不正打刻やなりすましを防止する指紋認証を用いた勤怠管理

企業などの勤怠管理において紙のタイムカードを使用している場合、不正打刻や打刻忘れなどが起こる可能性があることから、昨今では、指紋認証などの生体認証を用いた勤怠管理の導入が進んでいます。指紋認証は、本人のみが持つ身体的特徴を用いて本人確認をするため、信頼性が高い認証方法です。勤怠管理の打刻手法に指紋認証を活用すると不正打刻やなりすましを防止し、適切な勤怠管理が行えます。この記事では、指紋認証による勤怠管理の特徴や、スムーズな打刻管理ができる指紋認証リーダーKJ-3300の仕組みなどをご紹介いたします。

◎指紋認証による勤怠管理が求められる背景

近年、勤怠管理において多様な働き方が増えたことにより、勤怠管理システムの導入が増えていますが、中小企業や事業所などではタイムカードやエクセル管理などを活用していることも多くあります。そのような勤怠管理の場合、不正申告などがあると適切な管理ができなくなり、企業の円滑な運用に影響を及ぼします。もっとも多い問題点としては、不正打刻の防止対策です。紙のタイムカードは、タイムレコーダーに紙のタイムカード入れることで打刻する方法のため、第三者による代理打刻や改ざんなどの不正打刻が起こりやすくなります。不正打刻などが発生すると、従業員の正確な労働時間の把握をすることができません。それにより、従業員の給料計算にも影響が生じます。勤怠管理の認証方式に生体認証の指紋認証などを導入すると、不正打刻の防止に役立ちます。集計や確認においては、人事や労務担当者に負荷がかかります。紙の媒体を使用した打刻方法では、月末などに行う従業員の労働時間や残業時間の集計、確認などが手作業のため時間が必要です。社員数が多い企業になれば、人事部などの担当者においては、さらに負担がかかります。また、多様化した働き方と複雑化した就労状況により、労働時間の把握が難しいことです。働き方改革により勤務体制においても多様化しており、リモートワークやフレックス制などを導入している企業が増えています。それとともに勤務時間や勤務場所などが複雑化していることから、タイムカードや紙の出勤簿などにおいては、正確な勤怠管理の把握をすることが困難となるのです。労働基準法などの法改正の対応に時間がかかります。働き方改革により法令の改正が頻繫に行われています。時間外労働の割増賃金率や、36協定による法定労働時間の規制など、法改正の変更に対応する勤怠管理体制が必要です。多様化した働き方が進む中、勤怠管理の課題が増えています。このような背景から、信頼性が高い生体認証を用いた指紋認証の勤怠管理の活用は効果的といえます。

◎不正打刻を防止する指紋認証を活用した勤怠管理

企業の勤怠管理においては、従業員の不正打刻や業務の効率化が図れることから、打刻方法に生体認証の導入が増えています。生体認証は、人間の身体的特徴を用いた認証を行う方法で、主に顔認証や指紋認証、虹彩認証、静脈認証、音声認証などが活用されています。なかでも指紋認証は、セキュリティ性が高く、経年変化の影響を受けにくいことから、勤怠管理にも活用されています。顔認証は経年変化によって登録が必要になりますが、指紋は、生涯変化することがない部位のため、指紋認証に1度登録すると、長期的に利用できる認証方法です。不正打刻を防止する指紋認証は、指紋を認証センサー部分に置くだけで打刻が完了できるため、タイムカードの差し込みやパソコンによる打刻などの手間がありません。そのため、出退勤時間などの混み合う時間帯もスムーズな打刻が叶います。指紋認証を用いた入退室管理システムと勤怠管理を連携することが可能です。オフィスの出入口などに設置されている指紋認証の入退室管理には、従業員の入退室時間が記録されており、勤怠管理と連携すると、それをもとに自動的に転送し従業員の正確な労働時間を管理することができます。指紋認証を活用した勤怠管理では、従業員の労働時間を即座に確認することが可能です。労務管理の担当者は従業員の就労状況をリアルタイムで集計できることから、月末に集中する集計作業の負担がありません。また、時間外労働や休日出勤などが慢性化していると、気付きにくいことがありますが、即座に確認ができることから、従業員の就労状況に関する問題にも迅速な対応が可能となります。タイムカードによる打刻手法で抱えている問題の不正打刻や、手作業の集計作業の負担などのリスクを、指紋認証による勤怠管理で解決します。従業員の労働時間の客観的な記録を管理することのほか、人事を管理する担当者においても業務の最適化が期待できます。

◎誤認率が低い指紋認証を採用した勤怠管理のメリット

従業員の勤怠管理に認証精度が高い指紋認証を活用すると、さまざまなメリットが得られます。指紋認証を用いた勤怠管理により業務の効率化運営を実現します。勤怠管理システムの打刻手法に指紋認証を活用することで、適正な労働時間の把握ができ、打刻データを自動化することで、集計作業を行っている総務部や人事部の業務作業の大幅なコスト削減が可能です。法改正においても勤怠管理システムではスムーズな対応が行えることから、担当者の負担を軽減します。また、指紋認証を使用して打刻すると、不正打刻のリスクがありません。タイムカードや紙の出勤簿などにおいては、代理打刻やデータの改ざんなどの意図的な行為が起こる可能性も否定できません。一方で、指紋認証は本人が現地にいなければ、打刻することができないため、信頼性が高い認証方法で不正打刻防止に有効です。そのことによって、従業員の正確な労働時間の把握が叶います。指紋認証を活用した勤怠管理は管理コストの削減が図れます。打刻手法にICカードや社員証などを活用していると、カードの発行や紛失すると再発行などのコストがかかります。指紋認証は、本人さえいれば指紋で認証できカード管理が不要なため、備品購入費がかかりません。生体認証の指紋認証技術では忘れや紛失のリスクがありません。カード認証や暗証番号認証を使用していると、カード紛失や暗証番号の忘れなどが起こる恐れがあります。紛失したカードのなりすましによる不正入室や、暗証番号の盗み見による情報漏洩などが起きると防犯性が低下します。一方で、指紋認証は、個々で異なる身体的特徴を用いて認証するため、紛失や忘れのリスクが発生しません。第三者の手に渡ることや偽造、複製が難しいことから、指紋認証を活用することで、安全性および信頼性に優れた勤怠管理の実現が可能です。

◎指紋認証に対応した勤怠管理を選ぶポイント

企業において指紋認証を使った勤怠管理を導入する際には、いくつかのポイントがあります。自社のニーズに合った機能を搭載したものを選びましょう。いくら性能が良い勤怠管理を選んだとしても自社にあってなければ、効率良く使用することはできません。自社の課題となっている部分を整理し、問題解決につながる機能を搭載している機種を選ぶことが重要です。勤怠管理システムでは、さまざまな種類の機能を搭載しています。指紋認証以外の認証方法の種類や、多様な働き方に対応する機能性、連動できるシステムなどを確認するとよいでしょう。医療現場や工場などのシフト制の勤務体制にも柔軟性な対応できる24時間体制に特化したタイプも存在します。また、リモートワークやモバイルワークなどが多い企業においては、パソコンの内蔵機能やスマートアプリの指紋認証を行うことができ、打刻忘れの場合には、アラートで知らせる機能が搭載したものもあります。ほかにも、外部システムと連携できるかどうかもチェックしましょう。指紋認証を用いた勤怠管理システムには、さまざまなシステムの連携が可能です。たとえば、入退室管理システムや給料計算システム、労務管理システム、チャットツールなどを連携することで、システム間で情報を自動で受け渡すことができる点がポイントになります。これまで手作業で集計や転記などを行っている作業を、外部システムと連動すると、作業の効率化ができ、労務管理担当者においても業務負担の軽減が期待できます。法改正においての対応の確認も重要です。働き方改革関連法により、たびたび法令の改正が行われており、それに伴いシステムの設定などの変更が必要となります。法令の遵守が必須になる企業においては、従業員の労働時間や休憩時間などの正確な労働時間の把握が必要になります。クラウド型の勤怠管理であれば、法令の改正が行われた場合でも、自動的にアップデートにより対応できるタイプもあります。ほかにも、操作性やコスト、サポート体制などもチェックし、自社に合った指紋認証を用いた勤怠管理を選ぶことが重要です。

◎業務の最適化を図る指紋認証リーダーKJ-3300

KJ TECH japanの指紋認証リーダーKJ-3300は、世界最高の指紋認識速度で指紋認証を行います。認証方法には指紋認証に加えて、カード認証や暗証番号認証を搭載しています。指紋認証を認証する際には、電源ボタンなどを押さなくても、認証センサー部分に指を置くだけで自動検出することができるほか、あらゆる方向から指紋を認識する機能も装備しています。認証スピードにおいても最速で0.1秒未満で認証が完了するため、快適な認証が実現する認証リーダーです。指紋認証では、ライブ指紋検出機能を搭載しており、水濡れや手の汚れ、乾燥などにおいても認証性能に影響を及ぼすことがなく、ハイレベルの認証精度を実現します。KJ-3300では、他人を本人と間違えて受け入れて認証する誤受入率が0.00001%と、本人を他人と間違えて認証する誤拒否率が0.01 %で認証することから、信頼性が高い指紋認証システムです。また、MIFARE、FELICA等の認証が可能なカード認証は5,000件の登録が可能で、タッチキーパットにより8桁の数字を入力する暗証番号認証も備えています。機能的で使いやすい指紋認証リーダーKJ-3300は、165mm×49mm×115mmサイズのあらゆる場所に適したブラックカラーで準備しています。防水、防塵の対策にも優れており、IP65の耐久性を備えていることから、指紋認証リーダーは室内のほか、屋外の設置にも最適です。イベントログ機能においては、出退勤の履歴やシステムの変更履歴など、50万件の記録をすることができ、万が一、不正などのトラブルが発生した場合にも、履歴を確認して原因追究にも役立ちます。指紋認証リーダーKJ-3300では、既存に構築された入退室管理や勤怠管理システムと連携することができます。導入コストを抑えたい場合には分割プランを準備しています。分割購入プランとは、CX勤怠管理の連動により月々1台8,800円から60回支払うプランとなっており、CSV出力が可能です。分割プランを活用することで初期投資を抑えて指紋認証リーダーを導入することができ、月額固定のためコスト管理がしやすくなります。

◎適正な勤怠管理を実現する指紋認証リーダーKJ-3300の導入事例

従業員の不正打刻の防止や集計作業の効率化の観点から、勤怠管理の打刻手法に高精度で認証する指紋認証の活用が増えています。

⚪︎オフィスに指紋認証リーダーKJ-3300を分割プランで導入

タイムカードによる不正打刻の悩みを抱えていることから、オフィスの出入口に不正打刻を防止する指紋認証リーダーKJ-3300を、CX勤怠管理連動の分割購入プランで導入しました。KJ-3300をオフィスの出入口に設置することで、従業員の入退室履歴と出退勤時間を同期することで正確な労働時間の把握が行えるほか、不正侵入の防止対策にも役立ちます。指紋認証リーダーのアクセス制御機能を活用すると、人の出入りが少ない深夜や休日などの時間帯では扉のロックが可能で、オフィスのセキュリティ対策にも効果的です。

⚪︎保育園に指紋認証リーダーKJ-3300を分割プランで導入

人手不足による過度の労働や業務の負担が課題となっていることから、打刻方法や勤怠管理の見直しで、指紋認証リーダーKJ-3300を設置しました。CX勤怠管理と連動する分割プランは、標準設置費込みの月々1台8,800円〜でKJ-3300を導入することができるため、費用負担も少ないです。正確な打刻時間が管理できる指紋認証と、リアルタイムでの出退勤時間を管理することから、長時間の時間外労働を早期に対応することが可能です。KJ-3300により手書きの集計の負担を軽減した労働管理も実現します。

◎まとめ

指紋は個々で指紋のパターンが異なることから、他人と一致することは極めて低いといわれています。そのことから、指紋認証は誤受入率や誤拒否率が低い高精度な認証技術です。勤怠管理に指紋認証を活用することで、不正打刻や人的ミスを防止し従業員の正しい労働時間の管理が行えます。カギ舎では、KJ TECH japanの高い認証技術を搭載した指紋認証リーダーKJ-3300を取り扱っております。タイムカードからの切り替えや新規取付などで、勤怠管理と連動が可能な指紋認証リーダーをご検討の方は、お気軽にお問い合わせください。

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