ビジネスホンはもう古い？

企業ではお客さまとの連絡やオフィス内のコミュニケーションを円滑にするために、ビジネスホンという電話システムがあります。最近ではビジネスホンではなく、インターネットを利用した「スマートフォン内線化」を導入する企業も増えていますが、スマートフォン内線化にはデメリットもあるため、従来のビジネスホンのほうが安心、安全、有益と言われています。今回はビジネスホンの便利な機能、スマートフォン内線化のデメリット、ビジネスホンとインターホンを連動させた業務の効率化、インターホンと連動できるおすすめのビジネスホンについてご紹介します。従来のビジネスホンとスマートフォン内線化で比較検討されている方はぜひ参考にしてください。

◎ビジネスホンとは

ビジネスホンとは、オフィス内で外線通話や内線通話を複数の電話機で共有できる電話のシステムです。一般的な電話の場合は電話機1台に対して電話回線が1本なので、オフィスではそれぞれのデスクにある電話機1台に対して電話番号がひとつあることになります。しかし、それでは従業員の数によっては会社に多くの電話番号が存在し、大変な費用がかかってしまいます。業務中に電話がかかってきたデスクが不在の場合は、わざわざ席を立ってその電話を取りに行ったり、通話中の電話を誰かに取り次ぎたい際にも都度来てもらったりしてもらわなければなりません。また、会社としての代表電話番号を決めていた場合、その電話機があるデスクの人だけが電話応対に追われてしまうことになるでしょう。このように、オフィスでは不便なことが多い一般電話の問題点を解決したシステムが「ビジネスホン」です。ビジネスホンは主装置（交換機）とビジネスホンの専用電話機によって構成されており、外線電話や内線電話、その他さまざまな機能がビジネスホンの主装置でコントロールされています。ビジネスホンは少ない電話回線をたくさんの電話機で同時に使うことができるので、コストを抑えられ業務効率も格段に上がるシステムです。たとえばビジネスホンが設置されたオフィスで電話回線が3本ある場合、専用電話機についているボタンに「回線1」「回線2」「回線3」と電話番号が割り振られ、どの電話機からでもすべての電話番号が発着信できます。ビジネスホンのシステムは外線以外にも、内線や転送などビジネスに必要な電話の機能性が非常に優れています。またビジネスホンの主装置は多機能で、電話以外にもインターホンや電気錠と連動してオフィスのセキュリティを守ることができるので、企業は積極的に取り入れるべき設備と言えます。

◎ビジネスホンの便利な機能

次に、ビジネスホンに搭載されている主な機能について具体的に解説します。

○外線

ビジネスホンの大きな特徴と言えるのが、電話回線を複数の電話機で共用できることです。たとえばビジネスホンが設置されたオフィスで契約している電話回線が「外線1」「外線2」「外線3」と3本あったとします。ビジネスホン専用電話機には「外線1」「外線2」「外線3」と名前のついたボタンがあり、外線1に着信が入ったときはすべての電話機の「外線1」ボタンが点滅します。この電話を取るときは受話器をとって「外線1」のボタンを押すと通話でき、外線1ボタンのランプは点滅から点灯に変わります。そして外線1が通話中に違う電話が入ったときは外線2に流れ、外線2も通話中は外線3に流れます。すべての外線電話が通話中になると「お話し中」です。このようにビジネスホンを設置すると、席を立つことなく誰でもどの電話機でもかかってきた電話を受けることができるのです。ビジネスホンでの外線の発信は、まず受話器を上げて、空いている（ランプがついていない）「外線●」のボタンを押すと「ツー」と外線通話待機状態になるので、そのまま相手の電話番号を押すと発信できます。ビジネスホンのボタンランプを見るだけで、外線が空いているのかが一目でわかり、発信したい電話番号を選んでかけることができます。

○内線

一般的な電話機ではオフィス内のデスクからデスクに電話をかけると、外線となるため通話料金が発生してしまいます。ビジネスホンでは、ビジネスホンの主装置に接続させる電話機に「11」「12」などの内線番号が割り振られているので、通話料を発生させずに内線通話をすることが可能です。ビジネスホンでの内線発信は、まず受話器を上げると「ツーツーツー」と内線発信待機状態となるのでそのまま相手の内線番号を押すと直接そのデスクへ発信されます。ビジネスホンの内線電話の場合は、外線着信のコール音と違い「ピピッピピッピピッ」のように短い音なので、外線と内線を区別しやすくなっています。

○保留、転送

受けた電話をほかの人に取り次ぎしたいときは、一般的な電話は着信が入った電話機まで来てもらって代わらなければなりませんが、ビジネスホンでは簡単に転送することが可能です。たとえば「外線1」を受けた受付が営業担当者にその電話を取り次ぎたいときは、ビジネスホンの電話機で「保留」ボタンを押すと「外線1」のボタンランプが点滅します。「●●さん、外線1にお電話です」と伝えると相手は受話器を上げて点滅している外線1ボタンを押すだけで、そのまま電話に出ることができます。電話を取り次ぎたい相手が離れたデスクや違うフロアなどで直接声をかけられない場合は、保留ボタンを押すと「ツーツーツー」と内線発信待機状態になっているので、そのまま相手の内線番号を呼び出します。内線で相手が出たら電話が入っている旨を伝えてそのまま受話器を置きます。受けた相手は点滅している「外線1」ボタンを押すと、保留中の外線電話に出ることができます。

○代理応答

ビジネスホンは、かかってきた内線電話をほかの人が代わりに取れる機能があります。たとえば、離れた席で内線電話が鳴っていてもまわりに誰もおらずに電話を取る人がいない、そのようなときにわざわざ席を立ってその内線を取りに行く必要はありません。離れた席でも、ビジネスホン電話機の受話器を上げて「代理応答」ボタンを押すだけでその内線を受けることが可能です。ビジネスホンの主装置に接続されている電話機であればこの代理応答機能が使え、内線電話をさらにほかの人に転送することが可能です。ビジネスホンは、内線電話の場合でも外線着信のように都度席を立たなくてよいのが魅力のひとつです。

○不在転送

ビジネスホンと聞くと、従業員や電話回線が多い大企業だけに導入されているイメージがありますが、実は小さなオフィスでも活用されています。従業員数が少ないオフィスや、日中は全員が外出してしまうオフィスなどでは、外線電話が入っても誰も出られないことが多くありますが、そのようなときにはビジネスホンの「外線自動転送」機能がとても便利です。外線自動転送とは日中は誰もいないオフィスに外線があった際に、あらかじめビジネスホンに登録しておいたスマートフォンなどの電話番号に自動転送してくれる機能で、ビジネスホンの機種によっては複数の転送先を登録できるので外出先でも確実に外線着信を受けることができます。オフィスが不在ではなく受付がひとりしかいないときでも、席を外していたり同時に電話がかかってきたりして電話に出られないときは、一定の時間が経過するとあらかじめビジネスホンに登録しておいた電話番号へ自動的に転送させる機能もあります。外線自動転送と違い一定の時間が経過した着信だけが転送されるので、オフィスにいる人数が少ない企業では便利な機能です。また話し中にかかってきた電話を、あらかじめビジネスホンに登録しておいたスマートフォンなどの電話に転送させる設定もあり、これらの不在転送機能をうまく組み合わせて設定をすると、電話の取りこぼしがなくビジネスチャンスを逃しません。

○録音

ビジネスホンには、通話中の音声を録音できる機能があります。通話中にメモが取りづらかったり、通話内容が重要だったときには通話音声をそのまま録音できるため便利な機能です。ビジネスホンは通話録音をしておけば後から何度でも聞きなおすことができるため、大切な用件を聞き逃すことがなく安心です。また通話中に録音するだけでなく、すべての通話を自動的に録音することも設定でき、この通話録音の履歴はビジネスホンの主装置に記録されます。後からパソコンで検索して聞きなおしたり、同じグループのメンバーで共有したりできます。ビジネスホンの通話録音機能は、外線だけでなく内線電話でも使えます。他部署との連絡や業務の引き継ぎなど重要な内容は録音しておくことで、後から確認をしたり責任の所在を明らかにしたりできるため、オフィス内での業務に役立ちます。通話の音声はビジネスホンの主装置に記録されるため、デスクにある電話機個別に内蔵ハードディスクなどの必要がなく、ビジネスホンの主装置に接続しているすべての電話機で録音内容を共有することが可能です。また録音機能では、録音した音声をそのまま他の人へ転送することができます。たとえばかかってきた電話の通話を録音し、そのまま外出先の担当者にメールで転送します。受け取った担当者はメールのアドレスにアクセスするだけで録音した音声を聞くことができるので、用件を知らせる際に伝達ミスが起こりません。

◎スマートフォン内線化のデメリット

「スマートフォン内線化」とは、スマートフォンを使って従来のビジネスホンのような機能が使えるサービスです。従来のビジネスホンでは、主装置と呼ばれる交換機の役割をする機器を設置して外線や内線をコントロールしますが、スマートフォン内線化ではクラウド上にあるＰＢＸ（電話交換機）を使います。ビジネスホンのように物理的な機器を設置せずに、スマートフォンに専用アプリをダウンロードし、インターネット回線を使ってクラウド上のサーバーからスマートフォン内線化のサービスを提供する方法で、従来のビジネスホンのように内線や外線、転送などの機能が使えるので、オフィスに入った着信をスマートフォンで直接受けたり発信の際に相手方にオフィスの電話番号を通知してかけたりすることが可能です。スマートフォン内線化は、スマートフォンに専用アプリをダウンロードしておくことで、従来のビジネスホンのようにそれぞれが内線として使えるので、スマートフォンからの通話料の削減にも役立つとされています。また実際に機器を設置したり電話回線工事をしたりなどの初期投資費用がいらないことや、オフィスの広さに余裕がなくてもビジネスホンのような機能が使えるなどの理由で、スマートフォン内線化を導入する企業も増えてきています。しかし、クラウドＰＢＸを使いスマートフォンをビジネスホンとして使うスマートフォン内線化というサービスは便利な反面デメリットもあります。まずスマートフォン内線化では、従来のビジネスホンと違いインターネット回線を利用するため通信が安定していません。電波の届きにくい場所など、使う場所によっては通話が途切れてしまったりノイズが入ったりなど通話品質が悪くなる場合があります。スマートフォン内線化では通話の品質がネット環境に依存してしまうため、お客さまとの連絡など重要な通話の際は注意が必要です。クラウドＰＢＸを利用したスマートフォン内線化では従来のビジネスホンのように主装置の設置や電話回線工事などの費用は発生しません。ビジネスホン設備の導入費用がないため一見コストダウンに役立つように思えますが、スマートフォン内線化のサービスを使うためには毎月の基本料金が発生します。スマートフォン内線化で利用したい回線数やサービスプランなどによって基本料金は違うので、買い切り方の従来のビジネスホンと比較した場合に、結果的にコストがかかることもあります。さらにスマートフォン内線化のサービスを提供する会社によっては契約期間に1年間などのしばりがあり、途中解約すると残りの期間の料金を支払わなければならないこともあります。スマートフォン内線化を導入する際にオフィスで使っていた会社の電話番号をそのまま引き継げることもありますが、プランによってはもともとの電話番号を変更しなければ使えないことあるのでサービスプランの内容には注意が必要です。クラウドＰＢＸでのスマートフォン内線化サービスはインターネット回線を使っているため、外出先などＷｉ-Ｆｉ環境にないところではモバイルデータ量が増加することが懸念されます。スマートフォンが会社支給のものであれば会社の通信費が増額し、個人のスマートフォンを使っているのであれば個人が会社の通信費を負担することになってしまうため、会社から従業員へ通信費補助などの措置をとることも考えなければならないでしょう。そしてスマートフォンをビジネスホンとして使うスマートフォン内線化にはセキュリティリスクの問題があるといえます。スマートフォンが社内の電話帳と同期しているので顧客データなどの情報流出の心配があり、万が一スマートフォンがウイルスに感染した際には会社のＰＣに影響を与えることもあり得ます。会社のデータが誰でも簡単に社外に持ち出せることやスマートフォンの紛失や盗難に遭うことなどが情報漏えいの一因となるため、クラウドＰＢＸでスマートフォンをビジネスホンとして使う際には細心の注意を払ってセキュリティ対策を講じることが重要です。スマートフォン内線化は、普段の業務で頻繁に使う「通話」に関しても問題点があります。クラウドＰＢＸでスマートフォンをビジネスホンとして使っている場合には、スマートフォン端末本体への着信が優先されるため、クラウドＰＢＸを使っての通話中に端末本体の電話番号に着信があると最初の通話が途中で切れてしまいます。個人用のスマートフォン使うのであればプライベートの着信があることも考えられるので、お客さまとの連絡など重要な通話の際は注意が必要です。また大半のクラウドＰＢＸでは110番（警察）や119番（消防・救急）などの緊急通報に対応していません。これはクラウド上のサーバーを経由しているため一般的なスマートフォンのように位置情報がわからないことが理由です。その他にも177（天気予報）や115（電報）、117（時報）などの「1」から始まるサービスや0570から始まるナビダイヤルも使えないので注意が必要です。スマートフォンをビジネスホンとして使っていると、プライベートと仕事が区別できないこともデメリットのひとつといえるでしょう。業務中に従業員がスマートフォンをさわっていても、仕事をしているのかアプリで遊んでいるのかの区別がつきません。またいつでもどこでも会社の電話を受けられるということは、夜間や休日でも仕事の電話がかかってくるということなので、それが従業員のストレスとなることも考えられます。便利でコストパフォーマンスのよいイメージがあるクラウドＰＢＸを使ったスマートフォン内線化ですが、実はさまざまなデメリットも存在します。スマートフォン内線化を導入するときにはこれらのデメリットをしっかりと把握してから従来のビジネスホンと検討することが重要です。

◎ビジネスホンとインターホンの連動

ビジネスホンはインターホンと連動することで仕事の効率が格段にアップします。ビジネスホンとインターホンを連動させるとオフィスでの来客対応がスムーズになります。オフィスの出入口に電気錠を設置すると自動的に鍵がかかるオートロック機能により扉が開かないため、訪問者はインターホンで呼び出しをします。外側のインターホン子機から呼び出しがあると、通常はオフィス内のインターホン親機で呼び出し音が鳴ります。応対はインターホン親機があるところまで行って応答し、インターホン親機にある解錠ボタンを押すと電気錠の鍵が開きます。インターホンで応対する人は都度インターホン親機まで歩いて行って応答するわずらわしさがあり、インターホン親機に席が近い人がいつも来客対応をしなければならないなどの問題が出てきます。しかしビジネスホンとインターホンを連動させると、ビジネスホンの主装置に接続されているすべての電話機にインターホンからの呼び出し通知させることが可能となります。インターホンから呼び出しがあると、誰でも自分のデスクのビジネスホン電話機からインターホンに応答し電気錠の鍵を開けることができるので業務効率が上がります。そしてビジネスホンとインターホンの連動は1カ所だけではなく複数のインターホンと連動させることも可能です。たとえば正面玄関と通用口など別々にインターホンとの連動設定をすることができるので、正面玄関からのインターホン呼び出しは総務課へつながるように、通用口からのインターホン呼び出しは守衛室へつながるようになど呼び出し先を変えることができます。1台のビジネスホン専用電話機に複数のインターホンが設定されているときはボタンのインターホン名に「正面玄関」「通用口」などわかりやすく登録することや、それぞれのインターホンからの呼び出し音の種類を変えることもできるので、どこのインターホンから呼び出されたかがわかりやすく便利です。一般的には室内のインターホン親機から出入口の電気錠に設置されたインターホン子機を呼び出すことはありません。しかし訪問者とインターホンで通話中にもしも通話が切れてしまったときのためにビジネスホンでは、室内の電話機から外側のインターホン子機を呼び出す機能があります。そのほかには、従業員が外出してしまいオフィスが無人の場合には、インターホンからの呼び出しを直接外出先の携帯電話などに転送することが可能です。ビジネスホンとインターホンを連動させておくとオフィスの来客を気にせずに外出ができるので、営業などの外回りが多い企業でもお客さまや取引先に迷惑をかけることがありません。このようにビジネスホンとインターホンを連動させるとさまざまな便利機能が使えます。

◎インターホンに連動できるおすすめのビジネスホン

ビジネスホンとインターホンを連動させると、どのデスクからでもインターホンに応対することが可能になります。来客の際にわざわざ席を立ってインターホン親機まで行って電気錠の鍵を開ける必要がなくなり、来客対応に時間を取られないため業務の効率化に役立ちます。またすべてのビジネスホン電話機でインターホンの応対が可能になるのでお客さまをお待たせすることもありません。ではインターホンに連動できるおすすめのビジネスホンとその便利な機能をいくつかご紹介します。

○パナソニックのインターホン連動可能なビジネスホン　IP OFFICEシリーズ

人、ビジネスをつなぐ、さまざまな連携アプリケーションで業務を支えるインターホンと連動可能なビジネスホンです。音声のコミュニケーションを強化していつでもどこでもスムーズな電話応対ができるのが特長です。ビジネスホンの主装置とシステムコードレス電話機の基地局を接続させることで、受信圏内であればオフィスのどこにいてもビジネスホンで通話ができます。お客さまからの電話の取り次ぎは、取り次ぎたい相手が違うフロアの会議室や倉庫などにいても転送ができるので離席者を探す手間がかからずお客さまをお待たせすることもありません。ビジネスホンのコードレス電話機では歩きながらの通話もできるので、お客さまとの通話中に備品庫に在庫確認に行ったり資料室へ書類を取りに行ったりなどもできます。インターホンと連動可能なビジネスホン　IP OFFICEシリーズでは、お客さまの要件を正確に把握する録音機能が充実していることも特長のひとつです。通話中にビジネスホン電話機のボタン操作だけで通話内容をそのまま録音でき、ビジネスホンで録音した通話内容を聞きなおして正確に要件を把握することはもちろんのこと、外出先の担当者のスマートフォンや携帯電話に直接メールで録音した通話音声を送ることが可能です。この機能を使うとお客さまからの要件を直接聞いて確認できるので、伝言時にありがちな伝達ミスもおこりません。また通話中にビジネスホンでの操作をせずに、かかってきた電話をすべてまるごと自動録音しておく設定もできます。録音時間は約2,000時間（64GB）と大容量で、録音内容はすべてパソコンで検索・聞きなおしができます。パソコンでは相手の「電話番号」や「氏名」「最終通話者」などの項目ごとに検索をかけられるので、多くの通話履歴の中から簡単に目的の通話を探すことが可能です。インターホンと連動できるビジネスホン　IP OFFICEシリーズは、インターホンはもちろんのこと電気錠やネットワークカメラなどのさまざまな機器と連動させることができるので、オフィスのセキュリティ対策をしっかりと整えたうえで効率的な業務をおこなうことができる優れたビジネスホンです。

○サクサのビジネスホン、ボタン電話装置シリーズPLATINAⅡ

オフィスで使いやすさ抜群の専用ＩＰ多機能電話機です。オフィス内の同一ネットワーク内ならどこの場所でもＬＡＮケーブルを差し込むだけでビジネスホンが使えます。デスク上のビジネスホン電話機とシステムコードレスホンを併用してオフィス内の基地局をまたがって通話できるハンドオーバーも可能なので電話線にしばられずオフィスのレイアウト変更などが簡単です。またサクサのビジネスホンはＩＰ（インターネットプロトコル）電話なので、通信費のコスト削減が期待できます。国内一般電話や他社ＩＰ電話などは全国一律8円（税抜）／3分と低料金を実現し、電話番号はそのままで従来のビジネスホンサービスを使える多機能ビジネスホンです。そしてサクサのビジネスホンに搭載されている「ビジネス・セーフティ・システム」は、電気錠やインターホンを設置してオフィスのセキュリティ対策に力を入れている企業にはとくにおすすめです。この機能ではセーフティモードという設定で、不審者など異常を検知したときにビジネスホンの電話機のセンサーが自動で作動し、電話機の大音量とＬＥＤで不審者を威嚇します。そしてビジネスホン電話機が不審者を検知するとあらかじめ登録しておいた電話番号に自動発信し最大5カ所までの登録したいずれかの相手が応答するまで通報が続きます。このとき、オフィスのビジネスホン電話機は自動でハンズフリー状態となり、通報を受けた人が発する声がビジネスホン電話機のスピーカーから最大音量で流れ不審者を威嚇します。このサクサのビジネスホン、ボタン電話装置シリーズPLATINAⅡはインターホンや電気錠、ネットワークカメラや外部センサーなどとの連動が可能で、ビジネスホン主装置の種類によって機能の拡張ができるのでオフィスのセキュリティ対策と業務の効率アップに役立つ優れたビジネスホンです。

○日立のインターホン連動可能なビジネスホン　S-integral

多彩なネットワークに対応するSmartコミュニケーションを実現したインターホンとの連動が可能なビジネスホンです。その特長のひとつは「オフィスアシスト」によるコミュニケーションの効率向上です。日立のビジネスホンS-integralでは「在席」「会議」「外出」などスタッフの情報をパソコンやスマートフォンで確認することができるので、相手の状況に合わせて適切なコミュニケーション手段を選択することができます。またちょっとした用件や伝言はチャットによって文字メッセージを送ることができます。その他にも留守番電話や通話録音の音声、パソコン内の画像ファイルなども添付して送信できたりメッセージ内の電話番号をクリックするとそのまま電話をかけられたりと、コミュニケーションの効率化をサポートするビジネスホンです。

◎まとめ

少ない電話回線を複数の電話機で共有し、内線や転送・録音などビジネスシーンで円滑なコミュニケーションと業務の効率化に役立つビジネスホンの便利な機能についてご紹介しました。ビジネスホンは、外線や内線、保留や転送など電話に関するさまざまな便利機能が搭載されており、オフィスのセキュリティ強化のために設置してある電気錠やインターホンと連動させることも可能です。最近では、スマートフォンをビジネスホンのように使える機能を持つ「スマートフォン内線化」というサービスもありますが、スマートフォン内線化には通信の不安定さやコストに関する落とし穴、セキュリティに関する問題も少なからずあります。お客さまの信頼や自社の情報を守るためには、やはり安全で多機能な従来のビジネスホンの導入をおすすめします。従来のビジネスホンとスマートフォン内線化を比較されている方や、これからビジネスホンの導入を検討されている方へ、ビジネスホンの導入に豊富な経験を持つカギ舎がお客さまのオフィスに最適なビジネスホンモデルのご提案をさせていただきます。また鍵の熟練作業員が電気錠やインターホンの設置もおこなっておりますので、ビジネスホンとの連動やインターホンや電気錠の導入をお考えの方もお気軽にお問い合わせください。

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