ビジネスホンと電気錠を連携するメリット

ビジネスホンはビジネスシーンで役に立つ機能が備わっているため、多くの企業で導入されています。主な機能としては外線通話や内線通話、転送、代表組などがあげられますが、外部機器と連携させると、さらに便利に使用することができます。対応する外部機器にはさまざまな種類がありますが、扉の開閉で使われる電気錠と連携させて業務効率の向上を図れます。この記事では、ビジネスホンの基本知識と電気錠との連携についてご紹介します。

◎業務用の電話システムビジネスホン

ビジネスホンとは、複数の回線と電話機を接続し、発着信を制御することのできる業務用の電話システムのことで、主装置（ME）と呼ばれる制御システムと電話端末で構成されています。家庭用電話機は電話機1台につき1回線が割り当てられますが、ビジネスホンは1台の電話機に複数の回線を接続したり、複数の電話機で1回線を共有できます。それはビジネスホンの主装置が電話回線を一旦繋ぎ留め、それぞれのビジネスホンに接続する役目を担っているためです。主装置のなかには、ユニット（基板）が内蔵されています。ユニットはビジネスホンの機能を司る非常に重要な役割を果たす部分で、複数のユニットで構成されています。電源ユニットは電力を取り込み、各部分に電力を供給する役割を持つユニットです。全ての機能を正常に作動させるための核となります。外線ユニットは外線を使用するための機能をもつユニットです。家庭用電話機と同じように外部への発着信を行う機能を担っています。外線ユニットは主にアナログ回線ユニット、ISDN回線ユニット、ひかり電話回線ユニットがあり、利用する回線に応じて使い分けて使用します。内線ユニットはビジネスホンに特徴的な機能である内線通話を司るユニットです。ビジネスホン設置後に接続する電話機の台数を追加したい場合に、内線ユニットを活用できます。単独電話機ユニットは、ビジネスホンにFAXや家庭用電話機を接続するためのユニットです。拡張ユニットはビジネスホンを便利に利用するために、自由に機能を追加させることのできるユニットです。拡張ユニットで追加できる機能にはさまざまな種類があります。たとえば、通話録音、留守番電話、迷惑電話対策、緊急地震速報、ドアホン連携、電気錠連携などがあげられます。ビジネスホンは、これらの機能を追加したり外部機器との連携を活用することで、より便利に使用しやすい電話機へとカスタマイズできます。ビジネスホンの性能は主装置の仕様によって決められているといっても過言ではありません。たとえば、ビジネスホンの設置台数が多い場合や拡張ユニットに接続したい外部機器が多い場合には、それぞれのユニットに必要な容量を持つビジネスホンを選定する必要があります。そのようにしないと、想定していた使い方ができない場合があるので注意が必要です。ビジネスホンを導入する際には、あらかじめ使用目的や使用方法を明確にし、企業に必要なスペックを持つビジネスホンを選ぶことが大切です。　

◎企業でビジネスホンを導入するメリット

ビジネスホンと家庭用電話機は共に外線通話に対応していますが、家庭用電話機は電話機1台につき1回線の接続であるのに対し、ビジネスホンは1回線を複数のビジネスホンで共有できることが大きな特徴です。ビジネスシーンに置き換えると、家庭用電話機を企業に設置した場合には、電話回線Aは家庭用電話機Aで発着信し、電話回線Bは家庭用電話機Bで発着信します。つまり社員10名のそれぞれのデスクに電話機を1台置くとするならば、電話機10台に対し10回線を導入する必要があります。一方、家庭用電話機ではなくビジネスホンを社員10名にそれぞれ1台ずつ合計10台設置した場合、電話回線は最低1回線で済ませられます。電話回線を共有できるため、電話回線Aをビジネスホン10台で発着信することができます。また複数の電話回線を導入し、それらを使い分けることも可能です。たとえば、2回線導入した場合、電話回線Aをすべてのビジネスホンで発着信できるようにしながら、そのなかの1台だけは電話回線Bの発着信も行えるように設定できます。オフィスの場合は複数の社員が同時に電話を使用する場面も想定されます。電話回線の種類によって異なりますが、そのような場合にはチャンネル数を増やすことによって複数人が同時に通話することも可能です。たとえば、電話回線Aのチャンネル数が4個の場合、同時に4台のビジネスホンでそれぞれが通話できます。電話回線は回線数を増やすほど導入コストも追加発生してしまいます。しかしビジネスホンを導入すると必要最低限の回線工事で済むので、回線導入費用を抑えられます。また外線通話におけるメリットだけでなく、ビジネスホンには企業で役立つ独自の機能が多く備わっています。たとえば、保留・転送（外部との通話を保留しほかの電話へ転送する）、内線（内部の電話同士で通話する）、代表組（代表番号での着信を複数の電話機で受信する）などがあります。保留・転送機能は電話を取り次ぐ際に非常に便利に活用できます。家庭用電話機で別の社員に取り次ごうとすると、受信した電話を一旦保留にし、該当社員を電話機の前に呼び出して引き渡さなければいけません。しかしビジネスホンの場合には、保留にしたあと該当社員の電話機へ転送するだけで簡単に引き継ぐことができます。社員は席を立たずして電話を引き継げるので、非常に効率的です。またビジネスホン同士で通話できる内線機能を用いると、社員間の連絡もスムーズに行うことができます。内線通話は通信費がかからないので、経費削減にも役立ちます。また複数のビジネスホンで同時に着信することができる代表組も大変便利です。通話中に別の顧客から着信があった場合、家庭用電話機であれば通話中のため繋がりませんが、ビジネスホンでは通話中の場合でも連携する別の電話機で受信できます。また着信は連携させたビジネスホン全てで受けることができるので、社員は近くの電話機から迅速に対応することが可能です。顧客を待たせずスムーズに電話対応できることは、社員の業務効率を向上させるだけでなく、ビジネスで顧客との信頼関係を築く上で大変重要です。

◎企業でビジネスホンを活用する方法

ビジネスホンは家庭用電話機と同様に受話器やダイヤルボタンがありますが、そのほかにもさまざまなボタンが付いています。ボタンの数や種類は機種によって異なりますが、保留や転送、内線通話、短縮ダイヤルなどを行うための専用のボタンがあります。またモニターで発信・着信履歴の確認やアドレス帳を活用することができることも、ビジネスシーンにおいて役に立つでしょう。そしてビジネスホンの特徴ともいえるのがファンクションキーです。ファンクションキーは数列にわたって並んでいる小さなボタンで、たいてい電話機の上部に配置されています。ファンクションキーは初期設定では何の機能も持たないボタンですが、使用者ごとに追加した機能を割り当てて使用することができます。ファンクションキーによく設定される機能としては、同じグループ内に内線がかかってきたときに代わりに応答することができる代理応答機能や、通話内容を録音できる通話録音機能、3人以上で会話することのできる会議通話機能などがあります。また、接続した外部機器の操作を割り当てることも可能です。さまざまな外部機器とつなぐことができますが、もしオフィスで電気錠を使用しているのであれば、電気錠と連携させることで利便性が向上します。ビジネスホンと電気錠を連携させると、ファンクションキーによって電気錠を遠隔解錠できるようになるので大変便利です。ビジネスホンは既存の機能だけでなく、企業に合わせて使いやすいスタイルへ変化させることのできるファンクションキーを上手く活用すると良いでしょう。

◎ビジネスホンと電気錠の連携

ビジネスホンと同様に電気錠の利便性はすでに広く知られていますが、電気錠は複数人が利用しながら高いセキュリティが求められる環境に最適な鍵であるといえます。オフィスの出入り口に電気錠を使用すると、オートロックによる確実な施錠や不法侵入に対する警報機能などの機能によって高い防犯性能を期待することができます。それだけでなく、機種によってはさまざまな認証方法が搭載されていたり、それぞれに権限レベルを設定したりできるため、複数人が利用する場面でも非常に効率的に使用することができます。オフィスの出入り口に電気錠を設置した場合、来客者は室内にいる社員に電気錠の解錠を依頼しなければ入室することができません。その都度解錠することによって、不審者の入室を防ぐことができ安全性が高いといえますが、社員にとっては来客のたびに電気錠を解錠しなければならない手間が発生してしまいます。効率を重視するビジネス場面において、電気錠の解錠操作で通常業務が妨げられることは解決すべき問題です。そこでビジネスホンと電気錠を連携させると良いでしょう。ビジネスホンと電気錠を連携させると、デスクの目の前にある電話機を操作するだけで、オフィスの電気錠を解錠することができます。社員は席から立たず簡単な操作で電気錠を解錠できるので、業務に集中することができるでしょう。ビジネスホンと電気錠を連携させるためには、第一にビジネスホンに対応した電気錠を使用する必要があります。また主装置の拡張ユニットの空き容量も必要です。ビジネスホンは機種によって基板の容量（ユニット数）が異なるため注意してください。ビジネスホンと電気錠を連携させるためには、それぞれに最適な機器を選定する必要があるため、ビジネスホンの導入前にあらかじめビジネスホンと電気錠の連携について計画しておくと良いでしょう。

◎電気錠と連携させたビジネスホンの活用例

受付スタッフを設けていない企業では、インターホンの対応や電気錠の解錠操作は社員の業務の一環となるでしょう。しかし来客の度に仕事の手を止めて、席を立ち、来客の要件を確認し、電気錠を解錠することは業務効率を低下させかねません。電気錠の解錠スイッチの近くに座っている社員や、若手社員ばかりがその負担を被っている場合もあるのではないでしょうか。そのような場合、ビジネスホンから電気錠を操作できるようにそれらを連携すると大変便利です。電気錠を連携させると、複数の電話機から同時にインターホンの着信音を鳴ります。つまり、社員はどの電話機からでも電気錠の解錠操作ができるようになるので非常に便利です。また電気錠が複数ある場合には、電気錠ごとに着信音やビジネスホンのボタンを区別することができます。出入り口Aの電気錠はビジネスホンA,B,Cに連携させ、出入り口Bの電気錠はビジネスホンAのみに連携させるなど細かい設定も可能です。企業のニーズに合わせてカスタマイズすることができるので便利です。具体的な使用シーンとしては、来客者がインターホンの呼び出しボタンを押すと、ビジネスホンから着信音が鳴るようになります。そして電話機の受話器を上げるとインターホンと電話機がつながり、社員は電話機を通して来客者と通話することができます。そしてファンクションキーに割り当てた電気錠解錠ボタンを押して、電気錠を解錠します。電気錠とビジネスホンを連携させると、社員はこれらの一連の流れを席を立たずに行うことができるので、非常に効率的です。オフィスにビジネスホンと電気錠を導入する場合は、それらを連携させることで便利に活用できます。

◎まとめ

複数人の社員が働くオフィスにおいて、ビジネスホンは欠かすことのできない非常に役に立つ設備のひとつです。ビジネスホンは業務効率の向上や費用削減につながるだけでなく、スムーズな対応によって顧客との信頼関係を築くことにも役立つかもしれません。ビジネスホンを導入する際には、併せて電気錠と連携させることもおすすめです。ビジネスホンは外部機器と接続し、より便利に使用できるようカスタマイズすると良いでしょう。カギ舎では、適切な機種の選定から設定まで、専門スタッフによる作業を承っております。ビジネスホンの導入や電気錠との連携を検討している方は、当社までお気軽にお問い合わせください。

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