オンプレミス型で正確な入退室管理と勤怠管理を実現

適切な勤怠管理は法律で定められた義務であり、企業は従業員の残業時間や有給休暇の取得状況を客観的かつ正確に記録・管理することが必要です。そこで役立つのが入退室管理システムです。入退室管理システムは正確な勤怠記録だけでなく、ほかのシステムとの連携による業務効率化も図れます。導入する場合は、どのような入退室管理システムを利用すれば希望通りのシステム構築が可能か把握することが必要です。この記事では、入退室管理システムにおけるクラウド型、オンプレミス型の違いや、オンプレミス型を導入するメリットについてご紹介します。

◎多くの企業が導入を進めている勤怠管理システム

2019年4月から、働き方改革関連法による改正後の労働基準法が順次施行されました。働き方改革とは、働く方々が多様で柔軟な働き方を自分で選択できるようにするための改革です。改正後の労働基準法では、長時間労働を解消するために時間外労働の上限規制や罰則、年次有給休暇の確実な取得などが定められました。企業においては、法令にもとづき正しい方法で勤怠管理を行わなれければ、1年以上10年以下の懲役または20万円以上300万円以下の罰金などが科せられる場合があります。労働基準法を遵守した適切な勤怠管理は、法令で定められた義務であり、「知らなかった」では済まされません。従業員の労働日ごとの出退勤時間や残業時間、有給休暇の取得状況などを客観的かつ正確に記録、管理することが求められています。そこで、多くの企業が導入を進めているのが勤怠管理システムです。勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時間や残業時間、休暇の取得状況などを電子的に記録、管理するシステムです。電子的に記録、管理されるため、従来のタイムカードや出退勤カードの記入による勤怠管理にありがちな集計ミスや不正のリスクを最小限に留めることができます。それだけでなく、正確に従業員の勤務時間や残業時間、有給休暇の取得状況などが記録・管理されることで、勤怠管理に関する業務負担を軽減することも可能です。従来のようにタイムカードや手書きの記録を入力・転記したりする手間もありません。加えて、勤怠管理システムは給与計算などの他システムと連携することもできます。他システムとの連携によりデータ入力など業務の手間を削減し、計算ミスなどのヒューマンエラーも防ぎます。勤怠管理システムの導入により業務効率化が実現する仕組みです。また、2019年に改正された労働安全衛生法では、客観的方法による労働時間の把握が義務化されています。かつて多くの企業が取り入れていた自己申告による勤怠記録だけでは法的要件を満たすことができません。その点、勤怠管理システムは場所を選ばず正確かつ客観的に従業員の勤務時間を記録・管理できるため、労働基準法や関連法令の規則に従い従業員の勤務状況を把握することが可能です。また、正確な勤怠管理により、給与計算のミスや未払い残業代といった従業員とのトラブルも未然に防ぐことができます。正確な勤怠管理が実現することは、従業員の労働環境を適正化し効率的な働き方改革を推進するだけでなく、企業全体の信頼性向上にも貢献する仕組みです。

◎入退室管理システムにおけるオンプレミス型とクラウド型の違い

入退室管理システムには、大きく分けてオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。どちらのタイプを利用した入退室管理システムであっても、従業員の勤怠状況を正確に把握することはできますが、機能やコスト、セキュリティ面に違いがあるのが特徴です。まず、オンプレミスとは、自社の施設内にサーバーやハードウェア、ソフトウェアなどのネットワーク機器を設置、管理、運用することを指します。オンプレミス型では、従業員の勤怠状況を管理、保管するためのサーバーを構築してシステムをインストールし、社内ネットワークで運用するのが一般的です。オンプレミス型は自社サーバーでセキュリティ性が高く、不正アクセスや情報漏洩といったリスクを最小限におさえることができます。また、オンプレミス型は、ほかのシステムとの連携や機能のカスタマイズがしやすいため、さまざまな企業においても柔軟にシステムを構築・運用することが可能です。ただし、オンプレミス型は、自社でシステムを構築するため、導入コストが高額になる場合があります。一方クラウド型は、あらかじめ構築された入退室管理システムをインターネットを通じて利用する仕組みです。クラウド型は自社内に専用のサーバーを設置する必要がなく、導入費用をおさえ利用できることが特徴です。サーバーの運用やシステムの構築はすべてサービス事業者が行うため企業側の負担も少なく、IT部門が整備されていない企業でも導入しやすいというメリットがあります。しかし、クラウド型は、提供元のサービス事業者により機能や拡張性には制限があるため注意が必要です。複雑なシステムには対応困難な場合も多く、自社でカスタマイズして使用することもできません。連携できるほかのシステムにも制限があるため、導入前に自社の要望に合った入退室管理システムの構築が可能か十分に確認しておく必要があります。また、月額利用料や保守費用などのランニングコストが生じるため、導入企業の従業員数によってはオンプレミス型よりも運用コストが高額になる場合も少なくありません。コスト面を重視する場合は、初期費用や導入費用だけでなく、運用に生じるランニングコストも確認しておくと安心です。また、クラウド型にはセキュリティ面に大きな課題があります。クラウド型はインターネット経由で従業員の入退室情報を管理するため、不正アクセスによる個人情報の流出やウィルス感染など重大なセキュリティインシデントが生じる可能性は否めません。入退室管理システムには多くの従業員の情報が含まれており、ひとたび個人情報が漏えいすれば社会的信用を損なう可能性もあります。ウィルスに感染すれば運用だけでなく、ほかの業務も停止せざるを得ない可能性もあります。このように、セキュリティが不十分な場合に起こり得るセキュリティインシデントと、それに伴う企業の損失は甚大です。クラウド型のセキュリティは提供元のサービス事業者により異なるため、導入前に十分確認しておく必要があります。クラウド型を導入する場合は、機能面だけでなくセキュリティ要件を十分に確認し、サービス事業者を選定することが重要です。

◎オンプレミスで入退室管理を行うメリット

自社内のサーバーやネットワーク内で入退室管理システムを構築・運用するオンプレミス型は、高度なセキュリティにより安全に運用できることや、柔軟なカスタマイズで複雑な企業ニーズにも対応できるメリットがあります。まず、オンプレミス型は自社で構築したローカルネットワーク環境のため、外部からの不正アクセスが起こりにくいのが特徴です。従業員の入退室管理に関する情報は自社内で管理するため、セキュリティ性が高く安心して利用できます。このセキュリティ性の高さは、インターネットを利用するクラウド型とは大きな違いです。オンプレミス型の活用により個人情報流出やウィルス感染といったリスクを最小限におさえることで、想定されるセキュリティインシデントを未然に防ぐことができます。さらに、オンプレミス型は、クラウド型では対応できない複雑な就業規則や雇用形態、社内規定や業務プロセスに応じてカスタマイズして運用できます。オンプレミス型のカスタマイズ性や柔軟性により、どのような企業でも理想に合った入退室管理システムの構築が可能です。働き方が多様化する現代にも柔軟に対応できます。また、オンプレミス型は、多様なほかのシステムと連携できるのもるのも特徴です。たとえば、入退室管理システムと給与計算システムを連携すれば、記録した残業時間や出勤日数が給与計算にそのまま反映されたりと、手動でデータを入力・転記する必要もなくなります。これにより、業務の効率化が図れるだけでなく、ヒューマンエラーが防止できることもメリットです。ワークフローシステムを連携すれば、休暇申請や勤怠修正の承認フローも一元管理することができます。オンプレミス型では、ほかのシステムとの連携など各企業の要望に応じて選択できるため、柔軟に理想通りのシステム構築が可能です。業務の効率化と正確性の向上は、従業員にとっても管理者にとってもメリットといえます。また、オンプレミス型は自社で入退室管理システムを構築するため導入費用や初期費用が高額になりがちですが、5年総額をクラウド型と比較するとオンプレミス型の方が総合的に安くなる場合も少なくありません。とくに従業員数が多い場合、人数に応じて課金されるクラウド型に比べ、オンプレミス型は利用人数によって料金が変動することはないのでランニングコストをおさえることができます。コスト面を重視する場合は、導入費用や初期費用だけでなくランニングコストを含めて、オンプレミス型・クラウド型の両方を比較しておくと安心です。

◎企業規模を問わず導入できるオンプレミス型Gaussの特徴

オンプレミス型は、高度なセキュリティと自由なカスタマイズ・連携により自社に最適なシステムを構築できます。しかし、導入や運用に関する負担が大きいことでオンプレミス型の利用を諦め、クラウド型を導入する企業も少なくありません。そういった場合でも導入しやすいのがオンプレミス型の入退室管理システムGaussです。Gaussとは、入退室を一括して管理できるオンプレミス型のソフトウェアです。パソコンにGaussをインストールし設定を済ませれば、入退室管理システムを利用することができます。システム構築に関する複雑な作業負担がなく、どういった企業であっても導入しやすいのが特徴です。そして、Gaussを利用することで正確な入退室管理システムの構築はもちろん、セキュリティ向上と警備業務の効率化も図れます。入退室管理においては、KJ TECH japanの認証機器FE-400、FE-500、FE-600に対応し、だれが、いつ、どこへ入退室を行ったかを明確に管理することができます。入退室に関するデータはGaussに保存されるため、なんらかのトラブルが発生した場合は後から入退室データを確認したりといったセキュリティ性の高い使い方も可能です。連携するKJ TECH japanの認証機器本体にも管理機能がありますが、Gaussのソフトと連動することで一元的な管理による業務効率化が図れます。また、連携するKJ TECH japanの認証機器は、生体認証やカード認証に対応しており、なりすましによる不正侵入を防止しセキュリティを強化することにも役立ちます。とくに生体認証は個人の身体的特徴を利用するためなりすましが極めて困難な認証方法であり、不正侵入によるさまざまなトラブルを未然に防ぐことが可能です。このようにGaussの導入により入退室の一括管理や正確な勤怠管理が実現するだけでなく、セキュリティ性を高められるのが大きなメリットです。また、Gaussに登録する従業員の情報は重要な個人情報ですが、オンプレミス型のためローカルネットワークでの運用によりデータも安全に保管できます。従業員の出退社時間や残業時間などは客観的かつ正確に記録・保管され、従来の勤怠管理で起こりがちな打刻忘れのようなヒューマンエラーや不正な残業なども防ぐことが可能です。そして、Gaussはオンプレミス型でありながら、システム構築の負担が少ないのが特徴です。ソフトをインストールし顔データの登録や基本的な設定を済ませるだけで運用でき、勤怠管理システムとの連携も可能です。導入する企業の規模に関わらず、PCが1台あればオンプレミス型の運用がはじめられます。Gaussの導入に際しては、エンジニアが企業に合わせた運用方法を提案するため安心です。また、トラブル時の修理やメンテなどサポートも充実しているため、ITやシステムに関する知識がなく運用に不安を感じる企業であってもスムーズかつ継続的にオンプレミス型の入退室管理システムを運用できます。

◎まとめ

オンプレミス型の入退室管理システムはセキュリティや拡張性において大きいなメリットがありますが、導入費用やシステム構築の負担が大きく導入を諦める企業も少なくありません。しかし、オンプレミス型の入退室管理システムであれば企業の作業負担をおさえて導入できます。Gaussを使用した勤怠管理に関するご相談は、お気軽にカギ舎までお問い合わせください。

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