ビジネスホンとスマホの連携で業務効率化

プライベートやビジネスでもかかすことができないスマホですが、最近ではビジネスホンにスマホを連携させた便利な機能が多くあります。ビジネスホンとスマホを連携させることで、外出中などオフィスを不在にしていてもデスクのビジネスホンを使うかのように仕事をすることが可能です。この記事では、スマホと連携できるビジネスホンの便利な機能や、ビジネスホンとスマホを連携するメリットとデメリット、スマホをビジネスホンの多機能電話のように使えるアプリの機能についてご紹介します。

◎スマホと連携できるビジネスホンの便利機能

ビジネスホンの多くにはスマホと連携できる便利な機能があります。顧客や取引先などに外出先からスマホで連絡をする際に問題となるのが「通話料金」と「電話番号」です。個人のスマホにしても会社が貸与するスマホにしても、料金プランにもよりますがスマホからの発信はオフィスのビジネスホンからかけるよりも通話料金が割高です。またスマホから発信をすると相手方に電話番号通知されます。「個人の電話番号を知られたくない」「夜間や休みの日でも業務の電話がかかってくるから仕事とプライベートの区別がつかない」などの理由からスマホの電話番号を知らせたくないと考える人も多くいます。そういったときに、ビジネスホンとスマホを連携させる機能「リモートコールバック」を使うと問題が解決します。リモートコールバックとは、事前に会社のビジネスホンに登録してあるスマホから会社の電話番号へ発信してワンコールで切ると、自動的に折り返しの着信が入ります。ビジネスホンからの着信に応答後、かけたい相手への電話番号を入力すると会社の電話番号として発信できるので、通話料金は会社が負担し相手方へ表示される電話番号も会社の電話番号です。外線転送といえば、NTTの「ボイスワープ」に代表される回線事業者が提供する転送サービスがあります。ボイスワープとはあらかじめ登録しておいた電話にかかってきた電話を転送するサービスで、事務所用は月額880円（税込）住宅用は550円（税込）で利用できます。ビジネスホンに備わっている不在転送機能もオフィスにかかった電話を外出先などのスマホに連携して転送する機能で、利用料金はかかりません。営業などで外出しオフィスを不在にする社員が多くいる企業や、社員が少なくオフィスが無人になる時間帯がある小規模なオフィスにも向いています。ビジネスホンの不在時転送機能には大きくわけて5つの方法があります。手動転送は、オフィスのビジネスホンにかかってきた外線電話をビジネスホンで受けてから、手動でスマホに転送する機能です。ビジネスホンで通話中に保留をして連携させたいスマホを呼び出し、相手に転送する旨を伝えてから切るとビジネスホンにかかってきた電話とスマホが直接通話できます。自動転送は、ビジネスホンで事前に設定しておいたスマホに主装置が自動的に転送する機能で、このときオフィスの電話機には着信しません。自動転送を利用するとオフィスが無人になってもスマホに転送されるので電話を気にせずに外出ができます。外出時など転送させたいときに設定できることはもちろんですが、ビジネスホンの設定によって昼モードや夜間モードなどのように時間帯で転送先の設定をしておくこともできるので、業務時間外でも重要な電話を逃しません。無応答転送では、いったんオフィスのビジネスホンに着信しますが誰も電話を受けられずに一定時間が経過すると転送される機能で、あらかじめ「何秒経過したら」「どのスマホに転送する」のかを設定しておきます。本来はオフィスで電話を受けたいけれども、どうしても電話をとれなかったときのためにスマホに連携しておく機能です。しかし設定時間をあまりにも長くしておくと、その間に相手が電話を切ってしまう可能性もあるので転送するまでの時間設定には注意が必要です。話し中転送とは、オフィスのビジネスホンが通話中に別の電話がかかってきた際に通常は「お話し中」となるところを、あらかじめ連携の設定をしておいたスマホに転送する機能です。かかってきた電話はできるだけ受けたい場合に便利な機能で、ビジネスホンの機種によってはスマホ以外にもほかの内線電話に転送したり留守番電話に設定したりすることも可能です。ツインコール外線転送とは、オフィスのビジネスホンとあらかじめ設定しておいた転送先のスマホのどちらも同時に着信させる機能で、どちらか先に電話を受けたほうが通話します。またこのツインコール外線転送と類似していますが、転送先に登録した2カ所に転送するツインショット転送や1つ目の転送先が応答しなかったときに次の電話番号に転送させる順次転送もあります。ほかには、着信履歴をスマホのメールへ通知する機能があります。外線転送機能によって転送した先のスマホが必ずしも電話に出られるとは限りません。外線転送をしてもスマホが応答しなった場合に「何時に」「誰から」の外線電話を転送したのかをメールでスマホに通知できる機能があります。転送された電話の相手がメールでわかるので、後から会社に折り返して着信の内容を確認する必要がありません。また、不在時に誰もいないオフィスに着信があったことをスマホにお知らせする機能もあります。大事な顧客からのオフィスへの不在着信が外出先でもわかるので迅速な顧客対応が可能です。留守番電話を設定中のビジネスホンにメッセージが録音されると、外出先のスマホに連携してお知らせしてくれる機能があります。留守番電話が応答するとスマホに通知をして録音メッセージの再生もしてくれるので、外出先からでも留守番電話に対して即時対応が可能です。一般的な電話機では留守番電話のメッセージの有無は外出先から遠隔操作で確認しなければなりませんが、ビジネスホンでは自動的に通知と再生をしてくれるので便利です。FMCサービスとは、スマホをビジネスホンの子機として使えるもので、外出先でも内線で通話可能な通信事業者が提供する有料サービスです。一般的にオフィスからスマホへの電話連絡や外線着信の転送では通話料金が発生しますが、FMCサービスはスマホと内線通話ができるので通話料金がかかりません。外出先のスマホに連絡する回数が多い企業では通信費削減に役立ちます。ただしFMCサービスは通信キャリアとの契約で同じキャリアでなければならないため、複数のキャリアと契約している場合はそのほかのキャリアを解約して一本化しなければならないので注意しましょう。ビジネスホンはオフィスのインターホンや電気錠と連携してデスクに座ったまま来客対応ができますが、外出先のスマホとも連携させることが可能です。来客があった際に外出先のスマホにインターホンの呼び出しが入るので訪問者と通話できます。オフィス不在時の急な来客を気にすることなく外出ができるので安心です。

◎ビジネスホンとスマホを連携するメリット・デメリット

ビジネスホンとスマホを連携すると、スマホでビジネスホンの機能を使えたり内線通話が可能になったりできるので「いつでも」「どこにいても」オフィスにいるかのようにビジネスホンを使って効率的に仕事ができます。とくに外出する社員が多い企業や従業員数が少ない小規模オフィスではビジネスホンとスマホの連携は非常に便利です。ビジネスホンとスマホを連携することで外出先でもオフィスのビジネスホンにかかった電話を受けられるため多様な働き方が考えられます。近年では自宅やシェアオフィスでのテレワークなど人を分散させた勤務体制を推進する企業が増える傾向にあり、ビジネスホンとスマホの連携は場所を選ばない働き方を実現させます。またビジネスホンとスマホを連携させるとオフィスにかかったお客様からの電話に対して「用件を聞いて外出中の社員に伝える」という手間がはぶけます。オフィスのビジネスホンから外出中の社員に連携してダイレクトに取り次げるので業務効率がアップし、お客様をお待たせしないので顧客満足度の向上にも役立ちます。外出中の社員にとってもスムーズにオフィスやお客様とやり取りができるので無駄な時間を使うことがなく効率的に仕事ができます。また直接スマホと連携させることで取り次ぎ時に起こりがちな聞き間違いによる伝言ミスもありません。一方ビジネスホンとスマホの連携にはデメリットもあります。ビジネスホンとスマホを連携させる際の通信にはインターネット環境を利用することが多いので、アナログ回線やデジタル回線と比較すると通信が安定せず、雑音や途切れなどが発生することが考えられます。またビジネスホンとスマホを連携すると「いつでも」「どこでも」電話対応ができることで仕事とプライベートを区別しづらくなる人もいます。ビジネスホンとスマホを連携すると非常に便利ですが、メリットとデメリットを把握したうえで必要な機能を選びましょう。

◎外出先でスマホが多機能電話化

アプリをインストールしてスマホにビジネスホン多機能電話のような操作性を持たせる機能では、外出先でもまるでオフィスのビジネスホンのようにスマホが使えます。スマホにアプリをインストールして使える優れた機能をご紹介します。アプリをインストールすると、いつもオフィスで使っているビジネスホンの子機のようにスマホが使える機能があります。アプリにログインすると、スマホの画面上にはオフィスのビジネスホンのように複数の外線ボタンが表示され、現在どの外線が空いているのか、ほかの端末で保留中になっている外線があるのかなどの確認が可能です。マルチライン対応も可能となり、オフィスからは外出中の複数のスマホに外線転送が可能で、受ける側は自分の担当顧客の電話だけに応答できるようになっています。間違ってほかの人の電話を受けてしまっても、オフィスのビジネスホンのように内線で回せるので安心です。オフィスに入った他の外線電話への着信状況やほかの人が保留にした通話に応答することも可能なので、外出先でもオフィスにいるかのようにビジネスホンが使える機能です。外出先の担当者のスマホへ連携して転送する一般的な外線自動転送機能では、スマホに表示されるのは自分のオフィスの電話番号です。転送されても外線をかけてきた相手が誰なのかがわからないので、すぐに対応するべきか判断できずついつい後回しにして、大事な顧客からの着信を逃すことにもつながりかねません。アプリをインストールして会社のビジネスホンのように使えるアプリには、かけてきた相手の電話番号（ビジネスホンの電話帳に登録されていればその名前）がスマホに表示されるので、優先度の高い重要顧客の電話を取り逃がすことがありません。一般的にビジネスホンのスマホ内線化の多くは、通信の際に音声をパケット化しています。インターネットを利用するため通話料金を抑えられる反面、通話中に雑音が入りやすくなったり途切れたりなど通話品質に問題が起こりがちです。また、通話中にスマホ本体の携帯電話番号への着信があると、そちらが優先されて通話が遮断されてしまいます。しかし大事な顧客との通話中に通信が遮断されると相手に不快感を与えることにもつながりかねません。ビジネスホンとスマホを連携させるアプリのなかには、着信通知はデータ回線を利用し通話のときはスマホのキャリア電話網を利用できるものがあり、通話中の遮断がなく安定したクリアな通話が可能です。通信キャリアの回線利用による通話料金が発生するため通話の定額サービスを利用するなどの注意が必要ですが、通話品質の高さを重視する企業にはおすすめです。アプリをインストールしてスマホをビジネスホンの多機能電話のように使えるので、オフィスにあるビジネスホン主装置の電話帳がそのままスマホで使えます。あらたに顧客や取引先などの連絡先を端末に登録する必要がなく、主装置の電話帳に変更があったときもスマホと同期するので修正の必要がありません。またスマホの発着信履歴とは別に主装置の発着信履歴が確認できるので、対応できなかった着信に折り返し電話をかけるなどスムーズな電話対応が可能です。ビジネスにスマホを使っていると仕事とプライベートの区別がつかなくなってしまいがちです。アプリをインストールしてビジネスホン機能を利用すると、会社の電話番号としての発信が可能で、発信時にスマホと会社のどちらの電話番号でかけるかが選択できます。またログインをして利用するアプリではログインとログアウトの時間設定ができるので、業務時間外ではログアウトをするように設定しておけば、1台のスマホでもビジネスとプライベートをしっかりと区別できます。なお会社のビジネスホンの設定でログイン中のスマホを強制的にログアウトさせられるので、スマホの紛失などの際に第三者による不正利用を防げます。

◎まとめ

大企業や小規模オフィス問わず、ビジネスホンやスマホは今やなくてはならないアイテムですが、それぞれを連携させることでさらに利便性が向上し、業務効率のアップや顧客満足にもつながります。また近年増加しているリモートワークなどの場所を選ばない働き方もビジネスホンとスマホの連携で実現が可能です。カギ舎ではお客様に必要な機能を搭載したビジネスホン選びからビジネスホン導入の設計や設置、スマホ連携の設定までをトータルで承っております。ビジネスホンとスマホの連携について「詳しい機能の詳細が知りたい」「興味があるので詳しく説明してほしい」など、ぜひカギ舎までお気軽にお問い合わせください。

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