ビジネスホンと電気錠

「社員が多くなってきたので電話回線を増やしたい」「部署が増えたので電話回線を分けたい」など、オフィスの電話回線について検討している事業主は多いと思います。単純に電話回線を増やすだけでは通信コストだけがかかってしまい、業務が非効率になってしまうことがあります。今回解説する「ビジネスホン」は、電話回線を効率的に使えるほかにも、多くの便利な機能を持つ電話システムです。またセキュリティや入退室管理などの目的で電気錠を設置しているオフィス向けに、電気錠と連動して使える便利なビジネスホンをご紹介します。

◎ビジネスホンとは

ビジネスホンとは、いくつもの外線や内線をオフィスで共有することが可能な電話システムで、電話回線を共有する以外にも保留や転送、録音などオフィスで必要とされる便利な機能を備えています。ビジネスホンと一般的に家庭で使われている電話機を比較すると、一般的な電話機では1本の電話回線（電話番号）に対して電話機1台が一般的です。最近の家庭用電話機では親機とコードレス子機が組み合わさったものがほとんどですが、たとえ親機と子機があっても電話番号は同じなので、親機と子機が同時通話をすることはできません。これに対してビジネスホンとは、数回線の電話番号を複数の電話機で同時に使えるシステムです。オフィスでは従業員1名につきデスクに1台ずつの電話機を配置することが一般的ですが、通常の電話機では従業員の数だけ電話回線が必要となってしまいます。しかしそれでは従業員それぞれのデスクの電話番号が異なるため、「かかってきた電話を取り次ぐ際にはわざわざ席を立って来てもらわなければならない」「ひとつの事業所に多数の電話番号が存在するのでランニングコストがかかる」「どれかひとつを会社の代表番号とすればひとりだけが電話受付に追われてしまう」「違うフロアの同僚に電話をかけるのに外線発信となるため通信料が発生する」などと業務は非効率になってしまううえに、過剰にコストがかかることになります。このような不都合を解消して業務を効率化させる電話システムが「ビジネスホン」です。ビジネスホンは交換機の役割をする「主装置」と呼ばれる機器と、ビジネスホン専用の電話機で構成されており、外部からかかってきた電話は主装置を経由して、登録したすべての電話機を鳴らすことが可能となっています。例えば、電話機が5台のオフィスで契約している電話回線が「03-****-0001」「03-****-0002」「03-****-0003」と3本あるとします。「0001」に着信が入るとビジネスホンの主装置を経由して5台の電話機すべてを鳴らし、どれからでも電話を受けることが可能です。「0001」の通話中に「0002」に着信が入るとビジネスホン主装置を経由して、通話中以外の残りの4台の電話機が鳴動します。ビジネスホンのシステムを使用すれば、外部からかかってきた電話をどの電話機からでも受けることができるうえに、ボタンひとつで他の電話機へ転送することも可能です。ビジネスホンの主装置の中には多くの基板（ユニット）があり、ビジネスホンの主装置によって「使用できる電話回線の数」や「電話機の数」などが決まり、基板（ユニット）によってこれからご紹介するビジネスホンのさまざまな機能が制御されています。

◎ビジネスホンの機能

ビジネスホンは主装置の基板（ユニット）で、使える電話回線数や電話機の数、電気錠などの他機器との接続、通信に関する機能などさまざまなことを制御しています。

○着信

オフィスで契約している電話回線が「外線1（03-****-0001）」「外線2（03-****-0002）」「外線3（03-****-0003）」と3本あり、ビジネスホン用の電話機が5台あるとします。ビジネスホン用の電話機にはそれぞれの外線の名前がついたボタンがあり、ボタンの点灯によってどの番号に着信があったか、どの番号が使用中なのかなど一目で判断できるようになっています。外線1に着信が入るとビジネスホンの主装置を経由して、5台の専用電話機が鳴動し同時に「外線1」ボタンのランプが点灯します。誰かがその着信を受けるとビジネスホン用の電話機にあるボタンランプの色が変わって「通話中」であることがわかります。外線1の通話中に次の着信が入ると、自動的に外線2にまわり、外線2も通話中のときは外線3へまわされます。このオフィスでの契約回線は3回線なので、3本とも通話中に着信があると「話し中」になります。このようにオフィス内の、どのビジネスホン用の電話機でも電話を受けることができるうえに全部の回線が通話中になるまでは「話し中」にならないので、お客様を待たせる時間が軽減されます。

○発信

一般的な電話機の発信方法は、「受話器を上げてそのまま電話番号を押す」ですが、ビジネスホンでは、電話機に「外線1」「外線2」「外線3」などとボタンでいくつもの電話番号が割り振られているので、受話器を上げたあとにまず発信させたい外線ボタンを選んで押します。ビジネスホン用の電話機にある外線ボタンを押すと「プー」と外線通話状態になるので、かけたい相手の電話番号を押すと発信されます。電話をかける相手が携帯電話などの場合は発信者番号が通知されますので、どの電話番号で通知させるかを選べます。

○内線

ビジネスホンでは、それぞれの電話機に「内線番号」が割り振られています。ビジネスホン専用電話機の受話器を上げると内線通話状態となるので、そのまま通話したい内線番号を押すだけで相手のデスクにかかります。相手の内線番号が「10」であれば、受話器を上げてプッシュボタンの「1」「0」と押すとかかります。内線を受けるデスクが不在の場合は、他のビジネスホン用の電話機でもその内線を受けることができこれを「代理応答」と呼びます。ビジネスホンでは内線通話には通話料金が発生しないので、別室の上司や違うフロアの同僚などへの連絡にもコストがかかりません。

○保留、転送

ビジネスホンでは電話回線を多数の電話機で共有しているため、かかってきた外線をいったん保留して他の人に取り次ぐということが多くあります。例えば、外線1にかかってきた電話をとった受付がその電話を部長に取り次ぎたいとします。受付が電話機にある「保留」ボタンを押すと、外線1のボタンランプが点滅（機種によって異なる）するので、保留中になったことがわかります。保留状態で「部長、外線1にお電話です」と伝えると部長は自席でビジネスホン用の電話機の点滅した外線1ボタンを押せば電話に出られます。部長が離れた場所や違うフロアなどにいて直接声をかけられないときは、電話機にある保留ボタンを押してから部長の内線番号を押して呼び出し、着信が入っている旨を内線で伝えます。受付はそのまま受話器を置き、部長は点滅中の保留ボタンを押せば電話に出られます。この「保留→転送」の機能ですが、普通の保留では受付が内線で呼び出した先の電話機（ここでは部長のデスクの電話機）でなければ電話をとることができませんが、ビジネスホンでは呼び出された以外のどの電話機でも保留中の電話を受けることができ、この機能を「パーク保留」といいます。

○短縮ダイヤル

ビジネスホンでは、よく使う連絡先を短縮ダイヤルとして登録することが可能です。取引先ごとに短縮番号を「001」「002」などと登録し、短縮ダイヤル一覧表などを作成しておきます。ビジネスホンで短縮ダイヤルによる発信をする際は、受話器を上げて電話機の「短縮」ボタンを押してから「0「0」「1」などと押すと登録した先にかかります。

○履歴

携帯電話では一般的な発着信の履歴をビジネスホンでも閲覧することが可能です。ビジネスホンの機種にもよりますが、デスクで使っている電話機だけでの履歴やビジネスホンのシステム全体での履歴も閲覧できます。

○スライド着信

ビジネスホンのスライド着信とは、内線でかけた相手が通話中のときに、あらかじめ設定しておいた内線グループの他の内線へ自動的にスライドさせる機能です。たとえばかかってきた外線を総務部へまわしたいときに、保留を押してから総務部の内線番号01を呼び出したところ通話中だった場合には一旦保留を解除し、改めて保留→内線02のように同じことを繰り返すため手間がかかってしまいます。ビジネスホンのスライド着信機能を設定すると、内線01が通話中のときは自動的に内線02へ回るというように、あいている電話機につながるまで内線がスライドされるためスムーズな電話転送が可能です。

○保留警報

ビジネスホンの保留警報とは、保留が一定時間続くと警告してくれる機能です。ビジネスホンでは多人数で複数の電話回線を共有するため、保留された電話が誰にもとられずに保留のままになってしまっているなどが起こり得ます。ビジネスホンで設定した時間が経過すると電話機から警告音が鳴るので、保留された外線があることに気づくことができるため安心です。

○録音

ビジネスホンで着信を自動的に録音したり、通話途中でも録音を開始したりすることができる機能です。オフィスではお客様との通話内容を正確に把握したり、業務の内容を確実に引継ぎしたりする必要があるため、録音機能はとても便利です。ビジネスホンの主装置の種類によって、録音件数や録音時間などが決まっています。

○ドアホン接続

オフィスの防犯や入退室管理などのために、電気錠を設置しているところが増えてきています。電気錠では通常はオートロック機能によって施錠されているので、訪問者はドアホンで呼び出しますが、解錠のためには電気錠のインターホンで受けてから解錠ボタンを押すなどの操作をしなければなりません。ビジネスホンでは電気錠と連動をさせることが可能なので、来客の際も席を立つことなくデスクのビジネスホン専用電話機で応対して電話機に登録してある「解錠」ボタンひとつで電気錠を解錠することができます。

◎ビジネスホンの導入方法

オフィスでビジネスホンを導入するために必要なことを解説します。まず、オフィスで使うビジネスホン専用電話機の必要数を確認しましょう。従業員1名に対して1台の電話機を設置するのが一般的なので、従業員の数プラス会議室や倉庫など、部屋ごとに設置する電話機の数となります。続いて必要な電話回線の数を検討します。電話番号を部署ごとに割り当てる場合の部署の数、その部署に所属する人数や外線を使う頻度などを考慮して決定します。ビジネスホン主装置の機種によって使える電話回線数や電話機の数が違ったり、電気錠の連動など外部機器との接続にも制限があったりしますので、将来的に事業規模が大きくなるなどの可能性を見越して余裕のある主装置を選ぶことも必要です。ビジネスホンを導入するには、事業規模や社員数、電気錠など外部機器との接続などをさまざまなことを考慮して選ぶ必要があるため、専門の業者に相談して適切なアドバイスを受けてから決定することをおすすめします。またビジネスホンの導入には電気工事や通信工事が必要なので、有資格者のいる業者でなければビジネスホン設置工事をすることができません。ビジネスホンを新規に導入する場合はもちろんのこと、増設したいときは専門業者へ依頼しましょう。

◎電気錠とは

ビジネスホンと連動が可能な電気錠は、電力を使って施解錠をする錠のことを言います。一般的な鍵は、扉の内側にあるサムターンと呼ばれるツマミ部分を回したり扉の外側から鍵を差し込んで回したりして鍵のカンヌキ部分を直接動かして施解錠をおこないますが、電気錠はこのカンヌキを動かす動作を電力でおこないます。電気錠は「オートロック機能」によって常に施錠をされている状態で、認証装置によって認証されると解錠する仕組みとなっています。オートロックなので鍵のかけ忘れがないことや、認証手段を持たない部外者が出入りできないことなどから電気錠はとても防犯性の高い錠といえます。電気錠の利用者は認証装置で認証されると電気錠が解錠されますが、外部からの訪問者はドアホンなどで呼び出しをして、内部から電気錠を解錠してもらわなければなかに入ることはできません。電気錠のオートロックを解錠するための認証方法は、電気錠を設置した場所や用途などに応じて適した方法を選びます。ひとつめの認証方法は「シリンダーキー」です。マンションのエントランスにある自動ドアなどでよく見られる電気錠で、集合玄関機と呼ばれるインターホンにあるシリンダーに鍵を差し込み回すと自動ドアが開く仕組みです。多くの場合電気錠の鍵と居室の鍵は共通なので、持ち歩く鍵の数が増えることがありません。電気錠の解錠方法のふたつめは「暗証番号」です。電気錠に設置されたテンキーに決められた暗証番号を入力すると電気錠が解錠します。キーレスなので鍵の紛失や盗難の心配がないため、ビルの通用口や工場の出入口、施設の共用部など多数の人間が出入りする場所に適しています。一方で多数の人間が暗証番号を知っていることでセキュリティ性が低下することも考えられます。電気錠の暗証番号は管理者が簡単に変更することが可能なので、セキュリティ性を保つために定期的な暗証番号の変更が必要です。電気錠を解錠するためにオフィスなどで多く導入されている認証方法に「ＩＣカード認証」があります。ＩＣカード認証はＩＣチップを埋め込んだＩＣカードに情報を登録して、電気錠のカードリーダーで読み込むことでオートロックを解錠する仕組みです。電気錠解錠のためのＩＣカードを専用に用意するほかに、ＩＣカードにはフェリカ（FeliCa）やマイフェア（Mifare）などの規格があり、同じ規格のＩＣカードを電気錠の鍵として登録することもできます。例えば、SuicaやPASMOなどの交通系ＩＣカードや、nanacoやWAON、楽天Edyなどの電子マネーカード、スマートフォンなども電気錠を解錠するためのＩＣカードとして使えます。オフィスではＩＣカードを社員証として使っているところも多くありますが、社員証と電気錠のＩＣカードが共通であれば、わざわざ電気錠の鍵を別に持ち歩く必要がないため便利です。近年導入が増えてきている電気錠の認証方法に、「顔認証」や「指紋認証」などの生体認証があります。電気錠の利用者の顔や指紋をあらかじめ登録しておき、カメラやリーダーで本人であると認証されると電気錠が解錠される仕組みです。特に指紋は世界にふたつと同じものがないので、電気錠でのセキュリティ性が高い認証方法と言えます。これらの登録されたデータは、電気錠の管理画面で簡単に変更や削除ができるのでオフィスでの異動や入退社にも即時対応ができ、鍵管理の必要がなく防犯性にも優れています。電気錠はオートロック機能で入室を制限する機能以外にも「入退室管理」という側面を持っています。電気錠のＩＣカードや生体認証など事前に利用者を登録する認証方法の場合は、「いつ」「どこで」「だれが」入室したのかを記録することが可能です。電気錠を設置することでエリアごとに入退室状況を記録することができるため情報漏洩や物品の持ち出しなどを防ぐことに役立ちます。また電気錠のＩＣカード登録情報を使って機密情報が保管された部屋や物品が保管されている倉庫などに、特定の人物だけしか入室できないように制限することも可能です。そのほかには出社時間や退社時間が把握できるので従業員のタイムカード代わりとなり正確な勤怠管理にも活用できます。このように高い防犯性を持ち、入退室管理などに役立つ電気錠は、現在多くのオフィスや施設で導入が進んでいます。

◎ビジネスホンと電気錠の連動

電気錠はオートロック機能によって常に施錠されているため、外部からの訪問者はドアホンなどで呼び出しをして内部から解錠してもらわなければ室内には入れません。一般的にはオフィスの入り口に備えてあるドアホンなどのボタンを押すと呼び出し音が鳴り、室内ではインターホンで応答してから、電気錠の解錠ボタンを押すことで解錠します。電気錠が設置されているオフィスでは、受付専門の担当者がいる場合を除いては訪問者があったときには電気錠のインターホンに近い人が席を立って応答することが多いと思います。必然的にいつも同じ人が対応することになるので、ひとりだけが業務に支障をきたしたり、ほかの人が訪問者に気づかなかったりすることも考えられます。電気錠のこのような不便な状態を解消するためには、ビジネスホンとの連携がおすすめです。ビジネスホンと電気錠を連動させると、訪問者があった際にはビジネスホンの専用電話機で訪問を知らせます。電気錠のインターホンを使わなくてもビジネスホンの専用電話機を使って外のドアホンと通話ができるので相手や用件を確認してからビジネスホン専用電話機に設定した電気錠の「解錠」ボタンを押すだけでオートロックを解錠することができます。デスクのビジネスホン専用電話機だけで応対ができるので、わざわざ席を立つ必要もなく、同じフロアのほかの電話機でも訪問者が確認できるので訪問者に誰も気づかずに放置するなどという心配もありません。電気錠が正面玄関や通用口など複数の場所に設置されている場合でも、それぞれがビジネスホンと連動させることが可能です。ビジネスホン専用電話機のボタンに「玄関」や「通用口1」「搬入口」などと登録をしておくと、どの入口の電気錠から呼び出されたのかがボタンランプによって一目で確認できるため便利です。電気錠とビジネスホンを連動させるためには、ビジネスホンの主装置に電気錠と連動するための基板（ユニット）が実装されている必要があります。ビジネスホンの主装置の機種によっても連動できる電気錠の数も変わってくるため、電気錠とビジネスホンを連動させる際は専門の業者へ相談することをおすすめします。

◎電気錠と連動できるおすすめのビジネスホン

ビジネスホンを電気錠と連動するためには、ビジネスホン主装置に電気錠と連動するための基板（ユニット）がなくてはなりません。ここでは、電気錠とスムーズな連動ができるおすすめの多機能ビジネスホン、パナソニックの「ＩＰＯＦＦＩＣＥ」シリーズについてご紹介します。

○ワークスタイルの変革に音声のコミュニケーションを強化

パナソニックのビジネスホン「ＩＰＯＦＦＩＣＥ」シリーズでは、モバイル端末の利用や、転送・応答の多機能化によって、いつでもどこでもスムーズな電話応対が可能になります。社内では、ビジネスホンの主装置と連動したアンテナ（基地局）を設置すると、その受信圏内であればデジタルシステムコードレス電話機（ＰＨＳ）でどこにいてもすぐにお客様の電話に対応が可能です。電話受付者も離席者を探す手間が軽減され急ぎの電話の取次ぎもスムーズにおこなえます。パナソニックのビジネスホン「ＩＰＯＦＦＩＣＥ」シリーズでは主装置の機種や設置個所によっても違いますが、このデジタルシステムコードレス電話機の登録が最大で512台まで可能です。またデスクのビジネスホン専用電話機の受話器を、電話機本体と受話器をつなぐコードをなくした「カールコードレス電話機」にすると、デスクでは多機能電話機としてビジネスホンを利用できるほか、デスクでの通話中に受話器を持ったまま、隣の資料室へ書類を取りに行ったり、倉庫へ在庫確認に行ったりなど席を離れての通話ができるのでお客様とのスムーズなやりとりが可能です。社外ではオフィスを不在にしていても、いろいろな転送機能によってオフィスにいるかのように電話応対をすることが可能です。パナソニックのビジネスホン「ＩＰＯＦＦＩＣＥ」シリーズでは「外線からの着信を自動で携帯電話に転送する」「オフィスにかかった外線が一定時間応答しないときに携帯電話に転送する」「不在時にかかってきた電話を携帯電話に転送する」「オフィスで通話中にかかってきた電話を携帯電話に転送する」などの転送機能があります。夜間や休日などは24時間応答するガイダンスで留守番応答し、録音したものをそのまま携帯電話やメールに自動通知することも可能です。パナソニックのビジネスホン「ＩＰＯＦＦＩＣＥ」シリーズには、サービス品質向上に役立つ機能として、「ＩＶＲ機能（音声自動応答）」があります。これは電話会社や保険会社などのコールセンターにかけたときに聞いたことがある方が多いかもしれません。「●●の用件の方は1を、●●の用件の方は2を･･･押してください」などという自動ガイダンスで適切な担当部署へのご案内がスムーズにできるので、電話のたらい回しなど無駄な取次ぎをせずにお客様をお待たせする時間を軽減することに役立ちます。パナソニックのビジネスホン「ＩＰＯＦＦＩＣＥ」シリーズではこの音声自動応答を最大8階層まで振り分けることが可能です。

○お客様の要件を正確に把握するボイスマネジメント（通話録音）

お客様の要件確認や聞き漏らし防止には「通話録音」が効果的です。パナソニックのビジネスホン「ＩＰＯＦＦＩＣＥ」シリーズでは、外線通話中に簡単なボタン操作ひとつでお客様との通話内容をそのまま録音することができるので、お客様からの重要な要件を外出中の担当社員などへ正確に伝えられるので安心です。パナソニックのビジネスホン「ＩＰＯＦＦＩＣＥ」シリーズは、ボタン操作をせずに通話内容を自動的にすべて録音してビジネスホン主装置のメールボックスに保存することもできます。録音内容は外出先から電話で聞くことが可能で、帰社後は通話履歴を含めてすべてパソコンから簡単検索できるので聞き直しもできます。通話録音の時間は約2,000時間となっています。お客様からの伝言を電話やメールで通知することができるので、すぐにお客様への折り返し電話をするなど迅速な対応が可能です。パナソニックのビジネスホン「ＩＰＯＦＦＩＣＥ」シリーズでは外線通話だけではなく、内線通話でも録音機能を使うことができるのでボイスマネジメントによるリスク管理に役立ちます。部署間のやりとりの内線を録音してメールボックスに保存でき、通話履歴や通話内容の確認を後からパソコンで確認できるので交代制勤務の申し送り時などの内容の再確認などに活用できます。また外部からの訪問者が電気錠のドアホンから呼び出した際の応対内容や宅配業者などとのやりとりも記録が残せるのでエントランスの安全管理にも役立ちます。

○業務や規模に合わせてコストもコミュニケーションも最適化

パナソニックのビジネスホン「ＩＰＯＦＦＩＣＥ」シリーズはお客様のオフィスの業務や規模に合わせたコストの最適化を実現します。通信費削減のために公共ＩＰネットワークサービスを利用されているオフィスも多いと思います。公共ＩＰネットワークサービスとはインターネット回線を使った電話のことで、定額料金を支払って外線がかけ放題になったり本店や支店間などグループの通話がかけ放題になったりするサービスです。パナソニックのビジネスホン「ＩＰＯＦＦＩＣＥ」シリーズでは現在お使いの電話番号を変更せずに割安の公共ＩＰネットワークサービスに対応しています。対応できるサービスも、ひかり電話オフィスＡやひかり電話オフィス、ひかり電話、ＫＤＤＩ光ダイレクト、ａｕひかりビジネスなど複数あるので、これらのサービスの活用による通信費コストの削減も可能です。そしてパナソニックのビジネスホン「ＩＰＯＦＦＩＣＥ」シリーズでは、モバイルキャリアのサービスである「ＦＭＣサービス」も活用できます。ＦＭＣサービスとは、携帯電話のキャリアに定額料を支払うことで携帯電話やスマートフォンをオフィスの電話の内線にできるサービスです。携帯電話やスマートフォンが内線として使えるので、外出先でもオフィスとの連絡には通話料金が発生せず通信費のコスト削減に効果的です。パナソニックのビジネスホン「ＩＰＯＦＦＩＣＥ」シリーズは、ＮＴＴドコモ、ＫＤＤＩ、ソフトバンクと大手3社のＦＭＣサービスに対応しています。またオフィスで受けた電話を保留したときに外出先のどの携帯電話からでも電話を受けることができる機能「パーク保留」や、オフィス内では不在者への着信を代わりに取れる「代理応答」も可能です。

◎まとめ

ビジネスホンの概要や便利な機能、電気錠との連動についてご紹介しました。スムーズなお客様対応や正確な業務をおこなうためにビジネスホンはオフィスでは非常に便利で業務効率化に役立つ電話システムです。またオフィスのセキュリティを守るための電気錠もなくてはならない設備と言えます。今回ご紹介したパナソニックのビジネスホン「ＩＰＯＦＦＩＣＥ」シリーズは、電気錠と連動させられる多機能なビジネスホンです。現在ビジネスホンの導入を検討されている方はもちろんのこと、まだ電気錠を設置していないオフィスには、ビジネスホンと同時に電気錠の設置も可能です。カギ舎は、鍵と錠の専門業者で工事の有資格者も在籍しているので、ビジネスホンの導入にあわせて電気錠を同時に設置したい方はお気軽にご相談ください。カギ舎では事前にお客様のオフィスを十分に調査のうえ、お客様のニーズにあわせた最適なビジネスホンのご提案とお見積もりをいたします。ビジネスホンや電気錠の設置はカギ舎へお任せください！

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