杉並区のオフィスへ入退室管理システムの導入

東京杉並区には多くのオフィスがあり、勤怠管理やセキュリティ向上のために入退室管理システムを導入している企業が増えています。この記事では、杉並区におけるオフィスの現状や入退室管理の仕組みとその種類などについて、詳しくご紹介します。

◎杉並区のオフィス事情

東京杉並区は23 区のなかで最も住宅用地の割合が高い都市ですが、杉並区にある駅の周辺などにはオフィスも多く点在しています。杉並区内には18の駅があり、1日の乗降客が最も多い荻窪駅をはじめ、高円寺駅や阿佐ヶ谷駅、西荻窪駅なども日々多くの人が利用しています。近年は働き方の変化に伴い、杉並区でも小規模の賃貸オフィスやレンタルスペースを活用した会社が増えています。賃貸オフィスとは賃貸借契約を行い、敷金や礼金、仲介手数料などを払いスペースを賃借するオフィスのことを言います。事務所となるスペースを借りるのみであるため、デスクや椅子、インターネット回線など、杉並区のオフィスにおける業務に必要な環境をイチから整える必要があります。日本の経済の中心である東京23区内の杉並区に事務所を構えることは、営業の面でもメリットがあると言えます。一方で杉並区にあるレンタルオフィスの場合、賃貸オフィスのように賃貸契約を結ぶ必要がありません。その代わりに、月単位でサービス利用契約や施設利用契約を結ぶことが一般的となっています。杉並区にあるレンタルオフィスにはデスクやキャビネット、インターネット回線といった仕事に必要な設備がひと通り揃っています。それらは利用料金に含まれていることが多いので、初期費用やランニングコストを抑えられるのがメリットです。このことから、杉並区のレンタルオフィスは起業家やミニマム法人、フリーランスなどのニーズが高まっています。さまざまな人が利用する賃貸オフィスやレンタルオフィスは、機密情報も多くあるため十分なセキュリティ対策が必要となります。電気錠や電子錠はセキュリティの高い鍵とされていますが、部屋ごとの出入りやスタッフの勤怠管理をするには、入退室管理システムとの連携が必要です。杉並区は自社ビルだけではなく、賃貸オフィスやレンタルオフィスにも入退室管理システムを導入している企業が多くあります。

◎入退室管理システムの仕組みと解錠の種類

杉並区の多くのオフィスに採用されている入退室管理システムとは、本人確認を行うための認機装置や入退履歴を管理するパソコン、サーバーやソフトウェアなどにより、オフィスにおいて誰がいつ、どの部屋に入室したのかを管理する仕組みです。入退室管理システムは電気錠と連動できるので、杉並区のオフィスの玄関や各部屋の鍵の解錠や施錠を行います。例えば、暗証番号タイプの入退室管理システムを杉並区のオフィスに導入する際には、ドアの外側にインターホンや暗証番号の認証機器を設置し、室内には電気錠の解錠機能を備えたインターホンモニターと解錠ボタンを取り付けます。オフィスへの入室や退室を許可されている社員は、あらかじめ定められた正しい暗証番号を認証装置に入力することで建物内や部屋に入ることができます。オフィスに来客や取引先が訪ねてきた際には、玄関のインターホンが鳴り室内のモニターから確認した後、解錠ボタンを押すことにより解錠されます。杉並区のオフィスに入退室管理システムを導入した際の解錠方法は、暗証番号やICカード、バイオメトリクス認証とも呼ばれる生体認証などの種類があげられます。ICカードを使用した入退室管理システムは、ICチップを埋め込んだカードをドア付近の機器に通したりかざすことで解錠できます。社員証を認証カードとして使えるようにすれば、ストラップをつけて首にかけられるので紛失するリスクを軽減できます。カードをかざすタイプだと、認証機器への接触を避けられるため感染症予防対策にもなります。社員証ではなく、SuicaやPASMOなど交通系ICカードを認証に利用できる入退室管理システムもあります。普段から使用しているカードをそのまま使用すれば会社側が新しくICカードを用意する必要はないため、導入コストを抑えられます。生体認証とは、人間の指紋や顔などの情報を利用した入退室管理システムです。生体認証には、指紋認証や静脈認証、虹彩認証や顔認証、声認証などがあり、種類が豊富で選択肢が多いのが特徴となっています。部外者によるなりすましや紛失などを防げ、盗難のリスクがなく偽造されるリスクも極めて低いのも生体認証のメリットです。生体認証のなかでも一般的な認証方法の１つである指紋認証は、専用の機器に指紋をかざすことにより解錠できます。静脈認証は、手のひらや指にある静脈のパターンにより認証する入退室管理システムです。指紋認証のように指の表面ではなく血管を認証する点がその違いとなっています。静脈のパターンは双子でも異なるとされており、年齢を重ねても大きく変化することはありません。虹彩認証とは、眼球の虹彩の模様で認証して解錠を行います。認証機器へ直接触れずに解錠できるため、感染症リスクを軽減できます。顔認証は、顔の特徴を認識して認証を行う入退室管理システムです。あらかじめ本人の顔を登録しておき、入室のため認証する際に顔とデータを照合することで本人確認を行います。マスクを付けていても認証できる入退室管理システムもあるので利便性が高いのが特徴です。認証用のカメラの前で立ち止まらず、通りすぎるだけで認証が可能なウォークスルー顔認証システムもあります。声認証は、声の特徴を利用する入退室管理システムです。認証機器のマイクに向かって言葉を話すことにより認証を行います。生体認証によっては費用が高額になる場合もあるため、杉並のオフィスに導入する際には、予算や用途などにより慎重に比較検討して選ぶ必要があります。

◎入退室管理システムを導入するメリット

入退室管理システムは、オフィスの社員に個別に入室する権限を与えることができます。そのほかにも杉並区のオフィスビルの警備員や清掃員、宅配業者などに対して時間や日時を指定して、個別に入室権限を与えることができます。レンタルオフィスの利用者が変わった際も物理的な鍵のようにシリンダーや鍵交換を行う必要がなく、暗証番号認証型の入退室管理システムであれば、これまでの番号を無効にするだけでよいため手間がかかりません。入退室管理システムを利用して、オフィスに出入りした人物の行動を追跡できます。そのため重要書類の紛失など何らかのトラブルが発生した場合、該当人物の割り出しを迅速に行えるので、内部不正の早期発見や防止に役立ちます。セキュリティ性の高い書類を保管する部屋には、特定の担当者のみ出入りできるよう制限することも可能です。以前は、オフィスのセキュリティ性を高めるために、ビルの入り口には警備員を配置している企業も多くありましたが、年間を通して多額の人件費がかかるというデメリットがありました。そこで、杉並区などのオフィスに入退室管理システムを導入すれば、ICカード認証や指紋認証などの生体認証を利用して社員や取引先、さまざまな業者の出入りを管理でき人件費の削減につながります。入退室管理システムは、オフィスの勤怠管理に利用できることも大きな特徴と言えます。オフィスの社員の出勤や時間を入退室管理システムにより把握することで、労働時間の管理や記録を行えます。残業や休憩時間をシステムで把握できるようになれば、さらなる勤怠管理の強化や働き方改革の推進にもつながります。これまでタイムカードにより勤怠管理を行っていた杉並区のオフィスであれば、月末のタイムカード整理や労働時間の計算作業から解放され手間を大幅に削減することが可能となります。

◎入退室管理システムを選ぶポイント

杉並区のオフィスにも導入されている入退室管理システムは、各々の会社の抱えている課題に適したものを選ぶことがポイントになります。例えば、複数の人間が1人の認証で部屋に入室する共連れを防ぎたい場合は、アンチパスバック機能が備わった入退室管理システムをオフィスに導入することが必要となります。アンチパスバックとは、入室の認証記録がない人物の退室を許可しないシステムのことを言います。この機能を杉並区のオフィスに採用すれば入室許可のない不審な人物の部屋への侵入を避けることができます。そのほかにも、入退室管理システムにセキュリティゲートを採用する方法もあります。セキュリティゲートとは、オフィスにおいて出入り口に物理的に1人ずつしか通れないゲートを設けることにより、部外者の不正侵入を防いだり入場制限できるシステムです。省スペースに設置可能なセキュリティゲートもあるため、小規模のオフィスの各エリアにも導入することができます。杉並区のオフィスに入退室管理システムを導入する場合には、設置工事費用や月々の利用料がどのくらいかかるのかあらかじめ予算を立てておくことも重要です。オフィスにセキュリティゲートを設置する計画がある場合は、導入にかかる費用もあらかじめ検討しておきましょう。入退室管理システムは、複数の認証方法を組み合わせることでよりセキュリティレベルを高めることができます。例えば、ICカード認証と生体認証の1つである顔認証システムを杉並区のオフィスに併用すれば、より安全性の高い認証が可能となりセキュリティ性が高まります。監視カメラや火災報知器など、オフィスに欠かせないさまざまなシステムと入退室管理システムを連携させることができます。杉並区のオフィスの日常的な防犯対策はもちろん、災害時の避難経路の確保や、社員がオフィスのどこに取り残されているかなどの在籍確認も可能となります。

◎杉並区における入退室管理システムの導入事例

○賃貸オフィスに入退室管理システムをリニューアルした事例

杉並区の賃貸オフィスに、新しい入退室管理システムとそれに関連した機器の取り付けを行いました。これまで同じシステムを使い続けていましたが古くなったので一新しました。認証にはMifareのICカードを採用し、オフィスの玄関や部屋の入り口に専用のリーダーを設置しました。ICカードは万が一紛失しても、そのカードをすぐに無効にして新たなカードを再発行できるため、防犯面においても優れています。

○杉並区にあるビルのオフィスに導入した事例

杉並区にあるオフィスで、勤怠履歴管理ができ、なおかつ許可した人物以外の入退室制限ができる入退室管理システムを導入した事例です。入り口に暗証番号タイプでアンチパスバック機能を搭載した入退室管理システムを採用。さらに不審者の侵入に備えて、オフィスの入り口や廊下に防犯カメラを設置して映像が記録できるようにしました。

○杉並区のシステム開発会社への導入事例

システム開発をしている会社では、業務の拡大に伴い本社近くのビルに開発センターを新設しました。その際に、杉並の本社と開発センターの両方に入退室管理システムを導入しました。今回採用した入退室管理システムによって、両方の建物の勤怠状況などを一元管理できるようになりました。派遣スタッフなどへ期間限定で鍵を発行できるため、直接鍵の受け渡しを行う手間がなくなり、使い勝手の良さもメリットとなっています。

○セキュリティゲートを併用したオフィスの導入事例

杉並区のある企業では、以前にオフィス内において共連れが発生したことから入退室管理システムのリニューアルに伴いセキュリティゲートを設置しました。導入することで共連れを防止するとともに、不法侵入による情報漏洩リスクを軽減することができました。

◎まとめ

杉並区にあるオフィスに入退室管理システムを採用すれば、社員の労働時間や休日を把握し記録する勤怠管理はもちろん、特定のエリアへの社員の出入りを制限することができます。杉並区のレンタルオフィスでは、時間や曜日を指定してネット上から期間限定の鍵を発行することが可能となります。鍵の専門業者である杉並区のカギ舎では、鍵や扉のほかにも入退室管理に関わる作業の相談や依頼に24時間365日対応しています。杉並区のオフィスで入退室管理システム導入を検討している場合は、お気軽にカギ舎へお問い合わせください。

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