビジネスホンの設置工事を行う場合は、工事後にミスやトラブルが発覚し追加料金が発生することも考えられるため、作業が全て完了しインターホンに接続したビジネスホンが正常に作動するかどうかの確認が終わるまで、担当の社員が立ち会うようにしましょう。ビジネスホンの電話回線のほかにもインターネット回線の設置を行う場合は、互いの配線が絡まるなどのトラブルが生じないように同じ日に工事を行うのが理想的です。インターホン対応ビジネスホンの導入台数や必要な機能、設置場所の確認を終えたら、正式にインターホンと連動可能なビジネスホンの設置工事の依頼先を決めるため、業者から見積もりをとります。その際に、はじめから1ヶ所の業者に絞るのではなくいくつか候補を選び、それぞれの業者からインターホン連動のビジネスホン設置費用の見積書を出してもらい、比較しながら検討しましょう。見積書を見比べることで、実際に必要な工事は相場の費用がどのくらいなのかだいたいの目安を知ることができます。インターホン対応ビジネスホンの設置業者のなかには、見積もり書に工事一式としか記しておらず詳細な工事内容が明記されていないこともあるため、主装置設置費や電話機設置費、設定費や配線工事費、作業費などビジネスホンの工事の内容や料金について項目ごとにきちんと記載されているかをしっかり確認しておきましょう。業者にもよりますが、インターホンに連動したビジネスホンの設置工事に使用する機器や材料など、見積もり書に記載されている以外にも別に費用がかかる場合もあるため、気になる点があったら事前に確認をしましょう。見積もり書を比較する場合は、かかる費用が相場よりも高い場合はもちろんですが、安すぎる場合は後になって追加費用を請求される可能性があるため気をつけなければなりません。また見積書を提出してもらう際に、インターホンやビジネスホンの設置工事の内容について業者から説明されることありますが、インターホンと連動可能なビジネスホンについて専門知識がない相手へも分かりやすく丁寧に説明してくれるかをチェックすることも大切です。インターホンとビジネスホン設置後に予期せぬ不具合が起こることも考えられるため、保証期間が設けられているか、アフターフォローがあるかどうかも確認しておきましょう。

優良なビジネスホン設置業者がほとんどの一方で、なかには悪質なビジネスホン設置業者も存在しています。優良な業者は、ホームページページの専用フォームや電話などでインターホンと連動可能なビジネスホンの工事の申し込みを受け付けており、会社概要や問い合わせ先の電話番号などもきちんと記載されているため、インターホンやビジネスホンにトラブルが発生した際などにもすぐに連絡できるので安心です。しかし悪質な業者は、ホームページに業者の連絡先や所在地が記載されていなかったり、電話番号が明記されていないため問い合わせができない場合があります。インターホンやビジネスホンについて不明な点やトラブルがあっても連絡が取れず、アフターフォローが万全でないことも十分考えられます。
◎まとめ
インターホンと連動できるビジネスホンには、通話のほかにも転送機能、保留機能、留守番電話機能など、オフィスでの業務を効率化させる機能が搭載されています。ビジネスホンとインターホンが連動できる製品は次々と新しいタイプが開発されており、オフィスにおいて重要な存在であると言えます。カギの専門業者であるカギ舎では、今回ご紹介したパナソニックのインターホンに対応したビジネスホンIP OFFICEシリーズや、同じくインターホンと連動可能なビジネスホンKX-HDVシリーズなど、ビジネスホンとインターホンが連動した機器の設置も行っています。カギ舎では、休祝日関係なく24時間365日ビジネスホンの設置のほかにもカギに関するあらゆる相談に対応しているため、オフィスへのビジネスホンの設置を検討している、またこれからインターホンと連動させたいと考えている方は、ぜひカギ舎にご相談ください！